業務効率化などを図るため、アウトソーシングの一つであるBPOの活用が注目されています。BPOを導入することで、企業にはどのようなメリットがあるのでしょうか。BPOとは何か解説したうえで、デメリットや注意点にも触れていきます。
目次
BPOってなんのこと？
BPOとは自分たちの業務を外部に委託すること
BPOとはアウトソーシングの一つでビジネスプロセスアウトソーシングをまとめた言葉です。自社の一部門のように、自社の業務プロセスを外部の事業者に委託することをいいます。
昨今BPOが注目されている背景にあるのは、労働力の確保と業務効率化が企業の課題となっている点です。
少子高齢化によって労働人口が減少し人手不足の深刻化が顕著であり、また、グローバル化などによって企業がより競争力を求められ、働き方改革の推進という面からも、業務効率化を図る必要性に迫られています。
BPOの対象になる業務は？
ノンコア業務が対象
BPOの対象になるのは、外部へ委託しやすい業務、委託しても問題が起こりにくい業務です。企業の業務は売上や利益に直接関係する「コア業務」と、それ以外の「ノンコア業務」に分けられ、BPOの対象になるのはノンコア業務です。
すでに定型化している業務、あるいは定型化がしやすい業務で、高度な判断が不要な業務が対象になります。
導入しやすい業務例
実際にBPOを導入しやすい具体的な業務として、総務や人事、コールセンター、ITアウトソーシングともいわれる情報システム運用が挙げられます。たとえば、人事の場合、給与計算や採用業務、社員研修といった業務がBPOの対象です。総務では備品の管理やコピー業務などが対象となります。また、アンケートや申込書などの入力業務もBPOを活用できます。
BPOを活用する以外に、クラウドソーシングでプロへ外注するという方法もあります。単発依頼や会社の繁閑に合わせたフレキシブルな外注ができるため、いきなりBPOへ外部委託することに抵抗があるといった場合にもおすすめです。
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BPOを活用する4つのメリット
経営資源をコア業務に集中できる
人材は経営資源の一つですが、昨今の人手不足によって優秀な人材を確保することが難しくなっています。そこで、BPOを活用することで自社で担うノンコア業務を削減し、限られたリソースをコア業務に集中させることができることがメリットです。
自社の社員はノンコア業務に煩わされることが減るため、コア業務に最大限に活かすことが可能になるでしょう。
業務効率化やコスト削減を図れる
BPOを導入することで、社内で担う業務の工数が減り、業務効率化を図ることができます。
また、業務を外務委託すると人件費を削減できる反面、委託費用が発生しますが、委託先は同様の業務を複数の取引先から請け負うことによるスケールメリットがあるでしょう。そのため、BPOをうまく使うことでが全体的に費用を抑えることができるケースが多いです。
専門的スキルを活用できる
BPOサービスの事業者には、ノウハウや経験が蓄積されています。また、委託する業務によっては、専門的なスキルや知識を持つ人材が担当するため、法改正への対応が可能であったり、ICT化による業務の精度の向上が期待できたりもします。
専門的なスキルを活用ですることで、自社で担うよりも業務の質が向上することもメリットと言えるでしょう。
セキュリティリスクを抑えられる
社内のセキュリティ対策を強化するためには、業務フローの見直しや社員教育を実施、新たなシステムの導入などを行うための人材やコストが必要です。
BPOサービスの事業者は、ISMSやプライバシーマークを取っている事業者が多いので、コストや手間をかけずにセキュリティの強化を図ることができます。
BPOを活用するデメリット
専門性の高いノウハウを蓄積できない
専門性の高い業務を委託すると、自社にはノウハウが蓄積されていきません。事業者が徹底したときには当該業務が滞り、機能の一部停止に追い込まれるリスクがあります。
そこで、BPOを導入しても、業務分野に精通している人材を社内に確保しておく、委託する事業者以外に依頼できる企業について情報収集を図っておくといった対策が考えられます。
業務を把握できないリスクがある
BPOの導入によって業務プロセスを委託した後、担当者が異動や退職をしてしまうと、委託している業務内容がわからなくなる恐れがあります。口頭で委託内容の詳細を伝えず、契約の際に書面で残しておくことが大切です。
また、委託業務に関するレポートの定期的な提出を求める、定期的に事業者の担当者とミーティングを開催し、内容を記録に残しておくといった管理体制を構築しておくようにしましょう。
情報漏洩のリスクがある
委託する業務によっては、BPOサービスの業者から情報が洩れる可能性があります。たとえば、個人情報の流出は大きな問題になりかねません。情報漏洩のリスクを抑えるためには、不用意に情報が出回らないように、契約時に再委託を禁止する条項を盛り込んでおく必要があります。
また、ISMSやプライバシーマークの認証を取得している事業者を選び、情報の管理体制を確認するとともに、管理方法についても契約で定めておくとよいでしょう。
まとめ
BPOを導入して社内のリソースをコア業務に集中することで、業務を効率化し、収益の拡大につながっていくことが期待できます。ただし、BPOを導入する際には自社全体から考えていきましょう。自社の業務プロセスで外部委託をするべきものを洗い出して、BPOの導入を検討し、業務プロセスの最適化を図っていくことが大切です。
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