業務効率化
2019.05.30
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バックオフィスとは?業務改善や効率化する方法も紹介!

皆さんはバックオフィス業務についてどの程度ご存じでしょうか?バックオフィス業務は売上に直結するような仕事ではありませんが、会社運営には欠かせない重要な業務です。今回はバックオフィス業務の基本的事項や効率化方法を紹介しています。ぜひ当記事を参考にして、さらなる業務改善を図ってみてください。

バックオフィスとは


バックオフィスとは、顧客と直接の接触を持たない部署のことです。基本的には、事務作業や開発作業などの社内向け作業を担当します。例えば、人事、総務、経理、システム開発、生産管理といった部署が挙げられます。

一方で、営業や受付窓口、コールセンターなど、顧客と直接接触する部署をフロントオフィスと言います。売上に直結するような業務を担当することが多いです。バックオフィス業務は売上に直結するような仕事ではありませんが、効率的な会社運営には欠かせない重要な業務だと言えるでしょう。

会社運営に生じるバックオフィス業務とは


会社運営にはさまざまなバックオフィス業務が必要です。代表的なものを紹介します。

会社設立前

会社を設立するにはあらゆる手続きが必要であり、その中でも本業の準備に集中することは簡単ではありません。例えば、会社設立前に生じる業務には以下のようなものが挙げられます。

・設立項目の決定
・印鑑の作成
・定款の作成
・定款の認証手続
・資本金の払込
・申請書の作成
・設立登記申請
・登記簿謄本の取得
・銀行口座の開設
・税務署への届出

手続き自体は難しくありませんが、労力や手間がかかる作業ばかりです。会社を設立するためには必須の作業なので、計画的に行うようにしてください。

定常業務

会社運営において定期的に発生するバックオフィス業務は以下のとおりです。実際に経験したことがある人も多く、比較的イメージしやすいバックオフィス業務だと言えるかもしれません。

・人事(採用など)
・労務(勤怠管理など)
・経理(請求書の発行や入金確認など)
・会計記帳
・支払
・庶務
・経営(資金繰りの確認など)

営業などと比べると派手さがない仕事と思われがちですが、会社運営を支える大切な業務です。

定常業務についてはこちらの記事もおすすめです。
関連記事:定常業務とは?プロジェクト管理や生産性を上げる方法を紹介!

不定期業務

バックオフィス業務は定期的なものだけではありません。当然、不定期に発生する業務も数多くあります。代表的なものは以下のとおりです。

・社会保険料率の変更に伴う申請手続、給与計算
・法務局や労働基準監督署等への手続き
・各種不定期支払業務
・各種契約書の作成
・トラブル対応

いずれの業務も、社員が働きやすい環境を整えるためには欠かせません。

バックオフィスを効率化するメリット


経理や会計などのバックオフィス業務を効率化できれば、本業により集中することが可能となります。例えば、中小企業では経営者が経理業務も担当したり、社員が本業とは別に会計業務も担当したりするケースが少なくありません。起業したばかりの会社であれば、全てのバックオフィス業務を1人でこなさなければならない場合もあるでしょう。

バックオフィス業務の負担が減れば、一定の時間と労力を捻出できます。その結果、コア業務に専念しやすくなり、生産性の向上につながるでしょう。

バックオフィスを効率化するためには


バックオフィス業務を効率化するための考え方についてみていきましょう。

業務をやめることができるかを考える

バックオフィス業務を効率化するにあたり、最初に行うべきことは「ムダな業務の発見」です。その業務はやめることができるのかを考え、ムダと判断できればすぐに省いてしまいましょう。ムダな業務をカットできれば、本当に必要な業務がより可視化されます。

さらに、従業員の労働時間の削減にもつながります。業務フローを見直し、ムダな業務・改善できる業務を探してみてください。

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関連記事:生産性を向上させるには?取り組みのポイントや企業の成功事例を紹介

課題を解決できるサービスを導入

バックオフィス業務を効率化するために、課題を解決できるサービスやツールを導入することも重要です。ただし、性能が良さそうだからといってやみくもに導入してはいけません。まずは費用対効果を意識してください。そのうえでサービスやツールの信頼性・拡張性にも目を向け、自社の目的に合ったものを選択するようにしましょう。

バックオフィスを効率化する方法


バックオフィス業務を効率化するための具体的方法を紹介します。

クラウドサービスを活用

ITの発展とともに、バックオフィス業務を補助するクラウドサービスが増加しています。実際にクラウドサービスを使っている人も多いのではないでしょうか。

例えば、請求書作成、販売管理、会計、経費精算などはクラウドサービスを活用すると効果的です。業務の負担を減らし効率化するためには欠かせないサービスなので、積極的に利用してみてください。

代行サービスを活用

バックオフィス業務の代行サービスも活用してみましょう。バックオフィス業務をアウトソーシングすることで、従業員がコア業務に専念できるようになります。

例えば、総務、庶務、秘書、人事、経理といった業務は代行サービスが増えてきています。属人化しやすいような業務でも、うまく代行サービスを活用することで効率化を図れるでしょう。

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関連記事:経理をアウトソーシングするには?メリットや外注会社の比較を紹介
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士業を活用

バックオフィス業務では、各種専門知識が必要になる場合が少なくありません。そのため、困った時はその分野の士業を有効的に活用することが重要だと言えます。起業時はもちろん、従業員の雇用時、確定申告時などにも力になってくれます。税理士や社会保険労務士、弁護士などを積極的に活用し、業務の効率化に役立ててみてください。

まとめ

バックオフィス業務の基本的事項や効率化方法について解説しました。企業規模にかかわらずバックオフィス業務は発生します。本業に集中するためにも、バックオフィス業務の効率化は欠かせません。ぜひ当記事を参考にして、さらなる業務改善を図ってみてください。

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にしすん
"早稲田大学商学部卒業後、コンサルティング会社で人事業務を担当。新卒・中途採用全般に携わる。 その後、フリーランスとして独立。WebマーケティングやWeb広告の分野で活躍中。マーケティング・金融・会計・人事労務など、幅広い知識を持つ。

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