皆さんはルーティンワークという言葉をご存じですか？実際に取り組んでいる方も多いかもしれません。本記事は、ルーティンワークの特徴と、メリット・デメリットなどを徹底解説しています。また、業務改善に悩んでいる方に向けて、効率の良いルーティンワークへの取り組み方も紹介します。
目次
ルーティンワークとは？
ルーティンワークの基本的な意味や、ルーティンワークに分類される具体的な業務を紹介していきます。
ルーティンワークの意味
「ルーティン」という言葉を聞いたことがあるでしょうか？ルーティンとは、決まっている手順、習慣、お決まりの所作などを指す言葉です。ビジネスにおいてはルーティンワークという言葉がよく使われます。これは、毎日の決まりきった仕事、定型的な作業、日課などのような意味合いを持っています。
また、毎日同じ時間・同じ電車・同じ会社に向かう場合、このような状態も広い意味での「ルーティンワーク」に含めることができます。ただし、上で紹介したような「毎日の定型的な業務」という意味で使用されるほうが一般的です。
ルーティンワークに分類される業務
ルーティンワークに分類される業務のほとんどは、定型化されている業務やマニュアル化されている業務です。誰でも行うことができ、同一の品質を保てることがポイント。手順が決まっているため、時間配分などの管理もしやすいです。たとえば以下のような業務が挙げられます。
・受付業務
・既存顧客への営業
・事務作業（入力作業や書類作成など）
・給与計算業務
・工場のライン作業
・清掃業務
・家事代行業務
この中でも、受付業務は特にわかりやすい例かもしれません。受付業務には特別なスキルが必要なく、マニュアルに沿って対応していきます。個別対応が必要な場合もありますが、基本的にはどの受付でも同じ対応が可能です。
こちらの記事では、ルーティンワークを管理する方法を紹介しています。あわせてご覧ください。
関連記事：ビジネスでルーティンワークを管理する方法は？アプリやツールも紹介
ルーティンワークのメリットは？
ルーティンワークにはどのようなメリットがあるのでしょうか。代表的な2つを紹介します。
業務を効率化できる
ルーティンワークは基本的に仕事の手順や段取りが決まっているので、業務を効率化していくことができます。次にやるべき仕事を考える必要がないため、無駄な思考や無駄な時間を排除することが可能です。また、業務が定型化していることで、作業時間や作業量の予測が立てやすいのもメリットです。スケジュール管理を徹底できるので、よりいっそう業務の効率化を図ることができます。
集中力が上がる
ルーティンワークは定型化している作業なので、余計なことを考える必要がありません。マニュアルなどに従い、決められた手順を実行するだけなので、作業に集中して取り組むことができます。自分の仕事を探して取り組み方を一から考えるのは、非常に労力が必要です。一方、ルーティンワークの場合は自分がやるべき仕事、内容があらかじめ決まっています。そのため、あれこれと試行錯誤する必要がなく、集中力をアップさせることができます。
ルーティンワークのデメリットは？
ルーティンワークにはメリットの反面、デメリットがあることも確認しておきましょう。
自分にしかできない仕事ではない
ルーティンワークは、定型化されている業務・マニュアル化されている業務という性質上、誰でもできる業務であるとも言えます。組織側から見ればこれは大きなメリットですが、労働者側から見ればこの点はデメリットに感じられるかもしれません。
誰でもできる業務だと、必ずしも自分である必要がない、というマイナスイメージを抱きかねません。マニュアルさえあれば誰でも同じ業務ができるため、労働者に「自分でなければできない仕事」という意識が生まれにくいのはデメリットです。
業務へのやりがいが感じられない
ルーティンワークは決まった業務の繰り返しです。単純な作業を繰り返していると、飽きてしまう可能性があります。簡単な仕事であればあるほど、やりがいを感じられずモチベーションが下がることもあるでしょう。この解決策としては、作業内容、場所、難易度を変更することです。会社全体の効率性を重視するあまりに従業員の満足度が下がってしまっては、元も子もありません。やりがいを感じてもらえるよう、1人ひとりの意思を尊重することも大切です。
ルーティンワークを上手にこなすコツ
日々の業務におけるルーティンワークの割合が高い人は、目の前の仕事を淡々とこなしていくだけになりがちです。では、ルーティンワークと上手に付き合うコツはあるのでしょうか。
仕事の目的を明らかにする
どんな仕事にも必ず目的が存在します。このルーティンワークを行うことでどのような目標を達成できるのか、いま一度確認してみてください。ルーティンワークを行うこと自体が目的化していると、味気のない単純作業の繰り返しになってしまいます。何のために業務を行うのか、自分の作業はどのように役立つのかを意識することで、ルーティンワークにも取り組みやすくなるでしょう。
改善する方法はないか考える
完璧なルーティンワークなど存在しません。そのため、常日頃から改善する方法はないかと考えることが大切です。より効率的なルーティンワークを模索することで、飽きることなく業務に取り組むことができます。たとえば、時間や人数を変えてみたり、手順を変えてみたりするのも良いでしょう。さまざまな角度からアプローチすることで、作業のムダ・ムラを極力排除することができます。
ルーティンワークを見直すことの重要性や見直す方法はこちらの記事で紹介しています。
関連記事：事務作業の効率化を図るには？ルーティンワークを見直す方法を解説！
ノンコア業務であれば外注する
組織のパフォーマンスを最大化するには、従業員1人ひとりをコア業務に集中させる必要があります。ノンコア業務に時間を割くのは効率的ではありません。もしルーティンワークの多くがノンコア業務に該当するのであれば、まとめて外注化してしまうのもひとつの手です。
なお、外注化を検討するにあたり、コア業務部分とノンコア業務部分はしっかりと分けることがポイントです。今後ますます労働人口は減っていくことが予想され、社員一人ひとりの生産性を上げていくことが重要になってきます。そのためには、直接売上を生み出さないようなノンコア業務は外注化し、業務効率化を図っていきましょう。
ノンコア業務の外注化ならば、おすすめしたいサービスはクラウドソーシングです。利用企業のリアルな声はこちらの資料でごらんください。
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ルーティンワークは「クラウドワークス」へ簡単発注！
ルーティンワークを外注する際は、事務領域のさまざまな仕事を依頼できるクラウドソーシングサービス（※）を利用する方法がおすすめです。なかでも業界最大手の「クラウドワークス」は登録者数480万人を超えており、経理や会計、一般事務、秘書業務などのさまざまなスキル・実績を持つ人材が多数登録しています。
オンライン上で業務を委託するため、社員を雇用する場合にかかる費用（福利厚生費・賞与・交通費・その他備品代など）はかからず、外注コストを抑えることが可能です。また、月末の繫忙期のみスポットで依頼したり、ルーティンワークを月単位で中長期的に任せたりなど、自社の要望に合わせて必要な業務を必要なタイミングで依頼できます。
【クラウドワークスの発注事例】
・事務代行（データ入力や書類整理、電話対応など）：時給1,000円前後
・経理代行（記帳や仕訳、月次決算、振込業務など）：時給1,000～1,500円
・秘書代行（スケジュール管理やテレアポ、資料作成など）：月額5～20万円
（※）クラウドソーシングサービスとは、仕事を外注したい人・受注したい人をインターネット上でマッチングするサービスのこと
まとめ
ルーティンワークの特徴をはじめ、メリット・デメリットについて解説しました。性質上、だれでもできる仕事であることは企業側からみればメリットですが、労働者側のモチベーションの維持などに課題が残ります。ルーティンワークの仕方を改善したり、社員にしかできない業務に集中するために外注を活用したりして、業務効率化を行っていきましょう。ぜひこちらの資料もご活用ください。
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