スケジュール管理アプリとは、スケジュールやタスクの管理・通知・共有などに使えるアプリで、機能や特徴は製品ごとに異なります。ここでは、ビジネスに役立つ有料・無料のスケジュール管理アプリにくわえ、エクセルでのスケジュール管理方法、タスク管理を効率よく行うためのコツなどを紹介します。
目次
【無料】おすすめスケジュール管理アプリ・ツール
はじめに、無料で利用できるスケジュール管理アプリ・ツールをご紹介します。
Time Tree
「TimeTree」は、部署・プロジェクト・友人などのグループごとにカレンダーを作成し、メンバー間で共有できるアプリです。スケジュールのほか、タスクリストやメモなどをシェアすることもできます。
グループメンバーとはチャットでやり取りできるため、コミュニケーションツールとして活用することも可能です。他のアプリには搭載されていることが多い「日記機能」はないものの、完全無料で利用できる点も特徴です。
ジョルテ
「ジョルテ」は、システム手帳のような機能性と、デジタルならではの利便性をあわせ持つアプリです。スケジュールやToDoリスト、日記機能などが搭載されており、公式カレンダー（無料）を連携すれば天気予報やニュースなどを確認することもできます。
無料機能のみでも基本的な予定管理はできますが、一部の有料機能を利用すればさらに詳細なカスタマイズが可能となります。
Lifebear
「Lifebear」は、スケジュールやToDoリスト、日記、ノートなどを一括で管理できるクラウド型の電子手帳サービスです。
スタンプやラベル、色の変更などによってカレンダーやToDoリストを分類できるため、予定を目的別に見分けやすいというメリットがあります。アイコンや着せ替えなどは一部有料ですが、ビジネスとプライベートのスケジュールをまとめて管理したい人に適したサービスといえます。
【有料】ビジネス向けスケジュール管理アプリ・ツール
続いて、ビジネス向けかつ有料のスケジュール管理アプリ・ツールを紹介します。
チームオン
「チームオン」は、スケジュールやタスクのほか、プロジェクト管理にも使えるグループウェアです。
個人・メンバーのタスクは時間軸上で共有され、進行中・期限切れなどのステータスを一覧で把握できます。グループチャットやインフォボード（掲示板）、ビデオ会議、ファイル共有などにも対応しており、リモートワークの支援ツールとして使うこともできます。
料金プランは、3ユーザーまでが利用できる無料体験のほか、以下の3つのプランがあります。
・ビジネス5：月額980円、年額9,800円（いずれも税込・5ユーザーでの料金）
・ビジネス5：月額980円、年額9,800円（いずれも税込・5ユーザーでの料金）
・ビジネス20：月額3,000円、年額30,000円（いずれも税込・20ユーザーでの料金）
TeamHack
「TeamHack」は、チーム向けに開発されたタスク管理ツールです。
複数の案件を【プロジェクト→タスク→チャット】というツリー型構造によって管理する点が特徴で、タスク管理とチャットを1つのセクションから行うことができます。作業時間分析、担当者アサインなどの機能も搭載されており、プロジェクトの効率化にも役立ちます。
1ユーザーあたり月額1,320円（税込）のビジネスプラン、1ユーザーあたり月額1,650円（税込）のフリーランスプランがあり、無料のお試しプランも用意されています。
Senses
「Senses」は、AIを活用した営業支援ツールです。
営業担当者の進捗状況が一覧化され、案件ごとのリスク分析はAIが行ってくれます。名刺や議事録のスキャン、自動文字起こしなどの機能がついているため、手入力の手間を軽減してくれる点もメリットです。
月額ライセンスは以下の3通りで、いずれも無料トライアルが可能です。
・スターター：月額25,000円～（税抜・5ユーザーまで。1ユーザー5,000円で追加可能）
・グロース：月額100,000円～（税抜・10ユーザーまで。1ユーザー10,000円で追加可能）
・エンタープライズ：月額300,000円～（税抜・20ユーザーまで。1ユーザー15,000円で追加可能）
エクセルでのスケジュール管理方法
上で紹介したようなツールを使用せず、エクセルによってスケジュールやタスクを管理することもできます。個人・チームそれぞれの場合に使える方法を紹介します。
個人の場合
個人のスケジュールをエクセルで管理する際には、予定やタスクの内容、日時や納期、重要度、優先度、進捗状況などを見やすくまとめた一覧表を作成することが効果的です。エクセルのプルダウンやリスト機能を活用するほか、ビジネス用のタスク管理テンプレートなどを使うこともできます。
作成した一覧表は出勤時・退勤前など決まったタイミングで手動更新したり、関数やマクロによって自動更新されるようにしたりするとさらに良いでしょう。
チームの場合
チームのスケジュールやタスクをエクセルで管理する場合、各メンバーの状況がわかる資料を作成しましょう。業務の進捗や稼働場所、勤怠などの項目を一覧化してメンバー間で共有し、各自が常に最新の状況を反映できるようにします。
チームリーダーがプロジェクトの進行状況や課題の有無を判断し、必要に応じてスケジュールや担当者の見直しを行う際に役立つほか、チームメンバーでミーティングを行う際のアジェンダとして使うこともできます。
個人の場合と同様、エクセルの機能や既存のテンプレートなどを活用し、チームの規模に適したものを作成すると良いでしょう。
タスクが進むスケジュール管理のコツ
タスクを効率よく進めるためのスケジュール管理には、いくつかのコツがあります。主なものを以下で紹介します。
優先順位をつける
複数のタスクを抱えている場合、優先順位をつけることが重要です。
その際の基準として、
・後続の工程や他のメンバーの業務に影響を及ぼすこと
・他のメンバーの立ち合い・チェックなどを必要とすること
などの点にあてはまるタスクは優先順位を上げるようにしましょう。
チームではなく単独で業務を行っている場合は、納期の迫っているタスク・難易度の高いタスク・作業量の多いタスクなどの優先順位を上げると効率的です。
締め切りを設定する
業務として設定されている納期とは別に、自分なりの「締め切り」を設けることも効果的です。余裕を持ってタスクを終わらせておけば丁寧な見直しができ、万が一手戻りがあっても落ち着いて対応することができます。
また、「タスクごとに締め切りを設定する」という作業そのものが、工数を見積もるトレーニングになるというメリットもあります。
チーム内でスケジュールを共有する
先ほども少し触れたとおり、チーム内でメンバーのスケジュールを共有することはタスク管理を行ううえで重要なポイントです。
自分の状況を知ってもらい、メンバーの状況を把握することで相互フォローが可能となり、チーム内の問題も早期に発見しやすくなるためです。
共有したスケジュールはこまめに更新するようにし、必要に応じてメンバー間でコミュニケーションを取りながらタスクを進めると良いでしょう。
タスクを減らして業務の効率化を図るには？
効率的にスケジュール管理を行ってもタスクを消化できない状態が続くようであれば、そもそものタスク量が適切でないことが考えられます。特に、事務や電話応対などといった「ノンコア業務」に時間を取られている場合はアウトソーシングすることも検討しましょう。
例えば、クラウドソーシングービス「クラウドワークス」には、営業事務やデータ入力、経理、カスタマーサポートなどを得意とする人材が多数登録しています。1人に複数の業務を依頼する・繁忙期のみ利用するなど、柔軟に活用することができます。
また、秘書の資格を持つ人材を探してスケジュール管理・タスク管理そのものを依頼することも可能です。利用の流れや事例などは以下の資料をご参照ください。
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まとめ
ビジネス上のスケジュールは、アプリやツール、エクセルなどを用いて管理することができます。自身やチームに合った管理方法を検討し、必要に応じてタスクの見直しやアウトソーシングなども行うと良いでしょう。
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