業務効率化

公開日: 2020.11.02 / 最終更新日: 2020.11.24

【事例に学ぶ】会議を効率化するには?実践可能な手法や改善点とは

企業によって会議の回数や規模は異なるものの、共通課題ともいえるのが「会議の効率化」です。今回は、会議の効率化に成功した企業の事例や普段の会議で見直すべきポイント、必要な事前準備などを詳しく紹介します。

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会議の効率化に成功した企業の事例


はじめに、会議の効率化に成功した企業の事例を3つ紹介します。

会議ごとに意思決定者を指名するGoogle

インターネット関連事業で著名なGoogle LLCでは、会議ごとに「意思決定者」を指名しています。意思決定者に指名された人は、事前に会議の目的設定やアジェンダの作成・送付を行い、会議当日はアジェンダに沿って進行や意見のとりまとめを担当します。また、会議終了後には、決定事項やアクションプランをまとめて関係者へ送付します。

意思決定者に会議の主宰責任を負わせるとともに、事前のアジェンダ送付(会議開始前24時間まで)・事後のアクションプラン提出(会議後48時間以内)に期限を設けることで生産効率の高い会議を実現している点が特徴です。

会議や資料の廃止を目指すカルビー

さまざまな食品の製造・販売を手がけるカルビー株式会社では、会議資料および会議そのものの削減を進めています。かつてのカルビーには膨大な社内資料が存在し、会議でも多くの資料が配布されていました。

しかし、新CEOによって「ノーミーティング、ノーメモ」すなわち「会議不要、資料不要」という提案がなされます。資料に頼った会議を繰り返すよりも、「必要な情報を頭の中に入れ、課題実現のためのアクションを重視する」という考え方です。資料を必要最小限におさえ、無駄な会合は行わないことを徹底した結果、会議の合理化と効率化に成功しています。

アイディアの簡潔化に取り組む日産自動車

日産自動車株式会社の会議では、「アイディアを付箋にまとめて発言する」という取り組みが行われています。各自がアイディアを簡潔にまとめることで、冗長な発言や議論中の脱線が減り、効率的な会議につながりました。また、「アイディアを小さな付箋へ収まる分量にまとめる」という作業が意見を整理するトレーニングにもなったため、会議の効率化とともに個々のスキルアップも実現したといいます。

会議を効率化するために見直すべき点とは?


続いて、会議を効率化させたい際に見直しておくと良いポイントを紹介します。

会議の種類や使用ツール

一般的な会議には、意見や企画を活発に交換するための「ブレインストーミング型」、情報の共有や周知を目的とする「連絡型」、参加者の意見を聞いてリーダーが最終決定を行う「意思決定型」などの種類があり、会議の種類に応じて適切なツールを使用することが効率化につながる場合があります。

たとえば、ブレインストーミング型の会議を行う場合はタイムトラッキングツール(時間管理ツール)へ制限時間をセットし、不要な討論を防ぐと効果的です。また、意見交換を行う必要のない連絡型の会議はWeb会議ツールを用いて行い、移動時間を短縮することによって効率化を図る方法もあります。

参加者や開催時間

会議を効率化させるためには、参加者や開催時間の見直しも有効です。多数の人がそれぞれに意見を述べるより、参加者を少数に絞って議論を行ったほうが時間の短縮になり、意思決定も行いやすいためです。また、会議に参加する必要性の低い人をあえてメンバーに加えるより、その人へ別の業務を振り分けたほうが会社全体の生産効率は高まります。

会議の開催時間についても、必要最小限の長さに設定することがポイントです。はじめから長時間かけて行うことを想定した会議は、場がだらけたり議論が脱線したりしやすくなる傾向にあります。参加者の集中力を持続させるために適宜休憩を挟む、長引きそうな議題は複数回の会議に分けて扱うなどといった対策を講じるのも良いでしょう。

資料の量と質

会議に用いる資料の数や分量、内容の改善が会議の効率化につながる場合もあります。記載情報に過不足がある・レイアウトや文字が見づらい・複数の別紙を参照しなければならないなど、欠点の多い資料が会議のスムーズな進行を妨げてしまうケースは少なくありません。そのため、必要な情報が見やすくまとまった資料を作成するよう心がけると良いでしょう。

また、連絡型の会議を行う場合は資料にグラフ・表などを活用して必要情報を可視化したり、ブレインストーミング型の会議ではあえて資料を最小限におさえることで議論を活性化したり、会議の種類によって資料の方向性を変えることも有効です。

会議をさらに効率化するための準備とは?


会議のさらなる効率化を目指したい場合、開始前に以下のような準備をしておくと効果的です。

会議のルール・ゴールの設定

まず、会議におけるルールやゴールをあらかじめ決めておくことです。「挙手およびリーダーの許可がない発言は禁止」「水分補給以外の飲食や私語は禁止」といったマナーや、「1人あたり10パターンのアイデアを持ち寄る」「発言時間の目安は1人3分以内」などのルールを設けて参加者に周知しておくと、効率的な会議が行いやすくなります。

また、先ほど紹介した「会議の種類(ブレインストーミング型・連絡型・意思決定型など)」に応じて、会議のゴールを設定することも重要です。「情報共有や意見交換のみを行う場にする」「会議中に採決や意思決定まで行う」などのようにゴールを定めて参加者全員で共有し、会議に臨むと良いでしょう。

役割分担

会議の参加者内で役割分担を決めておくことも必要です。特に、リーダー(中立的な立場で議論を先導し、必要であれば意思決定を行う)と司会者(円滑な進行や意見交換を促し、場をとりまとめる)という2つの役割については、誰が行うか明確にしておきましょう。短時間で行う会議・議題が複数ある会議などにはタイムキーパーを置くのも有効です。

役割分担を決めたらその他の参加者は越権行為を慎み、スムーズで効率的な会議の運営に協力するようにします。

資料の作成・事前共有

会議の種類にもよりますが、会議資料を早めに作成し、参加者へ事前送付しておくと良いケースもあります。前もって資料に目を通しておけば内容の予習ができ、会議の目的やゴールに対する理解も深まりやすいためです。資料作成担当者が会議そのものの準備に注力したい場合、資料の作成は外注に頼るという方法もあります。

会議の効率化をサポートする「ビズアシスタントオンライン」


会議資料の外注先として、資料作成スキルを持ったアシスタントを紹介してもらえるオンラインアシスタントサービスを活用すると良いでしょう。

「ビズアシスタントオンライン」には会議資料やアジェンダの作成経験豊富なアシスタントが多数在籍しており、作成を依頼したい資料の種類に応じてマッチングしてもらうことができます。会議資料だけでなく、議事録や事後配布資料の作成を依頼したり、英語や多言語の資料作成を依頼したりすることも可能です。

契約前・契約中にはオンラインでの面談や打ち合わせが可能なため、希望する人材とのミスマッチを防ぎやすく、業務上でのコミュニケーションも取りやすいという利点があります。また、1カ月あたり50時間から発注できるため、スタッフを1人雇用するより人件費をおさえられる点もメリットです。

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まとめ

会議を効率化するには、成功企業の事例を参考にしたり、会議の開催時間・メンバー・資料・事前準備を見直したりする方法があります。また、参加者が会議の目的やゴールを理解して臨むことや、資料作成を外注に頼ることなども会議の効率化に有効な場合があるため、状況に応じて検討してみてはいかがでしょうか。

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ippo(一歩)
ビジネス系Webメディアにて執筆を担当。カード決済会社など、複数のオウンドメディアでの執筆経験あり。自身が従業員の教育や指導で得た経験を活かした、業務効率化やビジネス知識の解説などのテーマを得意とする。ブログ運営やビジネス心理学講座で1年半以上学んだ知識や経験をもつ。

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