ビジネスには名刺交換が欠かせませんが、名刺は枚数が増えるほど管理が難しくなります。そこで検討したいのが名刺管理ツールです。本記事では名刺管理ツールの選び方やおすすめのツールを紹介していきますので、ぜひ参考にしてください。
目次
【法人向け】名刺管理ツールの選び方
企業が名刺管理ツールを選ぶ際のポイントを紹介します。
すぐに運用可能なクラウド型が便利
名刺管理ツールには自社でサーバーを用意し運用する「オンプレミス型」と、クラウド上でデータを管理する「クラウド型」があります。クラウド型は自社サーバーの準備が不要、かつ、オンプレミス型と比較すると導入コストも安く抑えられるため、クラウド型のほうがスムーズに運用を開始しやすいといえます。
また、クラウド型は動作面においても、クラウド上に名刺情報が自動保存されるのでパソコンのデータが重くなる心配がないこと、スマートフォンやタブレットからでもアクセスでき移動中などでも作業が可能であることなどといった特徴があります。
既存システムとマッチするかに注意
名刺管理ツールを選ぶ際、すでに導入している他のシステムと連携できるかどうかを確認しておくことが重要です。営業支援や顧客管理などのシステムと連携できればデータ共有・変更内容の更新などを容易に行えますが、連携できない場合は名刺情報を個別に入力しなければなりません。
【法人向け】おすすめの名刺管理ツール3選
法人におすすめな名刺管理ツールの料金プランや特徴、機能について紹介します。
Eight 企業向けプレミアム
・基本使用料：18,000円/月（税別、年間契約のみ）
・アカウント料：500円/人（税別、月次契約のみ※10名までは無料）
「Eight 企業向けプレミアム」は初期費用不要であるうえ、基本使用料とアカウント料のみで利用できる名刺管理サービスです。名刺情報はスマートフォンの専用アプリから撮影するだけでデータ化することができるうえ、ツール内のメッセージ機能を通して名刺情報を社内共有することや、リストのダウンロードも可能です。
Sansan
「Sansan」は導入前の提案/相談によってプラン・料金が決定します。必要となる費用として、初期費用・運用支援費用・ライセンス費用（月額）のほか、名刺のデータ化に使うSansanスキャナの月額料金、オプション料金が挙げられます。顧客管理（CRM）やメッセージのやりとりなどといった基本的な機能のほか、2段階認証機能、接続が可能なIPアドレス制限などのセキュリティ機能も揃います。
Knowledge Suite
・グループウェア： 10,000円/月（容量10GB）
・SFA スタンダード： 50,000円/月（容量5GB）
・SFA プロフェッショナル： 80,000円/月（容量50GB）
「Knowledge Suite」は初期費用は無料、かつ、ユーザー数の制限がないサービスです。名刺登録の上限はSFAスタンダードならば毎月500枚まで、SFAプロフェッショナルは毎月1,000枚までとなっています。上限を超える場合は1枚あたり40円の追加料金がかかります。なお、名刺情報だけではなく、手書き内容のデータ化も可能です。営業支援や顧客管理システムと連携してデータの一元管理が行えるため、営業活動にも生かせます。
【個人向け・無料】名刺管理ツールの選び方
個人向けの名刺管理ツールを選ぶ際のポイント、注意点を紹介します。
枚数制限に注意
個人向けの名刺管理ツールを選ぶ際は、登録できる名刺の枚数に注意する必要があります。無料ツールの中には枚数制限をしているものがあり、登録枚数を増やせるツールになると追加料金が発生するケースがあるからです。大量の名刺情報を管理したいのであれば、枚数制限や追加料金の有無を確認しておくことがおすすめです。
プライバシーマークがあるか確認
セキュリティの安全性を証明する「プライバシーマーク」があるかどうかにも注目しましょう。プライバシーマークは個人情報の取り扱いに関する「日本産業規格（JIS）」の基準を満たすツールに付与されるマークです。プライバシーマークのあるツールを選べば、セキュリティ面のリスクも最小限に抑えられるといえます。
【個人向け・無料】おすすめ名刺管理ツール3選
個人向け、かつ、無料で提供されている名刺管理ツールの特徴・機能などについて紹介します。
myBridge
・名刺の管理枚数：無制限
LINE株式会社が提供する「myBridge」は、スマートフォンで名刺を撮るだけで正確にデータ化することができる名刺管理ツールです。LINEのトーク画面から気軽に名刺情報を共有でき、オンラインでの名刺交換も可能です。キーワード検索で特定の名刺を簡単に探せる点もポイントです。また、セキュリティ面では国際標準化機構（ISO）認証を取得しており、国際規格の情報保護を徹底しています。
Wantedly People
・名刺の管理枚数：無制限
ウォンテッドリー株式会社が運営する「Wantedly People」は、1度の撮影で最大10枚まで同時にデータ化できる点が特徴の名刺管理ツールです。読み込んだ名刺情報から企業情報や求人などの関連情報の検索も可能です。また、Wantedlyとの連携により、名刺相手のプロフィールや更新情報もリアルタイムで把握できます。
名刺ファイリングCLOUD
・名刺の管理枚数：無料版は100枚まで
「名刺ファイリングCLOUD」は、名刺の管理枚数が100枚までならば無料、有料のサービスに切り替えれば最大100,000枚までの名刺データを登録することができる名刺管理ツールです。クラウド上で名刺データを管理できるため端末にデータが残らず、仮にスマートフォンを紛失しても個人情報流出のリスクを最小限に抑えられるのはポイントのひとつです。
名刺管理・営業事務の依頼なら「クラウドワークス」へ
営業事務のサポートを外注したい場合、オンライン上で営業リスト作成やアポ取り、商談調整などを依頼できるクラウドソーシングサービス（※）を利用する方法がおすすめです。なかでも日本最大級の「クラウドワークス」は登録者数480万人を超えており、さまざまなスキル・実績を持つ人材が多数登録しています。
在宅のアシスタントを探すようなイメージで、定常業務やノンコア業務をまとめて（あるいは部分的に）外注することができ、従業員の生産性向上や残業減少などといった副次効果も期待できることが利点です。短期でも契約できるため、繁忙期や決算前など、一時的にリソースを確保したいタイミングでクラウドワークスを活用している企業も多くあります。
【クラウドワークスでの発注事例】
・一般事務の代行（データ入力やリサーチ業務、資料作成など）：時給1,000～1,500円
・営業事務の代行（営業リストや請求書の作成、アポ取りなど）：時給1,000～2,000円
・秘書業務の代行（スケジュール管理、問い合わせ対応など）：月額3～15万円
（※）クラウドソーシングサービスとは、仕事を外注したい人・受注したい人をインターネット上でマッチングするサービスのこと
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まとめ
名刺管理ツールを導入すると、名刺情報を瞬時にデータ化することができます。社内で共有するなら法人向けの名刺管理ツール、個人での管理ならプライバシーマークがある無料の名刺管理ツールがおすすめといえます。名刺管理だけでなく営業事務全体を効率化するならば、外注の活用も検討してみてはいかがでしょうか。
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