[概要] 社内では、業務依頼の方法が統一されておらず、メール・チャット・グループウェア・ワークフローシステムなど複数のツールで依頼が行われていた。 また、業務リストやマニュアルが整備されておらず、業務の属人化が進んでいた。 そこで、Power Automate、Planner、SharePointを活用し、業務の標準化・自動化を実施。 依頼が発生すると、適切なタスクが自動作成され、業務手順・必要情報・マニュアルが一元管理される仕組みを構築した。 ----- [課題] ・業務依頼の方法がバラバラ（メール・チャット・グループウェアなど） ・マニュアルや業務リストが不十分で属人化が発生 ・依頼を受けた担当者が、手動でタスクを整理し対応していた ----- [対応策] ・SharePoint上にマニュアル・業務フローを整備 ・Power Automateで依頼を自動処理し、Plannerへタスクを作成 ・タスクには業務名・必要な情報・マニュアル・チェックリストを自動添付 ・グループウェアの依頼もTampermonkeyとPower Automateを連携し、自動でタスク化 ----- [業務フロー] ① メールで依頼が届いた場合 　・依頼メールをPower Automateが解析 → Plannerへタスク作成 　・業務名、依頼内容、締切、ツールリンク、マニュアルURL、チェックリストを自動添付 　・経験者はチェックリストを確認しながら対応、不慣れな人はマニュアルを見ながら業務を進められる ② グループウェアで依頼が届いた場合 　・TampermonkeyとPower Automateを組み合わせ、グループウェア上でタスクを作成 　・グループウェア上に「業務種別・締切日」を入力するフォームを追加 　・「登録」ボタン押下でPower Automateがhttpリクエストを受信し、Plannerに自動登録 　・登録されたタスクには、メールの場合と同じ情報が自動的に付与される ----- [成果] ・業務依頼の方法が統一され、管理負担を軽減 ・依頼時点で必要情報が揃ったタスクが自動作成され、業務効率が向上 ・属人化が解消され、誰でも業務を進められる環境を構築

期間:

2024-10-01〜2024-12-01

役職・役割:

一般社員

使用言語・ツール:

・Power Automate ・Microsoft Planner ・Tampermonkey

チーム人数:

1人