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公開日: 2019.11.13

展示会出展の流れや準備とは?メリットや出展費用、注意点も解説!

BtoBの商談会やBtoCの展示会などは、その場で商談が成立することもあるので、リード獲得や認知拡大のための効果的な手段のひとつです。ここでは展示会出展の準備や流れ、効果を上げるためのコツや注意点などを紹介します。

展示会に出展する目的とは


展示会に出展する際は、事前に目的を明確にしておくと準備がスムーズに進み、効果を最大化することが可能です。展示会の主な出展目的としては以下の3つがあります。

商談直結型

1つ目は、その場で商談や契約まで進めることを目的とする「商談直結型」出展です。この場合は、契約までスムーズに進めるための事前準備が重要となります。自社ブース内に商談ができるスペースをたくさん用意するほか、目に留まりやすい装飾を施したり、来場プレゼントを用意したりするなど、ブースに立ち寄りやすい仕掛けを用意しましょう。

また、どんな利用者にも対応できる営業の人数を揃えておき、充分な資料を用意するなど、チャンスロスがおきないように対策をすることも重要です。

見込み客獲得型

2つ目は、商談につながるリードの獲得を目的とする「見込み客獲得型」出展です。この場合は、今後の商談につながる優良な見込み客をいかに獲得するかが重要です。入りやすいブースづくりはもちろんのこと、スムーズに、かつ効率的に名刺やアンケート、メールアドレスなどを獲得できるよう、来場者へのアプローチの流れをあらかじめ想定しておきます。

展示会後に再アタックしたとき、少しでもその勝率を上げるためにも、自社商品やサービスの良さをしっかりと伝えることができる専門スタッフをスタンバイしておきましょう。

「見込み客獲得型」出展では、展示会後の営業活動もポイントになります。お礼メールの書き方など、ぜひ以下の記事をチェックして展示会を成功させましょう。
関連記事:展示会での営業活動のコツとは?効果的なメールの書き方も解説

認知度向上型

商談やリードの獲得ではなく、とりあえず自社、および商品・サービスの認知を上げることを目的にするのが「認知度向上型」出展です。自社ブランドを効率的に知ってもらうために、コーポレートカラーや商品ロゴを全面に打ち出したブース造作、とにかく目立たせるためのコンパニオンの活用など、記憶に残る仕掛けを施します。

展示会に出展するメリット


展示会に出展することにはどのようなメリットがあるのでしょうか。代表的な3点を紹介します。

多くの見込み客に会える

展示会によっては期間中に数百万人の来場者を見込めるものもあり、出展者としても一度にたくさんの見込み客とコンタクトすることができます。また、大きな展示会では、自社関連の業界以外の来場者が多いこともあるため、今まで接触できなかった層へのアプローチも期待できます。

直接説明ができる

展示会は、見込み客と「直接会って話ができる」ことも大きなメリットです。直接、自社商品やサービスの良さを説明でき、立ち寄り客の質問にもその場ですぐに回答できるので、効果的な商品アピールや、課題のヒアリングが可能となります。

その一方で、説明希望の立ち寄り客を長時間待たせてしまう、説明が十分にできない、活気がないなどの悪印象を与えてしまうリスクもあります。こうした事態にならないよう事前にしっかりと準備をしておきましょう。

認知や宣伝効果がある

展示会はたくさんの来場者が集まります。そのため、自社の商品やサービスに興味がない、そもそも全く知らないような人でも、ブースや展示会案内のパンフレットなどを通じて自社名や商品名を目にすることになります。いろいろな展示会に出展する、同じ展示会に継続出展する、記憶に残りやすいブースにするなどの工夫を施すことで、認知・宣伝効果を上げることが可能です。

展示会出展の流れ・必要な準備


展示会の出展が決まったら、以下の流れで準備を進めていきましょう。

1年前~6カ月前:予算決定、出展申し込み

展示会出展が決定してから、展示会の1年~6カ月前となる時期は、予算を確定して出展申込みを行います。ブース出展費や造作費、広告宣伝費、運営費、ノベルティや資料作成費などの予算を決めます。出展申込みは早ければ1年前から申込み受付が始まるところもあり、早期申込みの優先配慮などもあるので、できるだけ早めに済ませましょう。

6カ月前:目的、目標の決定など

展示会の半年前には、今回の出展の目的や獲得目標などを決めておきます。過去に出展実績がある場合は、その成果も踏まえながら今回の目標設定を行いましょう。そのほか、ブースのテーマやコンセプトなども決めておきます。

6~3カ月前:予算、ブースの場所決定など

展示会の3カ月前までに、詳細な予算決めやブース内のレイアウト決定、発信するコンテンツなどを選定します。また、ブースの造作業者への発注、運営スタッフの選定、使用するカタログやパンフレットの制作なども進めましょう。宿泊を伴う遠方での開催の場合は、ホテルや交通機関のチケットの手配もこの段階で行っておきます。

2~1カ月前:各種申請、輸送手配など

展示会の1カ月前までには、展示会事務局に対して電気配線や給排水、備品レンタル等の各種申請を済ませておきます。また、1カ月前に案内状を発送できるように手配を進めるほか、大型の展示品や備品を輸送する場合はこれらの手配も行いましょう。

1カ月前~2週間前:案内状送付、プレスリリース

展示会のちょうど1カ月前になったら、招待者には案内状を送付していきます。さらに、当日は多くのメディアに取材してもらうためにも、2週間前になったらプレスリリースを配信します。そして、1週間前にはスタッフの役割分担や運営のシミュレーションを行い、当日に備えましょう。

展示会出展にかかる費用


続いて、展示会出展にかかる一般的な費用について説明します。

出展料

展示会に出展するための場所代は「出展料」で、使用する広さによって金額が変わります。一般的に、ブースは1小間単位での契約です。1小間は、3メートル四方や2.7メートル四方など、その展示会によって大きさが変動します。出展料は展示会の規模によって異なりますが、おおむね30万円前後が相場です。

ブース装飾費用

ブースの装飾にかかる費用としては、ブースの設計・デザイン費、ブース施工費、電気工事代、各種レンタル品、搬入・搬出費用、造作物制作費、ゴミ・廃棄品処分費用などが含まれます。ブースをどのように装飾するかによっても料金は変動します。多くの出展企業は、どの展示会でも持ち回りで利用できるようパッケージ化していることが多く、コスト削減にも努めています。

告知費用

ブース出展を広く知らせる案内状の作成や送付、自社サイトでの告知ページ作成などにかかる費用も予算に組み込まなくてはなりません。こうした告知物の制作や当日配布する印刷物の制作は、内製化が難しければクラウドワークスなどを活用しましょう。

運営費用

会期中にかかる経費は運営費として予算化します。運営マニュアルの作成をはじめ、アルバイトなどの人件費、会場までの宿泊費や交通費、昼食代などがこれに含まれます。会期中は予期せぬアクシデントが起こりやすいため、運営費には「予備費」を設けておくことがおすすめです。

展示会を成功させるコツと注意点


最後に、展示会出展を成功させる秘訣と注意点を紹介します。

展示会の出展がゴールではない

展示会に出展することはゴールではなく、その場で獲得した顧客や見込み客、潜在層に対して営業活動を行うための「スタート」ということを忘れてはなりません。展示会場で得た情報をもとに、適切で効率的なフォローアップが必要となります。そのためにも、展示会場では来場者の属性、自社商品に対する関心の度合いやニーズなど、できるだけ詳細なデータを獲得することが重要です。

来場者の目的を知ることが大切

展示会出展の前に、来場が想定される来場者層の目的を知ると、展示会会場で効率的な営業活動を行いやすくなります。来場者の目的は情報収集なのか、商品購入なのか、リード獲得なのか、ビジネスパートナー探しなのか。このようなおおまかな目的がはっきりしていると、その目的別のアプローチがしやすくなります。

目的を探るには、主催者に依頼して過去のアンケートなどを開示してもらい傾向を知ったり、自社ブースの来訪者にアンケートをとったりするのも良いでしょう。なお、アンケートの作成で注意すべきポイントをこちらの記事でまとめていますので、アンケート作成ではぜひ参考にしてください。
関連記事:展示会のアンケートはどんな質問や項目が有効?ポイントやコツを紹介

予算に見合う業者選択、準備をする

限られた予算の中でより次の営業につながる成果を得るためには、高級感のあるお洒落なブースで接客することが必ずしも自社にとって正しいとはいえません。

自社の予算に合うブースの雰囲気を事前に調べておき、目的を達成する機能や造作を手がけることができるブース施工業者、自社のニーズに合った接客ができるスタッフを選ぶようにしましょう。最近では展示会専門のブース制作や運営などを請け負うプロの業者も多いです。豊富なノウハウと実績を有するので、このような専門業者を選ぶのもおすすめです。

まとめ

展示会出展は、それを行うことがゴールなのではなく、そこが顧客獲得へのスタート地点であることを覚えておきましょう。展示会以降の営業活動をより効率よく進めるためにも、たくさんの見込み客のデータやニーズをつかむことが重要です。展示会出展を予定している企業は、ここで紹介している成功のコツなどをぜひ参考にして準備をしてみてください。

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coolpolaris
広告代理店でマーケティングやストラティジックプランナー、ライター等を長年担当。専門は統合マーケティングコミュニケーションで、リサーチ実施・分析及びWEBも含めたトータルコミュニケーションプランやの構築やブランディングを得意とする。WEBマーケティング経験も多数。

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