業務効率化や競争力強化、コスト削減などのため、自社業務の一部をアウトソーシングできる「業務代行」というシステムをご存じでしょうか。代行できる業務には向き不向きがありますので、代行に適した業務内容、メリット、代行にかかる費用、おすすめの依頼先などをご紹介します。
目次
業務代行とは？
業務代行とはどういうシステムなのか、また、似た言葉の「業務委託」との違いはなにかを解説します。
特定業務のアウトソーシング
業務代行とは、企業の中のある特定業務を請け負って代行するサービスのことです。給与計算や年金処理などの総務関連業務の代行、社員教育や研修など人事関連業務の代行、専門知識を有する業務の代行など、その内容は多岐にわたります。
業務の効率化が求められる中、単純作業や高度な専門知識を有する業務をアウトソーシングすることで、主力業務に社員を充て、競争力の強化につなげることができます。また、研修・育成などを必要としない即戦力となる人材を確保できるため、固定費のコスト削減も可能です。金額や期間を指定して業務を依頼すれば、予算やスケジュールの管理がしやすくなるのも大きなメリットです。
業務委託との違い
業務代行と似たような言葉に、アウトソーシング、外注、BPO、業務委託、人材派遣などがあります。広義の意味での業務代行とは、企業などが業務上必要なリソースを外部で調達して業務の遂行を依頼することであるため、アウトソーシングや外注と意味はほとんど変わりません。
また、BPO（Business Process Outsourcing）は、業務プロセスの一部を専門的な外部企業に委託することです。一般的には業務代行のほうがBPOよりも広範な業務を扱う意味合いで使われます。BPOについては以下の記事も参考にしてみてください。
関連記事：BPOとは業務改善に効果的？4つのメリットをわかりやすく解説！
業務代行、アウトソーシング、外注、BPOは、外部業者へ発注すること全般を指しているものの、法律上正式な契約形態ではありません。契約を結ぶ場合は、業務委託（請負契約、委任契約、準委任契約）や人材派遣契約として、契約書を交わして締結します。
つまり、業務委託とは業務代行や外注の一部で、「決められた時間数・期間、所定の業務を行う」という契約を発注先と交わす「契約の形態」のことを意味しています。正しい管理のもとで業務が遂行されればよいとする考え方で、「完成させて納品する」という概念はなく、事務作業やコールセンター、ビル管理などに多く用いられています。
なお、契約形態の中でも、業務委託と人材派遣の違いは「指揮命令の所在」であり、人材派遣においては派遣先に指揮命令の権限があります。一方の業務委託は、受託者が自分の裁量と責任においてその業務を遂行します。そのため、発注者が業務委託の従事者に対して業務指示などはできません。
業務代行を利用するメリット
業務代行を利用する大きなメリットは即戦力の確保・コスト削減・自社の弱点強化です。一般的に、正社員を雇用するとなると採用費や教育費、給与関連費用、貸与するPCや携帯電話などの固定費がかかりますが、業務代行では固定費をかけずに即戦力を確保できます。
また、プロのノウハウを有する外注先に業務代行を依頼すると、自社に足りないリソースを補強でき、自社だけでは見えづらい弱点なども発見できます。そのうえで業務の改善・強化につなげることができます。
業務代行に適した業務の種類は？
続いて、業務代行に適した業務を紹介していきます。
専門的な知識や判断が不要な業務
専門的な知識が必要ない単純作業やルーティンワークなどは外注に適しています。データ入力、日次の事務作業、電話やメールの一次対応、給与計算などがこれにあたります。
高度な専門知識・スキルが必要な業務
公認会計士、税理士、弁護士、行政書士など、健全な経営に不可欠な高度な知識・スキルを有する業務も業務代行に適した業務です。このほかには、システムの管理・運用、英語ドキュメントの翻訳業務、契約書の作成業務などがあてはまります。
限定的に発生する業務
突発的な資料・リスト作成、不定期で行うアンケート調査作業、確定申告や年末調整など繁忙期のみ行う会計処理など、期間が限定している業務・突然作業が発生するような業務もアウトソーシングすると効率的です。必要なときに必要な人材を必要な分だけ利用できると言えます。
オフィスとは別拠点で行う業務
営業や出張代行など、オフィスではない拠点で行う業務も代行依頼が可能です。営業代行を依頼する場合は、誰でも同じレベルで営業ができるようにマニュアルを整備しておくことがコツです。
まとまったリソースが必要な業務
コールセンターやヘルプデスクでの顧客対応や受発注業務、物流管理など、自社内ではまかなえないリソースが必要な業務も代行サービスを利用すると効率的です。たとえば、コールセンターを業務代行する場合にはスペースの確保や備品類準備、マニュアル作成、スタッフ教育、レポート提出など一連の業務管理を任せられます。
業務代行を依頼する方法や料金は？
業務代行をお願いする方法にはどのような手段があり、どのくらいの費用がかかるのでしょうか。
求人またはスカウトで個人へ依頼
高度な専門知識を有する法律や税務関連の仕事や営業代行などは、そのスキルを有する個人を求人に掲載して募集、またはヘッドハンティングで獲得する方法があります。この場合、求人掲載のための広告費用や、人材を紹介してくれた人への謝礼、人材を探すための諸費用などが採用経費として発生します。なお、個人への報酬はその業務内容やレベルにより異なるため、都度決めることが多いです。
業務代行会社へ依頼
業務代行会社に依頼するのも選択肢のひとつです。各社それぞれで得意とする業務範囲があるため、依頼したい業務内容に応じて選ぶようにします。報酬形態は3種類あり、一般的には「固定報酬」「成果報酬」「両方を合わせたハイブリッド型」に分かれます。
「固定報酬型」は、受注や売上などの成果の如何に関わらず、一定の月額料金を支払う形式です。あらかじめ金額を決められるので予算を管理しやすいのが利点です。扱う商材にもよりますが、営業代行ならば1カ月・1人あたり50～60万円（日当2.5～3万円）程度が相場です。成果に関係なく支払いが発生するものの、新規事業や顧客開拓など、検証しながら作業を進める業務などに適した報酬形式です。
「成果報酬型」は成果に応じて報酬が支払われる形式で、1つのアポイントメントが取れると1.5～2万円程度、成約できると売上の30～50％が相場です。毎月固定で発生する費用はないものの、成果への報酬は高めに設定されている傾向があり、そのぶん固定報酬型に比べて割高になることもあります。テレアポや訪問代行サービスなどに多く利用されています。
そして、この2つを合わせた「ハイブリッド型」は、毎月の固定費が25～30万円＋成果報酬が追加される形式です。固定費は「固定報酬型」よりも安く設定されていますが、扱う商材や業務代行会社によって金額にはばらつきがあります。
成果報酬型を迷わず選択したくなる企業もあるかもしれませんが、業務代行会社の中には固定報酬型とハイブリッド型のみを選択肢として設けているところも少なくありません。
業務代行サービスへ登録
業務代行サービスの中には、企業と人材をマッチングしてくれるサービスを提供する会社もあります。利用するには登録料や（場合により）広告費、マッチングした際の各種報酬や手数料などが発生します。登録している人材は、多くがサービス提供会社の審査を通過したプロであるため、信用度の高い人を確保できるのがメリットです。
幅広い業務代行に対応できる「クラウドワークス」
幅広い業務を外注したい場合、柔軟に依頼内容や料金を相談できるクラウドソーシングサービス（※）を利用する方法がおすすめです。なかでも日本最大級の「クラウドワークス」は登録者数480万人を超えており、休職・転職中の経理担当者やリモートでの事務代行を得意とする人材、会計士・税理士などの有資格者が多数登録しています。
経理・会計・総務などの仕事カテゴリや、使用するツール名・資格名などで登録ワーカーを絞り込み検索でき、自社の要望に合った人材を探しやすいことがメリットです。多くの企業が外注の窓口として活用しており、さまざまな業務代行が受発注されています。
【クラウドワークスの発注事例】
・簡易的な事務代行（データ入力や書類作成、リサーチ業務など）：時給1,000円前後
・経理代行（仕訳や記帳、経費精算、給与計算など）：時給1,000～2,000円
・オンラインアシスタント募集（電話対応やスケジュール管理など）：月額1～10万円
（※）クラウドソーシングサービスとは、仕事を外注したい人・受注したい人をインターネット上でマッチングするサービスのこと
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まとめ
業務代行サービスを利用すると、人材確保時に発生するコスト削減のほか、主要業務の競争力強化や自社の弱点改善などによる売上増などのメリットも得られます。依頼したい業務によって依頼方法は異なるため、どれだけのコストがかけられるかよく検討した上で、依頼方法や依頼期間を決めていきましょう。
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