事務の業務効率化の方法とは?アイデアや事例を紹介


業務効率化を進めていくうえで、事務作業は大幅な改善が見込める分野です。特にルーティンワークを見直すことで、業務効率がアップすることは少なくありません。

そこで、ルーティンワークの効率化のアイデアを紹介するとともに、業務効率化のためのアウトソーシングの活用についても触れていきます。

ルーティンワークの効率化のアイデア


ルーティンワークとなっている事務作業は、長年に渡って前任者から引き継いだまま行われているケースが少なくないのではないでしょうか。そうした業務の必要性や効率性に目を向けてみましょう。

作業の必要性の有無を確認

ルーティンワークとなっている事務作業の効率化を進めていくには、まずは、すべての業務を洗い出していきます。そして、一つ一つの作業が何のために行なっているものなのか、確認していきます。

報告を行っても形だけのものであったり、定期的に作成している資料の中には、実際には何も活用されていなかったりするものがあるかもしれません。

不要と思われる事務作業をやめてみる

目的が不明な事務作業を、廃止対象の作業としてリストアップしていきます。たとえば、上長が変わることで使われなくなっても、資料の作成は引き継がれているケースや、業務体制が変わって不要になっていることに気づいていないケースなどが考えられます。

作業を一度廃止してみることを社内で周知し、とりやめて支障がなければ、そのまま廃止しましょう。

重複している事務作業をまとめる

残った事務作業の中から、重複しているものや類似しているものがあれば、作業をまとめて行うように見直しをします。

たとえば、各営業担当者から依頼されて、営業アシスタントが確認を行っている業務や作成している資料の中には、重複している業務や一人が行った方が二度手間にならず、効率のよい業務があるかもしれません。

事務作業の順序を見直す

事務作業は前任者のやり方を踏襲していることが多く、業務フローに無駄があるケースがあります。たとえば、毎日そのまま日付順に入力している業務は、急ぎの仕事でなければ、一週間分まとめて項目ごとに分類してから入力した方が効率がよいかもしれません。

あるいは、1ヵ月分まとめて担当者に渡していた書類は、何回かに分割した方が作業がたまらずに効率がよいケースが考えられます。

事務作業を自動化する

パソコンでの手作業によるデータ入力作業は、入力ミスによって作業をやり直す必要が発生したり、入力ミスがないか確認する作業が必要になったりするなど、ロスがあります。

そこで、手入力をしないで済むように、エクセルマクロVBAを活用するなど、ルーティンワークとなっている事務作業を自動化すると、業務効率化が図れます。

エクセルマクロVBAで自動化できる事例


エクセルマクロVBAは、プログラム言語を使ってエクセルの作業を自動化するものです。エクセルマクロVBAではどのようなことが自動化できるのか、事例を挙げていきます。

取引先ごとに伝票を作成

エクセルマクロVBAを使うと、エクセルの取引データをもとに、取引先ごとに伝票をボタンひとつで自動作成できます。たとえば、これまで取引先ごとにエクセルで請求書を作成していた作業を自動化して、さらに請求書のPDF化までを自動で行うこともできます。

自動化することで、転記ミスや請求漏れがなくなることもメリットです。

outlookでのメールの自動送信

エクセルマクロVBAを活用して、outlookでメールを自動送信することができます。定型文を複数人に送信したいときに、リストから送信して送信ログをエクセル上に残せます。

また、宛名を差し込む、相手によって異なる定型文を送る、送信日時を指定するといったことも可能です。また、Gmailの自動送信も、エクセルマクロVBAで行うことができます。

アンケートの集計

エクセルマクロVBAでは入力フォームをつくれるので、アンケートにも活用できます。入力フォームはエクセルの機能を使うことで、回答に不正な値を入れさせない、不要なセルに入力させないことができるのがメリットです。

アンケートの集計も自動化することで、紙ベースでアンケートを実施するよりも、大幅に集計時間を削減することができます。

基幹システムのデータ集計

基幹システムのデータを手入力で処理すると、入力ミスが生じやすく、チェックの手間もかかります。そこで、基幹システムのデータを自動的に取り込めるようにすれば、大幅に作業時間が短縮できます。

たとえば、月次の事業部や支店ごとの売上や利益の集計がエクセルで自動化すると、前月の数字を早く把握できるようになるため、経営戦略を考えるうえでも効果があります。

業務効率化はアウトソーシングも選択肢

事務作業の業務効率化を図るには、システム開発や作業自体をアウトソーシングすることも選択肢になります。

システムの開発をアウトソーシング

システムの導入によって業務効率化を図る場合、システムを社内で内製するか、アウトソーシングするかという点が問題になります。社内でのシステム開発には、専門性の高い人材を雇用するなど人的リソースが必要です。

主業務以外の人材に人件費が固定費としてかかることになります。そこで、現状の人員配置では社内でのシステム開発が難しい場合、アウトソーシングすることも選択肢となります。

作業自体をアウトソーシングする

定型化されたルーティンワークをアウトソーシングすると、経営資源をコア事業に集中できることがメリットです。あるいは、組織のスリム化を図ることができます。さらに専門性の高い人材が担うことで、作業の質も担保されることになります。

たとえば、封入業務やDMの発送業務、あるいは売掛金の管理をといったものをアウトソーシングするといったことが考えられます。

クラウドソーシングを利用するのも手

日常的な細かな業務をアウトソーシングしたい場合、クラウドソーシングを利用すると、小回りがきき、小ロットの業務からでも依頼しやすいので便利です。

たとえば、定常的なメールコミュニケーションやスケジューリング調整などの秘書業務といった継続的な業務から、営業先のリストアップといった単発の業務まで利用できます。

まとめ

事務作業は業務効率化が図りやすい分野ですので、まずは業務の洗い出しを行ない、業務の見直しやエクセルマクロVBAなどによる自動化を進めていきましょう。アウトソーシングを活用することも、経営資源の有効活用に効果的です。

クラウドワークスを利用して、エクセルマクロVBAなどによるシステム開発や事務作業をアウトソーシングすることもできます。「クラウドビスマッチ」「ビズマッチ・エージェント」通じて、企業とクラウドワーカーをマッチングするサービスも提供していますので、業務に応じた最適な人材に依頼できます。

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