大手人材紹介会社では取り扱えないような、シード/アーリーフェーズのベンチャー企業への転職に特化したキャリア支援サービスを提供する、スローガンアドバイザリー株式会社。「Goodfind」ブランドで、2006年より上位校学生と優良企業の出会いをサポートしてきたスローガン株式会社の連結子会社です。
今回は、同社取締役の白鳥陽太郎さんと、キャリアエージェントの松永和彰さんに、ビズアシスタントオンライン導入の経緯や活用の工夫点を伺いました。
派遣社員に代わる、安定稼動の代替案が必要に
―2019年8月よりビズアシスタントオンラインを活用いただいていますが、導入を決められた背景を教えてください。
白鳥：現在、ビズアシスタントオンラインに依頼している業務はもともと正社員2人のもので、2人の派遣社員にお願いしていました。ですが、ここ最近急激に派遣採用市場が加熱しており、採用の難易度があがり、「採用できない」ということが事業成長のボトルネックになっていました。
依頼していた業務は事業を運営する上で外せない業務でしたので、担当者が不定期に変わることは避けたいという課題もありました。また、正社員であるキャリアエージェントが、求職者様と求人企業様に対して、より付加価値の高い業務に専念できるような環境を整えていきたい思いも強くありました。
お客様への価値提供を高めるためにも、安定的な採用が難しくなっている派遣ではなく何かしらの方策を探っており、そこで出会ったのが「ビズアシスタントオンライン」だったのです。
―導入に際し、他のサービスも検討されましたか？
白鳥：以前、別の業務で他社のオンラインアシスタントサービスを活用した経験はありましたが、そのサービスだとアシスタントに対するディレクション業務を社内で誰かが行う必要がありました。
それでは私たちの求める「業務の切り出し」にならないので、社内の生産性向上につながりません。また、伝えた依頼内容がそのまま行われるだけという課題感もありました。
―任せる業務によっては、柔軟な対応や気づきが求められるということでしょうか。
白鳥：そうですね。求人票の入力を例にすると、依頼内容は該当するテキストデータのコピペであっても、たとえばテキストの一部が「（社内共有用）」と書いてあったら、気づいてその部分を削除すべきかと確認してもらいたいのです。
ビズアシスタントオンラインならば、同じアシスタントの方が継続して担当してくれますので業務への理解度もあがりますし、作業効率の向上や業務範囲の拡張も期待できます。
また、業務の導入期には、ビズアシスタントオンラインの担当者のほうで、当社作成の業務マニュアルを読み合わせからロープレまで行ってくれました。一定の理解を得られた前提でアシスタントの方に業務に入ってもらえたので安心でしたね。
基本マニュアルとタスク管理の共有に加え、日に数分の電話でコミュニケーションを
―ビズアシスタントオンラインで依頼している業務内容を教えてください。
松永：転職サービスに関連した業務で、日程調整や候補者管理ツールへの入力などです。当社のエージェント2人につき1人のオンラインアシスタントについてもらい、それらの業務をお任せしています。
当初は試験的に、まず私1人についてもらう形で月50時間分の業務を依頼しました。それが十二分に要望に応えていただけたので、徐々に依頼を増やし、現在は4人のアシスタントに月70時間ずつお願いしています。
―派遣社員に依頼していたときとの違いはありますか？
松永：常駐する派遣社員は、対面なこともあって大雑把な依頼でも通用していましたが、オンラインのコミュニケーションになることで業務を整理し、標準化ができました。若手のエージェントにはその整理自体が良い経験で、本人の中でも段取りへの意識が芽生え、成長につながったようです。これは想定外の効果ですね。
白鳥：それとは別に、タスク管理ツールを共有しており、担当するエージェントとお互いのタスクを見える化しています。
基本のマニュアルに加え、そのタスクの可視化があるので、それ以外の暗黙知的なもの、たとえばテンプレートの文章をメール送信する依頼に対して「この候補者にはひと言書き添えたほうが分かりやすいのでは」といった提案などは、電話でまとめて話すほうがスムーズです。
悩んで業務がストップしてしまうことのないよう、このように電話による会話で確認していけば、判断軸も明確になっていくと感じています。
―ありがとうございます。最後に、ビズアシスタントオンラインをまだ導入されていない企業様へメッセージをお願いします。
松永：毎日電話していることもあって、それぞれのエージェントとアシスタントのコミュニケーションがスムーズで、かつ和やかです。「じゃあ、今日もがんばりましょう！」などと皆、明るく電話で話していますね（笑）。
社員が注力したい業務に集中するためにも、定常業務は信頼できる方に安定的に長く続けてもらいたいというのが当社の課題でしたが、満足しています。同様の課題をお持ちの企業であれば、ビズアシスタントオンラインはお勧めです。
白鳥：ビズアシスタントオンラインの登録者には、地方に在住の方であったり、家庭の事情で稼働時間が限られていたりと、何かしらの制約はありながらも大変に優秀な方たちがいらっしゃいます。
今回の業務をご依頼しようと検討した際、当初は人材業界の経験が望ましいと思っていました。しかし、現在依頼している方々は基礎的な能力の高さもあり、業界経験がない方であっても細やかに誠実に対応くださっています。
ベンチャー企業のキャリア支援を行う当社の業務においては、CEOやCFOの方々と直接のやり取りすることも多いのですが、秘書業務の経験者の方などはエグゼクティブの方々との対応にも慣れていらっしゃり、安心してお任せができています。
そうしたマッチングもビズアシスタントオンラインの担当者がアドバイスしてくれましたので、適した人材を確実に活用できる手段として、派遣社員採用に比べてもたいへん有効だと実感しました。アシスタントの方々の仕事の丁寧さや、仕事への姿勢も含めて、お願いして良かったと感じています。
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