営業事務の仕事内容とは？必要なスキルや業務効率化のポイントもやさしく解説！

今回の記事では、営業事務の仕事内容や必要なスキルをまとめて解説します。業務効率化のポイントもあわせて紹介しているため、ぜひ参考にしてください。

1 営業事務の仕事内容
2 営業事務の仕事に必要なスキル
3 営業事務の仕事を効率化するポイント
4 営業事務の外注には「クラウドワークス」がおすすめ

営業事務の仕事内容

はじめに、営業事務の具体的な仕事内容について紹介します。

管理業務

営業担当が商談で決めた内容や金額をチェックし、トラブルが起こらないようにするのが管理業務です。具体的には受注・発注業務、その後の入金チェック、アイテムやクライアントごとの売上管理、もらった受注量が納品できるかという在庫管理などです。

資料作成

営業に行く際に重要な資料のサポートも営業事務の業務の一つです。商品やサービスを魅力的に伝える提案書や、ミスは許されない見積書・請求書・伝票の作成、事後のデータ入力などがあてはまります。

クライアント対応

会社によって異なりますが、営業事務の業務の中には、電話・メール対応や来客応対など顧客と直接接する場面があります。顧客を呼んで開催する展示会の準備・対応、新商品や新サービスを売り出す際のカタログや商品サンプルの手配・送付などもクライアント対応に該当します。

電話対応

電話対応では、納品日の確認や在庫の問い合わせ、商品番号・価格の確認、取り扱いサービスに関する質問対応、クレーム処理などを行います。

このように、営業事務に分類される仕事は非常に幅広いことがわかります。

営業事務の仕事に必要なスキル

では営業事務を行っていくには、どのようなスキルが必要なのでしょうか。以下で一例を紹介します。

判断力と処理能力

営業事務は相手（クライアント）がいて発生する業務なので、急な依頼や変更から今すぐに対応しなければならないという状況に遭遇することもあります。そのため、緊急対応時に冷静かつ即座に対応できる「判断力」や「処理能力」が求められます。クライアントが感情的になっている場合や、自社の落ち度ではないトラブル対応をしなければならない状況も起こり得るため、落ち着いてスピーディに対処する姿勢が重要です。

コミュニケーション能力

クライアントと接する機会が多い営業事務にとって、コミュニケーション能力は欠かせないスキルの一つといえます。また、自社の営業担当者とのコミュニケーションも重要です。営業担当者と営業事務はチームとして仕事をする必要があるため、コミュニケーションを円滑に取ることでトラブルを未然に防ぎやすくなります。

管理能力

商品の納品スケジュール管理、契約書の期日管理、売上の管理など、管理業務は営業事務の仕事の中でも重要な部分を占めます。そのため、常に先を読み、視野を広く持ってさまざまな要素を管理するスキルを持っている人材は営業事務に向いているといえるでしょう。

ホスピタリティ

誰かに何かを頼まれたときにやりがいを感じる人は営業事務に向いているかもしれません。営業担当者やクライアントから難しい依頼をされたときでも快く対応できるホスピタリティは、営業事務にとって大切なマインドといえます。

営業事務の仕事を効率化するポイント

ここでは、営業事務の仕事を効率化する方法を紹介します。

PCの機能を活用する

PCを使った業務の大前提とはなりますが、ブラインドタッチ、高速タイピングは仕事効率に直結する重要なキーです。また「Ctr+S」、「Ctr+C」、「Ctr+V」などのショートカットキーを使いこなすこともスピードアップにつながります。

また、意外と使われていないのが辞書機能です。たとえば、営業事務のメールで頻出する「お世話になっております。」という語句を「おせ」などと辞書登録しておくと、定型文を入力する時間が短縮できます。クライアントの会社名が長い場合や、先方の担当者が常用漢字ではない場合などにも辞書機能が役立ちます。

緊急度の低い仕事を見直す

ビジネスにおいては、「緊急度が高い仕事（電話応対や急な依頼）」から着手することが一般的です。「それほど緊急度は高くないが期限が決められている仕事」「ルーティンで発生する仕事」などは自然と優先度が低くなりがちですが、こういった仕事にこそ改善の余地が残されている場合もあります。

ツールを使う・マクロを作る・フォーマットを用意するなどの工夫を取り入れてみるほか、「〇時までに終わらせたら〇〇をする」「〇曜日は雑務を早く終わらせて〇〇に行く」など、仕事が早く終わった後の時間の使い方を決めておくのも良い方法です。

アウトソーシングを検討する

営業事務の仕事をアウトソーシングする方法もあります。資料の作成・スケジュール管理・顧客対応などのプロへ業務を外注できればクオリティの高い仕事が期待できるだけでなく、それまで営業事務を担当していた人材を他の業務へ振り分けることもできて効率的です。

外注に向いている業務については、以下の記事もご参照ください。

営業事務の外注には「クラウドワークス」がおすすめ

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【クラウドワークスでの発注事例】
・事務代行（データ入力やリサーチ業務、営業リストの作成など）：時給1,000円前後
・経理代行（仕訳や記帳、領収書の精算、請求書の発行など）：時給1,000～1,500円
・秘書代行（各種書類作成、メールや電話の問い合わせ対応など）：月額3～15万円

（※）クラウドソーシングサービスとは、仕事を外注したい人・受注したい人をインターネット上でマッチングするサービスのこと

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