記事録をとって関係者に送るという作業は誰もが経験したことがあることかもしれません。その際、議事録の書き方のノウハウがなかったために意外と時間がかかってしまったというケースがみられます。そこで、議事録の事前準備や書き方のコツを紹介します。
目次
議事録とは？
多くの方が経験したことのある議事録作成ですが、そもそも議事録を残すことにどのような意味があって、何を意識して書けばよいのでしょうか。ここでは議事録を取る意味や、書く時のポイント、渡られた側からの評価ポイントなどを解説します。
議事録を取る意味
会議やミーティングで行われた「討議の内容」、「決定事項」、「次の会議までのTo do」、「フォローアップ」などの事項を会議出席者だけでなく、周囲の 伝えるべき人達にわかりやすく簡潔に伝えるための文書です。
発言録ではなく、あくまで正しい情報共有、認識を共通化するためのツールであるため討議内容をまとめる力や要約する力が求められます。
議事録を書く時に大切なこと
決定事項を間違いなく記載することが重要です。例えばプロジェクトの進捗会議が行われたとしたら、「誰が、何を、いつまでにやる」といった内容を具体的に、かつシンプルに記載することが重要となります。
決定事項に加え、討議内容（会議の目的とリンクします）、フォローアップ項目などが記載する重要な項目と言えます。間違ってはいけない数字や日にちなどは、会議出席者の他の誰かのメモと照らし合わせダブルチェックすると良いでしょう。
上司からみた評価ポイント
「正確性」と「わかりやすさ」が重要だと言えます。議事録が正しく書けているかというポイントは、小さいようで重要な評価ポイントとなります。なぜなら、会議の目的を理解して、主体的に臨み、内容を正しく理解しているかという点は議事録を見れば一目瞭然だからです。
あまりに的外れな議事録を提出してしまうと「会議中何を聞いていたのだ」と思われてしまいますね。
議事録を取る前の準備とは？
慣れていないうちは、初めて聞いた言葉に戸惑って決定事項を聞き逃したり、発言が誰のものか分からなくなったり、重要な数字を聞き間違ったり、ということが起こりがちです。議事録を取ることに慣れていない、会議の内容理解に100％自信がないという場合は、事前準備をしっかり行いましょう。
事前にミーティングの目的を知る
何かを決める決定会議、進捗を確認する報告会議など、どのような会議にも目的は存在します。目的を知ることで、どのような議論が行われるのかを事前にイメージすることが可能です。合わせて、参加者や過去の議事録にも目を通しておきます。最終的な決定者は誰なのかということがわかっておけば、キーマンの発言を聞き逃すことはなくなるでしょう。
構成は事前にテンプレ化する
事前に議事録の構成をテンプレート化しておきましょう。「会議名／日時／場所」、「出席者」、「決定事項」、「フォローアップ項目（誰が、何を、いつまでにを明確に）」、「その他の補足」、「次回会議のスケジュール」が基本的なテンプレートです。
月次の会議などであれば、前回のフォローアップ事項を付け足してもよいでしょう。議事録はシンプルであればあるほど良いとされています。箇条書きなどを用いて、パッと見てすぐ内容ができるようなフォーマットも用意しておきましょう。
議事録を取る時のコツは？
良い議事録の理想形は、「会議に参加しなかった人」にも理解してもらえることです。忙しい上位者や参加できなかったクライアントの方が見ても、わかりやすい議事録を作ることが重要です。ではどのような点を意識すれば分かりやすい議事録が残せるのでしょうか？いくつかコツをお伝えします。
5W1Hを使って書く
5W1Hを意識して書くことによりわかりやすい議事録に近づけることができます。5W1Hに基づき「いつ」、「どこで」、「誰が」、「なぜ」、「どのように」、「どうやって」を意識して書くだけで、無駄な部分がそぎ落とされ、簡潔な文章を書くことができるでしょう。無駄な修飾語や接続後は減らし、キーワードを5W1Hに沿って文章化していくということが一つ目のコツです。
一日以内に提出する
提出納期は議事録作成の重要なポイントの一つ。鉄則は24時間以内です。多くの人は1日にいくつもの会議をこなしています。討議した内容の記憶が新しいうちに、議事録で再度インプットすることによって、フォローアップ事項が忘れずに実行される可能性が高まるでしょう。
作成する側も時間が経てば経つ程、内容をわすれやすくなってしまいます。会議直後に30分程度、議事録をまとめる時間をあらかじめ取っておくとよいでしょう。
「決まったこと」が最も大切
記載する項目の中では「決まったこと」が最も重要です。決定事項に関しては決まった内容を正しく書き残すようにしましょう。特に数字や納期などです。例えば「販売数量は○個、○月○日納品で生産部門と合意」、「○社へ案件依頼することで合意、○○より○日以降に連絡する」など、具体的かつ明確に記載しましょう。
議事録をもっと楽に取るには？
議事録作成は、慣れていないうちは意外と時間がかかります。たとえ30分や1時間でも、できれば短縮して、コア業務に集中したいものです。ここではもっと簡単に議事録を取る具体的な方法を紹介します。
ツールを活用する
資料を開きながら会議中ノートにメモをするというスタイルもいいですが、最終的にはタイピングして文書にまとめる必要があるので、最初からPCにメモすることにトライしましょう。その際のツールとして議事録作成用クラウドサービスのSIGNや、あらゆる形式のデータ管理に優れ、共有も簡単なEevrnoteなども活用してみましょう。
議事録を取ることをアウトソーシングする
時間が取れない場合は議事録のアウトソーシングも検討しましょう。議事録を代行してくれる会社を見つけて継続的に依頼することや、クラウドワークス内でも議事録代行の仕事依頼ができます。過去の議事録のフォーマットを渡して、それに近い形で仕上げてもらうことも可能です。
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まとめ
今回は議事録の取り方やコツ、楽にする方法などを紹介しました。新入社員の仕事や雑用として扱われがちな議事録ですが、会議の一部として非常に重要であるということがお分かり頂けたと思います。今回紹介したポイントをおさえて、省力化、短時間化できるように議事録の取り方を見直してみてはいかがでしょうか。
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