企業が働き方改革を進めることが求められる昨今では、業務効率化を推進するため、「BPR」が注目されています。そこで、BPRとは何か、業務改善との違いにも触れたうえで、メリットや成功事例、成功の要因などを解説していきます。
BPRとは
BPRの意味
BPRとは、「Business Process Re-engineering（ビジネスプロセス・リエンジニアリング）」の略です。業務プロセスを根本から見直して再構築することをいいます。組織全体の業務プロセスを見直すことで、部門間で重複する作業や類似する作業を整理したり、無駄な作業をなくしたりしていくものです。
BPRの目的
BPRの目的は業務をスリム化することで生産性を向上し、収益アップにつなげていくことにあります。少子高齢化による人手不足が深刻化し、政府が進める働き方改革によって長時間労働の是正が求められていることからも、企業は生産性を向上させることが急務となっています。そこで、業務のあり方を根底から見直す必要性に迫られているのです。
BPRと業務改善の違い
BPRと似たものとして業務改善があります。業務改善は社内の一部の部署、あるいは一人の業務を見直して、業務の一部の無駄をなくして効率化を図っていくものです。
これに対して、BPRは顧客に利益をもたらすかどうかを主眼に、業務プロセス全体を見直していきます。また、情報システムを積極的に導入していくこともBPRの特徴と言えるでしょう。
BPRの進め方
基本計画の策定
BPRを進めていくにあたっては、まずは、基本計画を策定が必要です。まずは、BPRを推進するメンバーやスケジュール、実行のための予算など推進体制を決定します。
そして、改革するべきテーマを挙げ優先順位をつけて、対象となる業務範囲を決定し、成果目標の設定を行います。そして、各部門に基本計画の共有を図ることが大切ですね。
分析と課題の把握
各部門の業務フローチャートを作成し、課題となっている業務内容の洗い出しやルールの見直しを行います。
見直すべき業務として課題となるのは、多くの時間を要していることで全体の流れに影響を及ぼしている業務や、他の部署と重複した作業となっている業務、顧客の利益に関連性のない業務です。また、意思決定のプロセスが複雑化している業務も、見直しの対象となるでしょう。
新たな事業システムの設計と実行
改革の方針を策定した後、新たな事業システムとして、組織体制やルール、業務フローなどを設計して、実行していきます。事業システムの設計にあたっては、部門ごとに分散して実施する業務と、全社で集中して実施する業務の区分がポイントになります。
また、コア業務に自社の人材を注力させるには、ノンコア業務の一部をアウトソーシングしすることも選択肢のひとつです。アウトソーシングのひとつである「クラウドソーシング」は、オンライン上でお仕事を発注・受注できるサービスとして利用者数を伸ばしています。利用企業のアンケートを無料でダウンロードできます。
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BPRを実施するメリット
業務フローを見直す機会になる
通常、業務改善を実施するときは部門、あるいは部署ごとですので、BPRの実施は縦割り業務を見直す契機になることがメリットです。
業務プロセスを抜本から変えて再構築を図るまでには至らなくても、部門間での無駄な業務があることが把握できれば、当該業務の見直しにつながっていくでしょう。
また、当然ながら部門内の非効率的な業務の把握も可能です。
顧客満足度や従業員満足度の向上につながる
BPRを実施することで無駄な業務がなくなると、業務が効率よく進行していきます。顧客対応がこれまでよりもスムーズにできるようになり、顧客満足度の向上が期待できます。
仕事が進めやすくなることは、従業員のモチベーションのアップにもつながっていくため、従業員満足度が向上することもメリットですね。
BPRの三つの成功事例
フレームワークを活用し部署を新設した事例
メーカーのA社はボトムアップによる業務改善では、大幅な生産性の向上が見込めず、事業継続が困難になることから、BPRを実施しました。
具体的には、シックスシグマという統計的手法を用いたフレームワークを導入することで、トップダウンによる改革を実施し、経営者が現場へ足を運んだことや表彰制度を設けたこともあり、生産性の向上や社内コミュニケーションの増加につながりました。
適切な人員配置を実現した事例
B社は売上の減少により、グループ全体の事業構造の改革を迫られ、BPRを行いました。
グループの間接業務を担う、シェアードサービス専門の子会社を設立したことで、適材適所の人員配置が可能となり、組織力の強化と間接業務の効率化を図ることに成功しています。
グローバル化に向けた組織に転換した事例
C社では業績が好調にも関わらず、BPRを実施して大規模な改革を行いました。
1000人規模で人事異動を行い、研修などを充実させることによって、グローバル拠点の再編成を実施しました。また、ITシステムの導入による業務の効率化も並行して進められました。その結果、コスト削減が実現され、組織改革のコストを上回る効果となったのです。
BPRの成功事例にみられる要因
目的やゴールが明確になっている
BPRはなんとなく始めても、成功するものではありません。計画段階で目的やゴールを明確にしておかなければ、全社を挙げて改革に取り組む推進力が生まれにくいです。
また、目標やゴールが不明瞭であると、分析や検討を行う段階で何に主眼をおいて進めていくかぶれてしまい、業務プロセス全体の見直しを図ることが難しくなります。
BPRの必要性や目的を共有している
BPRの推進役となる事業責任者などが主導しても、現場が改革の必要性を理解し、新たなシステムの導入が不可欠であることを認識していなければ、浸透を図りにくいです。
従業員は慣れ親しんだやり方を変えることに、抵抗を感じるケースが少なくありません。BPRを実施する必要性や目的を事前に従業員に共有することで、モチベーションのアップが期待できます。
現場の業務を理解している
BPRの実施においては、業務フローの洗い出しが重要な意味を持ちます。実際に現場の業務を理解していないで改革を進めると、業務が混乱してしまい、現場の負担が増えるだけの結果となり、疲弊してしまうことが懸念されるのです。
BPRを進めるにあたっては、ヒアリング調査などにより、現場の業務を理解することが大切です。
まとめ
BPRを実施することで、経営資源をより効率よく活用できるようになります。BPRの効果を最大限に引き出すためには、目標やゴールを明確にしたうえで、全従業員一丸となった取り組みとなるように共有していきましょう。
実際の成功事例から紐解く、
チームの生産性がアップするポイントとは？
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