フリーランスのための請求書講座!オススメのテンプレートやサービス活用術

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請求書の書式は決まっているの?

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フリーランスが仕事をしたら、依頼主に提供した商品やサービスの代金について請求書を作成して送付します。請求書は法人なら7年、個人事業主なら5年間は保存義務がある証憑(しょうひょう)書類の一つ。税務調査が入ったときの証拠書類にもなり、企業にとっては重要な会計書類として扱われています。フリーランスにとってもビジネスを行う上で欠かせない書類ですので、作成方法などはしっかり頭に入れておきましょう。

請求書に決まった書式はありませんが、国税庁のウェブサイトには「請求書等の記載事項や発行のしかた」として、以下の5項目は記載するよう勧めています。

  • 書類作成者の氏名又は名称
  • 取引年月日
  • 取引内容
  • 取引金額(税込み)
  • 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

これらの項目が記載されていれば、あとは自由にフォーマットを決めてよいことになります。発行するタイミングは、サービスを提供するごとに発行する都度方式と、一定期間内の納品についてまとめて請求する掛売方式があります。

受け取る会社にとっても請求書は重要な財政管理上の書類ですので、会社指定のフォーマットで送るよう指示されることも多くなっています。そのため最初の契約段階で、どのように請求書のやりとりをするのか、請求先として記載する担当者は誰か、など確認しておく必要があるでしょう。

 

ちゃんとできてる?請求書に書く項目のhow-to

2引用元:イラストAC

1)宛先
一般的には、会社名に担当部署か担当者を明記して送ります。請求書の宛先は経理部など、業務上の担当者と違うところで指定されることもありますから事前に確認が必要です。「会社名+担当部署」で書くときは「御中」、「会社名+担当者」で書くときは「」を文末に付けます。担当部署や担当者が不明な時は「会社名」に「御中」を付けるだけでも大丈夫ですが、書類が迷子にならないようできる限り担当部署や担当者名を書くようにしましょう。ちなみに「会社名(御中)+担当者(様)」と両方に敬称を付けるのはNGです。

2)請求番号
必ず必要な情報ではありませんが、番号を付けておくと書類の管理がしやすくなり、クライアントから問い合わせがあった場合や再発行を求められたときなどに役立ちます。クライアントごとに代表番号を設定し、請求書の発行回数に応じて枝番号を付けていくと便利です。

3)発行日
多くの会社は会計処理上の「締め日」を決めているため、請求書の発行日は書類の作成日ではなく締め日にしてほしい、といった要望が出てきます。あとからトラブルにならないよう、「発行日をいつにして請求書を出すか」についてはあらかじめクライアントに確認しておきましょう。

4)書類の作成者
会社の場合は会社員(角印)を押して正式書類であることを示すのが一般的ですが、個人事業主の場合は、屋号と代表者の名前、連絡先を明記して印鑑を押せばOKです。

5)請求内容
明細に納品した商品やサービスの内容、単価、数量、合計金額を記載しますが、備考欄にも詳しく商品名などを書くようクライアントから指示されることがあります。また合計金額を出すときには消費税を加算するか(外税)、消費税込みの報酬金額として考えるのか(内税)、クライアントに確認しておきます。さらに原稿料やデザイン費用などは源泉徴収の対象となるので、実際に振り込まれるのは「謝礼金額+消費税-源泉所得税」となる場合もあるでしょう。源泉徴収について詳しくは、「あれ?!報酬が少ない? それって源泉徴収されてるかも……」をご覧ください。

6)振込先
報酬を振り込んでほしい銀行名と口座番号、名義人の情報を明記します。振込手数料は原則、支払う側が負担しますが、どちらが負担するのか明確に取り決めしていないときは「恐れ入りますが振込手数料はご負担ください」など一文を添えておいても良いでしょう。
また、振込み期限を指定しておくこともできます。

 

請求書のテンプレートをダウンロードしたいとき

サンプルに作成

請求書はWordやExcelで作成し、印刷して郵送する人が多いかもしれません。クライアントが指定するフォーマットがなければ、WordやExcelにあらかじめ用意されているテンプレートや、ウェブサイトから気に入ったものをダウンロードして作りましょう。

<請求書のテンプレートがダウンロードできるサイト>

  • bizocean「書式の王様」

さまざまなニーズにこたえる請求書のテンプレートを一挙掲載しています。
http://www.bizocean.jp/doc/category/27/

  • みんエク!みんなのExcelテンプレート

一般的な窓付き封筒に対応した請求書が作成できます。
http://all-excel.net/c_seikyusyo.html

  • MFクラウド請求書 請求書テンプレート

スポーティー、かわいい、おしゃれ、シンプルなどテイストごとにたくさんのテンプレートを掲載。バリエーションが豊富なので、自分の気に入ったものを探せそうです。
https://invoice.moneyforward.com/templates/billings

  • Misoca  請求書の無料テンプレート

シンプルなものからカラフルで、イラスト入りのものなどデザイン性の高いものまで用意されています。人とは違ったデザインの請求書を作りたいときにオススメです。
https://www.misoca.jp/blog/free_invoice_template

  • KOKUYO 「さくっとファイリング」テンプレート

文書管理ソフトウェア<さくっとファイリング>の専用テンプレート集ですが、Excelファイルでもダウンロードできます。
http://www.kokuyo-st.co.jp/stationery/kws/template/download/

 

請求書の作成・発行はクラウドサービスを利用する時代へ

4引用元:pixabay

WordやExcelで請求書を作成すると長いテキストの挿入によりレイアウトが崩れたり、うっかり数式を消してしまったり、といったトラブルが発生する恐れがあります。個人事業主にとっては、請求書の作成に時間が取られるのはもったいないことですよね。そこでオススメしたいのが、請求書作成のクラウドサービスです。

<請求書作成クラウドサービスの例>

クラウド請求書・見積書・納品書管理サービス Misoca(みそか)

MFクラウド請求書

CLOUD PAPER

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上記以外にも見積書や請求書の作成・発行が簡単にできるクラウドサービスは複数存在しています。また帳簿付けや確定申告対策で「クラウド型会計サービス」を使っているなら、請求書の発行手続きまで行える場合も。いずれも手数料やサービス内容に違いが見られるので、自分に合ったものを探してみましょう。

請求書の作成にクラウドサービスを利用するメリットは以下のような点です。

  • 所定のフォームに入力するだけで、自動的に書類が作成される

請求書の送付先などよく使うデータは履歴として残ったり、あらかじめ登録しておけば入力の手間がなくなったりするので時間の短縮ができます。また請求書番号の自動挿入や見積書のデータ参照などの機能も便利です。

  • クラウド型だとデータのバックアップも安心

請求書のデータが保存されるので、紙に印刷したものをファイリングするより管理や検索が楽にできます。データをクラウドに保存していけばパソコンの不具合や紛失、突然の災害などでデータが消えてしまう心配もありません。

  • 送付作業も代行してくれる

メールだけでなく、FAXや郵送での送信も代行してくれるサービスがあります。送付状の準備や宛名の記載といった作業から解放され、切手貼り付けやポスト投函といった郵送の手間も不要です。FAXや郵送代行は有料で行われますが、少しでも多くの時間を仕事に充てたいフリーランスにとっては魅力的なサービスでしょう。

フリーランスは給与所得者のように自動的にお給料を受け取れるわけではなく、仕事のあとに報酬を請求・回収する作業が必須です。業務が忙しくて請求書を作る暇もない、という人はクラウドサービスの請求書発行サービスが役立つでしょう。一方、クラウドソーシングを利用して仕事をした場合は、請求書や納品書など書類上のやりとりをせず、システム上の手続きだけで契約から報酬の支払いまで完了します。書類を手元に残しておきたいときは、簡単な手続きで発行することも可能です。事務作業が面倒だと感じるときは、クラウドソーシングの利用も検討してみては?

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