英語で資料作成するには？ビジネスシーンに役立つポイントを解説！

社内の海外拠点へのプレゼンテーション、海外取引先との商談など英語で資料作成をしなければならないという状況に直面して困った経験はありませんか？特に初めての場合はとまどってしまいますよね。今回の記事では、ビジネスシーンでの英語の資料作成をテーマにポイントやコツを紹介します。

1 英語で資料作成するときの基本的な考え方は？
- 1.1 文化の違いを理解する
- 1.2 日本は空気を読む文化であることを知る
2 英語で資料作成するときのコツは？
3 英語で資料を作成するときの注意点は？
4 資料を英語で作成する方法は？
- 4.1 調べながら自分で作成する
- 4.2 外注してプロにお願いする
5 英語を使う事務業務なら「クラウドワークス」へ
6 まとめ

英語で資料作成するときの基本的な考え方は？

日本語と英語は言語としてコミュニケーションの型が異なることは皆様ご存知でしょうか？日本語の資料を作る感覚で英語の資料を作ってしまうと、理解しにくいものになってしまう可能性があります。ここでは英語で資料作成するときの基本的な考え方についてお伝えします。

文化の違いを理解する

言語にはハイコンテクスト（高文脈）とローコンテクスト（低文脈）という考え方があるのですが、日本語は極めてハイコンテクストな言語と言われています。YES、NOをはっきり言わないことからもわかるように、全てを言い切らず、聞き手はそこから内容を察するということが普通に行われる言語なのです。一方、英語はローコンテクストな言語です。言いたいことをしっかりと言葉にして伝えることが求められます。

日本は空気を読む文化であることを知る

上記のようにそもそもコミュニケーションの概念が異なるという点に加え、日本は空気を読む文化があります。民族数が少なく、異なる背景や考え方、文化を持つ人も少ない社会です。無意識のうちに日本人ならではの共通認識が働き、お互いに空気を読みあい会話を行っています。そのため、日本語と同じ感覚で資料作成をすると伝えたいことが伝わらないという危険性があります。日本語で作成するよりも丁寧にはっきり伝えることが重要です。

英語で資料作成するときのコツは？

先の項でお話しした通り、言語としての考え方が異なるため、日本語の資料をそのまま英訳してしまうと伝わりにくくなってしまいます。では資料を作る際は、どのようなことを意識した方がよいのでしょうか？わかりやすい資料のコツをお伝えします。

ビジネス英語に注意する

プロフェッショナルな資料を完成させるために、同じ意味を持つ単語であっても、ビジネスシーンで使われるものに置き換えましょう。例えば「変更する」と言いたい場合、日常会話では「Change」が用いられることが多いのですがビジネスシーンでは「Modify」を使う方がベターです。インターネットや辞書を活用して、資料の構成がある程度出来上がったら、ビジネス英語への置き換えを行いましょう。

必要なキーワードだけ使う

日本語でもやりがちな事ですが、1枚のスライドに過度な情報や文字数を盛り込んでいませんか？日本語をそのまま英訳することや話したいプレゼンの内容をそのまま文章化すると、１文が長くなり、理解しにくい資料になってしまいます。シンプルな言葉で、単刀直入に必要なキーワードだけを使うことを意識しましょう。

ビジュアルで訴求する

一目で言いたいことが伝わる資料にするために、内容を補強するグラフやチャートを活用しましょう。言葉も単純に並べるだけでなく、箇条書きや流れを意識することで、理解度がグンと上がります。

英語で資料を作成するときの注意点は？

ここでは英語で資料を作成するときの注意点についてご説明致します。

一貫して理解できる流れにする

先ほど述べた通り、英語はシンプルにはっきり伝えることが重要な言語です。そのため資料作成に取り掛かる前に何を伝えたいのか、論理やプロセスを明確にしましょう。異なる文化やバックグラウンドを持つ方々にも分かりやすい資料にするため、この工程を省かずに行うことが重要です。

箇条書きの表記に気を付ける

分かりやすい資料作成のために箇条書きを活用する点についてお伝えしましたが、英語で箇条書きを用いる際は、文章を短くシンプルにするために、主語の省略がよく行われます。同様に名詞の前につける冠詞「a」や「the」も省略される場合もあります。

標準的なファントを選ぶ

フォントの選択も読みやすさを左右する重要なポイントです。英語の資料では「Arial」や「Times New Roman」が用いられることが多いです。また契約書など固い文書の場合は「Times New Roman」を選択するとよいでしょう。

資料を英語で作成する方法は？

では実際に資料作成を進める場合、英語の正確性や単語のチョイスなどどのように進めていけばよいのでしょうか？

調べながら自分で作成する

普段から英語に慣れ親しんでいない人にとっては大変な作業と思われますが、今は無料の翻訳ツールや言い回しなどインターネットを活用して多くの情報を得ることができます。ベースは自分で作り、校正作業としてネイティブや英語が得意な友達に確認してもらうなどして完成度を上げましょう。

外注してプロにお願いする

クラウドソーシングなどを利用して、プロにお願いすることも一つの手です。１から資料作成してもらう、また日本語で言いたいことを記載して英訳してもらうなど、依頼の仕方も柔軟に対応できます。コストはかかりますが、絶対に失敗できない商談やプレゼンの資料の時だけ外注するなど、場面と必要性に応じて検討しましょう。