業務効率化
2019.02.26
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営業事務の具体的な仕事内容とは?効率化するポイントも解説 !

営業事務と聞くとどのような仕事を思い浮かべるでしょうか。営業事務の担当者がカバーする範囲は会社により異なり、業務効率化に着手しにくい一面もあります。今回の記事では、営業事務の仕事内容から、必要なスキル、効率化するポイントなどをまとめて紹介します。

営業事務の具体的な仕事内容とは?

売上管理、見積書作成、商談資料作成から来客対応・電話応対など、営業事務の業務内容は多岐に渡ります。直接営業先に出向くことは少ないものの、売上を上げていくために重要な業務を担っているのです。ここでは営業事務の具体的な仕事内容について紹介します。

管理業務

営業担当が商談で決めた内容や金額をチェックし、トラブルが起こらないようにするのが管理業務です。具体的には受注・発注業務、その後の入金チェック、アイテムやクライアントごとの売上管理、もらった受注量が納品できるかという在庫管理などです。商談で合意した内容が、その通りに顧客に納品されるまでに、これだけの営業事務が発生しています。

資料作成

営業に行く際に重要な資料のサポートも営業事務の業務の一つです。商品やサービスを魅力的に伝える提案書や、ミスは許されない見積書・請求書・伝票の作成、事後のデータ入力などがあてはまります。資料作成は、営業事務の業務の中でも商談の成否を左右する重要な業務です。その分、自分の業務が直接営業をサポートしているというやりがいも感じられるでしょう。

クライアント対応

会社によって異なりますが、営業事務の業務の中には、電話・メール対応や来客応対など顧客と直接接する場面があります。顧客を呼んで開催する展示会の準備・対応もこれにあたります。新商品や新サービスを売り出す際はカタログの送付や商品サンプルの手配・送付なども発生するでしょう。

クライアントと直接やりとりする場面なので、プレッシャーを感じることもあるかもしれませんが、営業事務の仕事の醍醐味の一つと言えます。

電話対応

電話対応とは、納品日の確認や在庫の問い合わせ、商品番号・価格の確認などがあたります。特に重要な業務はクレーム対応です。[「在庫が不足して欠品した」、「不良品が発生した」、「違う商品が納品された」などが考えられます。まずはトラブル回避のためにダブルチェックを徹底したいところですが、起きてしまった場合は冷静に対処するように心掛けましょう。

営業事務の仕事内容に必要なスキルは?


営業事務の仕事として、管理業務、資料作成、クライアント対応、電話対応のそれぞれ詳細を紹介しました。細かく煩雑化した内容に加え、ミスが許されない場面も多いのが特徴です。では営業事務を行っていくには、どのようなスキルが必要なのでしょうか。

判断力と処理能力

営業事務は相手(クライアント)がいて発生する業務なので、急な依頼や変更から今すぐに対応しなければならないという状況に遭遇するでしょう。この点が社内中心に行う一般事務との違いとも言えます。

緊急対応が迫られた中で、冷静かつ即座に対応できる「判断力」、「処理能力」が求められます。クライアントが感情的になっている場合や、自分のせいではないトラブル対応をしなければならない状況も起こり得るため、冷静に、かつ迅速に対処する姿勢が重要です。

コミュニケーション能力

クライアントと直接接する機会が多くなる営業事務にとって、コミュニケーション能力は欠かせないスキルの一つと言えます。また営業担当者とのコミュニケーションも重要です。営業担当者と営業事務はチームのようなものです。コミュニケーションが円滑に取れていれば大きなトラブルを避ける事ができるでしょう。

管理能力

仕事内容にもあったように、「管理する」ことは営業事務の仕事の中でも重要な部分です。例えば、商品を期日通りに納品するためのスケジュール管理、一般的に時間がかかる契約書のやりとり、日々の売上をチェックし営業担当者にアラームをならすような業務もあるでしょう。予測して、先回りするという発想とともに、管理する力が重要と言えます。

ホスピタリティ

ホスピタリティを持ち、誰かに何かを頼まれてやってあげる時、やりがいを感じる人は営業事務に向いているでしょう。しかし毎回余裕のある納期で依頼される訳ではありません。「クライアントに頼まれて、今日中になんとか」という急な依頼が発生することは日常茶飯事です。無理なお願いにもしっかり対応できるホスピタリティは営業事務にとって重要なマインドです。

対応力

 
営業はクライアントありきの仕事なので、全てYESという訳ではありませんが、ある程度柔軟に対応できる力が求められます。例えば過去に前例がないようなことを依頼された場合、クライアントの立場に立って、なんとかやってあげようと思えるかどうか、実際に社内を説得して対応できるかという点は営業事務に求められるスキルの中でも重要なものと言えます。

営業事務の仕事内容を効率化するには?

営業事務の仕事内容や求められるスキルについて紹介しました。少し挙げただけでも営業事務の仕事が多岐にわたっていること、完全にマニュアル化はできず、その場その場の対応も求められます。ここでは煩雑化しがちな営業事務の仕事を効率化する方法を紹介します。

PCの機能をフル活用する

PCを使った業務の大前提とはなりますが、ブラインドタッチ、高速タイピングは仕事効率に直結する重要なキーです。また「Ctr+S」、「Ctr+C」、「Ctr+V」などのショートカットキーを使いこなすこともスピードアップにつながります。

また、設定することが面倒で意外と使われていないのが辞書機能です。皆さんは1日に何回「お世話になっております。」と打ちますか?「おせ」などで辞書登録することで数秒単位ですが、短縮できます。クライアントの会社名や一度の変換で出て来にくい難読漢字の名前の登録もおすすめです。

段取りを考えてから仕事を始める

出勤後に闇雲に仕事を始めていませんか?週の始めに今週中に終わらせるべき仕事などを明確にした行動計画を立てられていますか?

一般的に人は「緊急度が高い仕事(電話応対や急な依頼)」から着手しがちです。そうすると1日の終わりや週の後半に「緊急ではないが重要」な仕事が残ってしまいます。仕事の段取りを考えるだけで、自由に使える時間が生み出せたり、気持ちが楽に仕事を進められたりします。

アウトソーシングを検討する

誰がやったとしても、結果や生み出す価値が変わらない仕事はアウトソーシングを検討しましょう。営業事務は営業担当者とチームになって、売上を上げていくということが目標の一つです。アウトソーシングにより時間が生み出せれば、営業担当者が成功確率を上げられる方法(提案資料・売上管理・スケジュール管理の工夫)などに時間を使うことができます。

関連記事:ノンコア業務の意味とは?アウトソーシングの重要性や注意点を解説

まとめ

今回は営業事務の仕事内容と求められるスキル、効率化するための具体的な方法について紹介しました。営業事務は、直接クライアントと接する機会も多く、営業担当者ではないものの、売上の一部に貢献しているという実感を持てるやりがいのある仕事です。今回の記事を参考に、改めて自身の業務内容の見直しや効率化への取り組みを推進してみてはいかがでしょうか。

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Yukifun26
消費財メーカーでマーケティングを担当。消費者調査、コンセプト・商品開発、ブランディング、メディア戦略立案、販売戦略立案などブランドマーケティング全般、WEBマーケティングについてはオウンドメディア管理、SNSマーケティング、SEOなどを実務として経験。

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