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エピソード
01

生産性向上のために業務効率化をするべき理由と考え方

 

働き方改革で高まる業務効率化の重要性

 

2019年4月から働き方改革が順次施行され、今後、日本における働き方には大きな変化がもらたされます。働き方改革が叫ばれる要因となったのは、一億総活躍社会の実現。そしてその背景には、少子高齢化による生産年齢人口の減少や、労働の傍らで育児・介護なども両立する必要があるといった、労働者の生活スタイルの多様化があります。企業側は、このような労働者の一人ひとりの事情をくみ取りながら、時短勤務やリモートワークなどの働き方を柔軟に採り入れていくことが必要です。

働き方改革による日本政府の取り組みは「適正な労働時間の是正」「正規と非正規の待遇格差の解消」「働き方の多様化の実現」の3本柱ですが、ここで重要なカギを握るのが「業務効率化」です。今後ますます労働人口が減っていく中においては、労働生産性を向上するための業務効率化が欠かせません。労働者が働く場所と労働時間をより自由にしていくことこそが、より良い業務効率化へと繋がるのです。

 

業務効率化の具体的方法や大切な考え方

 

具体的にどのようにして業務効率化をしていけば良いのでしょうか。もっとも取り組みやすい方法としては、ムダを削減することです。どのような会社にも存在する継続的な業務として定常業務がありますが、まずはこの定常業務の現状を把握するため、定常と非定常で分類。定常業務が占めている割合を把握することで、自社にとって付加価値を生む業務だけでなく、付加価値を生むものの効率化すべき業務、そして、廃止や縮小すべき業務も明確になるでしょう。

このように、定常業務かどうかという軸は業務を判断するひとつの指標ですが、もうひとつの大切な軸は、業務をコアとノンコアに分けること。特に、上述した「付加価値を生むものの効率化すべき業務」に区分される業務はムダ・ムリ・ムラが多く潜んでいるため、企業の利益や売上を直接生み出すコア業務に分類されるのか、企業活動において直接利益に繋がらないノンコア業務に分類されるのかの軸で仕分けすることも重要です。そしてノンコアに分類された業務は、原因を排除したり、業務プロセスを見直したり、外注化を検討することで業務効率化を目指します。

また、労働生産性のために業務効率化をすることは、コスト削減にもつながります。不必要な業務や会議がなくなることはもちろんですが、ノンコア業務をアウトソーシングして変動費化できたり、紙媒体による業務をペーパーレス化することで作業の工数を減らしたりすることが可能です。特に、ノンコア業務のアウトソーシング化は、ノンコア業務に費やすリソースの削減につながるだけでなく、そもそもリソースさえ不足しているようなケースにおいても、得られるメリットは大きいでしょう。

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エピソード
02

業務効率化をする上での手法やアイデア

 

BPOやBPRによる業務効率化

 

ノンコア業務に分類されるものは、アウトソーシングすると得られるメリットが大きいことを前章で紹介しましたが、業務効率化において注目されているアウトソーシングのひとつは「BPO」です。BPOとは、一次的に業務を委託するのではなく、部門や業務プロセスをまるごと委託してしまう手法です。外部に委託しても問題が起こりにくい業務や売上・利益に直接関係がないような業務はBPOの対象になりやすく、定型化していたり高度な判断が不要だとより向いているでしょう。

BPOの活用は、業務効率化やコスト削減、コア業務へのリソース確保につながるだけではありません。すでにノウハウや経験が蓄積されているBPOの事業者を活用することで、自社が取り組むよりも業務の質が向上したり、コストをかけずにセキュリティ強化ができたりするメリットもあります。

なお、BPOと似た言葉にBPRがあります。BPRとは、業務プロセスを根底から見直して再構築する取り組みです。BPRは単なる業務改善ではなく、「顧客に利益をもたらすか」という観点で業務プロセスにメスを入れていきます。つまり、BPRは企業内部で業務の「改革」を行なう手法となり、逆に企業外部に対して業務プロセスを委託する手法はBPOとなります。

 

RPAやAIによる業務効率化

 

業務効率化の手法においては、RPAやAIの紹介も欠かせません。RPAとは、企業の定型業務をロボットが24時間代行し、一定のルールに従った反復作業を正確に行なうものです。一方、AIとは、ビッグデータをもとに、ニーズに合う最適な提案をコンピューター自らが判断する仕組み。つまり、反復作業をミスなく行うRPAとは異なり、AIは人間の脳のような「学習」ができ、課題に対しての臨機応変な対応や判断ができる違いがあります。

AIは人間の脳、RPAは人間の手のようなツールとなるため、AIは通常、RPAのような「手」の役割をしてくれるツールと一緒になって活用されます。企業の業務効率化には、「AI+RPA」という使い方によって、上述のような24時間稼働をはじめ、人為的ミスの防止、非定型業務ができるようになるなどのメリットをもたらします。

最後に、業務効率化のアイデアに関する補足として、BPOとRPAは性質がまったく異なるため、業務内容によって使い分けることがコツです。また、アウトソーシングの選択肢のひとつにはクラウドソーシングもあります。クラウドソーシングでの定型業務の外注化は、初期費用がかからないなどのコストダウンも実現できるため、このような方法も視野に入れていくと良いでしょう。

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エピソード
03

職種別の業務効率化に関するノウハウや事例

 

職種別による業務効率化のノウハウ

 

具体的な職種や業務内容にフォーカスして、業務効率化のノウハウを考えていきましょう。まずは経理や総務ですが、どちらも日本の企業においては必ず存在する業務と言っても過言ではありません。経理は事業のコア部分に関与するわけではなく、数字による正しい処理が日々必要とされる業務のため、アウトソーシングによる業務効率化が可能です。そして、幅広く業務があり外注のイメージが湧きにくい総務においても、実は一部の業務をアウトソーシングできます。

また、広報業務には企業のブランドイメージにおいて重要な役割を担う社外広報だけでなく、会社の方向性を社内に向けて共有する社内広報、株主などに発信するIR広報などがありますが、ここでも一部をアウトソーシングできます。ポイントとなるのは、すべての業務を羅列した上でコア業務・ノンコア業務に分けること。よりコア業務に集中して業務効率化を図るためには、ノンコア業務には何が該当するのか把握することが第一歩です。

なお、これらの業務のアウトソーシングには、一部のノンコア業務のみをクラウドソーシングで個人に依頼する方法があります。クラウドソーシングには「その道のプロ」である経験者が多数登録されており、融通が利きやすいことがあります。期間限定での依頼や単発依頼もできるため、多忙な時期・多忙ではない時期のムラが出やすいような業務こそクラウドソーシングはぴったりでしょう。

 

具体的な業務における業務効率化のノウハウ

 

より具体的な業務に的を絞り、たとえば営業リストや営業資料、議事録、ホワイトペーパー、動画の字幕などの作成を考えてみましょう。営業リストや営業資料、議事録は、オンラインツールやテンプレートを活用する方法があります。ホワイトペーパーは、品質面や業務効率化のため最初から外部に依頼する企業も少なくありません。また、コンテンツのアクセシビリティ向上や動画マーケティングで重要となる、動画の字幕作成に関してもアプリやソフトの活用で内製ができます。

ただし、もし自社に作成ノウハウやパソコンの知識、リソースが不足していたらどうでしょうか。このような場合、クラウドソーシングでの依頼も視野に入れてみましょう。専門のスキルや経験を持つ個人に依頼する方法であると上述しましたが、なにも最初から最後までの一連の業務をすべて依頼する必要はありません。スポットの依頼や柔軟性の高い依頼ができることも、クラウドソーシングを通して業務効率化を図る上では覚えておきたいポイントです。

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