ここ数年で社会生活や企業活動におけるペーパーレス化は急速に進み始めています。それに加え、電子帳簿保存法の改正、感染症の流行における働き方改革などによって、この流れはさらに加速していくことが予想されます。そこで注目されているのが「ビジネスカードによる経費精算」です。
一般的な経費精算の課題として挙がるのは、経費の申請・承認・精算という一連のワークフローが煩雑であることです。それによって多くの経理処理が発生し、特に月末にはかなりの量になることもあります。昨今では感染症の流行などで出社制限がかかりやすいこともあり、各企業においては早急に経費精算処理業務を効率化する必要性が高まっています。
そのような状況のなか、ビジネスカードで経費精算を行う企業が増加しています。ビジネスカードを利用することで経費処理が効率化されるという声はあるものの、具体的にはどのような点が大幅に改善されるのでしょうか。
今回は、ビジネスカードで経費精算を行うメリット、注意点、クラウド型精算システムとの自動連携による経費精算などを紹介していきます。
ビジネスカードで経費精算するメリット
ビジネスカードで経費精算を行うと、どのような点が改善され、どのようなメリットを受けられるのでしょうか。ビジネスカードで経費精算を行うメリットとして主に挙げられるのは、以下の5点です。
- 手数料の節約によるコスト削減
- 経費の仮払い・立替金・小口現金が不要になる
- 経費の計上漏れ・請求漏れ、不正な経費精算の防止
- キャッシュフローを把握しやすい
- 事業に関する支払いをまとめることができる
会社の買掛金などといった支払いをビジネスカードによって一本化することで、これまでに発生していた支払先への振込手数料を節約でき、コスト削減効果が期待できます。
ビジネスカードを利用すると経費の仮払いや立替金などが発生しなくなるため、これらの精算や小口現金も不要になります。それに伴って小口現金の出納業務や残高チェックなども不要となり、経理業務の効率化が期待できます。また、ビジネスカードを所持しておけば場合によってはキャッシュレスでも過ごせる可能性があり、国内・海外などの出張で多額の現金を持ち歩く、営業車のガソリン代や高速料金代などを立て替えるといったことが減るのもメリットです。
ビジネスカードの利用明細があれば、経費利用の日時・利用金額を一覧で確認することができるため、経費の使用状況の把握はもちろん、経費の計上漏れ・請求漏れも防止しやすくなります。仮に経費精算システムとの連携をしている場合は、自動入力機能によってミスを減らせるため、手間や時間のムダを削減できます。さらに、経費の可視化は水増し請求などといった不正な経費精算の防止にも役立ちます。
ビジネスカードの利用によって月々の支払いを一本化できるため、引落し日までのキャッシュフローの状況を把握しやすくなることもメリットです。
個人事業主やフリーランスの方は、ビジネスカードの利用により、事業に関する支払いをまとめることができます。支出における公私の区別を明確にでき、確定申告や日々の経理の効率化に役立ちます。
ビジネスカードで経費精算する際の注意点
一方、ビジネスカードで経費精算を行う際の注意点には、以下のようなものがあります。
- 精算までのタイムラグが発生する
- 手軽に経費処理しやすくなるため経費の無駄遣いを招く可能性
- キャッシング機能は付帯していない
- 個人的な利用と区別する必要性
ビジネスカードはクレジットカードであるため、実際に経費を使った日と、経費精算を行う日（引落しが発生する日）にはタイムラグがあります。残高不足の事態を招き、会社の信用情報に傷を付けてしまうことがないよう、キャッシュフローの管理は日頃から正しく行うことが求められます。
会計処理において、ビジネスカードによる経費が発生した時点での「未払金勘定」については、後日ビジネスカードの支払明細との照合確認作業の手間を省くためにも、ビジネスカード以外の取引における未払い金とは区別しておくことが重要です。
ビジネスカードを発行・所持することによって小口現金を設ける必要がなくなると、実際に資金を決済する流れが見えにくくなり、経費を使いすぎてしまう可能性があります。たとえば、ECサイトから会社の備品などを購入する場合、つい安いからと多めに注文してしまうことがあります。このようなケースを含め、ビジネスカードの利用に関する社内ルールは整備しておくことが必要です。
個人のクレジットカードとは異なり、ビジネスカードはクレジットカード会社による貸し倒れのリスクがあるため、原則としてキャッシング機能は付帯されていません。法人が資金の借入れをする際には、ビジネスローンやカードローンを利用することが一般的です。
個人事業主がビジネスカードを利用する場合、事業経費と個人の支出を公私混同しないように注意をする必要があります。公私の収支の管理を徹底する場合には、口座やカード名義を事業に使用する屋号などの名義で作成するなど工夫することをおすすめします。
クラウド型精算システムとの自動連携で経費精算の手間を解消
ビジネスカードの利用においては、クラウド型精算システムと自動連携をすることができるため、経費精算の手間を大幅に解消することが可能です。
クラウド型精算システムとは、通常の経費精算時に発生する申請・承認・精算の一連業務の負担を軽減できるクラウドサービスを導入した会計システムをさします。このようなクラウドサービスを利用することで経理業務の効率化を図れるだけでなく、いつでも・どこでもワークフローをワンストップで処理できるようになります。
また、クラウド型精算システムは日付・利用金額・取引先などの利用明細を自動で取得し、AIによるデータをもとに勘定科目などを推測して自動入力してくれるため、会計の専門知識がなくても経理業務をスムーズに進められます。電子帳簿保存法に対応している会計システムであれば、会社全体のペーパーレス化を促進できる可能性もあります。
個人事業主やフリーランスの方は、クラウド型精算システムと自動連携しているビジネスカードを利用することにより、公私の収支を区別して事業に関する支払いをまとめることができ、確定申告や日々の経理業務を効率化することができます。
数あるビジネスカードの中でも、アメリカン・エキスプレス・ビジネス・ゴールド・カードの会員になる場合、ビジネスカードの利用情報を中小企業・個人事業主向けクラウド会計ソフトの「freee」へ自動的に取り込むことができます。クラウド会計ソフトのfreeeにはクラウド型ならではの以下4つの特徴があります。
- スマートフォンから領収書の写真を撮るだけで入力を自動化できる
- インターネットにアクセス可能な場所ならばいつでも・どこでも承認が可能
- 精算額の反映・振込から管理・分析まで簡単にでき、管理を効率化できる
- 電子帳簿保存法に対応している
これらの特徴から、これまでの経費精算業務を効率化しやすいこと、経理担当者だけでなく従業員1人ひとりの業務負担を軽減することも可能であることがわかります。また、freeeはデータ連携を安全に行えるAPIを採用しているためセキュリティ面で安心であること、アメリカン・エキスプレス・ビジネス・ゴールド・カードの会員限定特典としてfreeeの無料利用期間があることも特徴です。経費精算のワークフローと会計機能を一元化して業務間のムダを削減することで、全社において最適な業務フローを実現できるといえます。
まとめ
ビジネスカードを利用して経費精算を行うメリットと注意点、クラウド型精算システムとの自動連携で経費精算の手間を解消できる点などをご紹介しました。経費処理はビジネスカードを活用することで大幅に効率化することが可能です。
さまざまな種類のビジネスカードがあるなかでも、アメリカン・エキスプレス・ビジネス・ゴールド・カードは記事で紹介した「クラウド会計ソフトとの自動連携」だけでなく、「シェアオフィスの利用」「名刺管理アプリの利用」などといった付帯サービスを利用できるのもポイントです。あらゆるビジネスシーンの効率化につなげられるため、ぜひアメリカン・エキスプレス・ビジネス・ゴールド・カードの利用を検討してみてください。
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