出張費・営業活動費などをはじめとする経費の精算には、経理や管理者が承認した後に精算・支払いを行う、記帳・管理を行うなどの業務が含まれます。そこで、このような経費精算業務の代行を依頼する場合に含まれる業務内容、代行を依頼するメリット・デメリット、主な依頼先と料金相場などを解説します。
目次
経費精算代行に依頼できる業務は？
最初に、経費精算代行へ依頼できる主な業務を紹介していきます。
領収書・レシート類の整理
まず、領収書やレシートの整理が挙げられます。溜まった領収書などをそのまま郵送すると、エクセルや会計ソフトなどのフォーマットで入力し、データで納品してもらえます。中には、入力完了後のレシートなどをファイルで管理するところまで依頼できるサービスもあります。
仕訳作成・記帳
仕訳や記帳処理などを依頼できます。仕訳とはすべての取引を「借方」「貸方」に分けて帳簿へ記録していくことで、記帳とはその仕訳の結果を集計して帳簿を作成していくことです。記帳によって作成した帳簿をもとに決算書・確定申告の書類を作成することになるため、仮にこの作業を自社で行う場合は正確な処理が求められます。
会計ソフトの設定
領収書などを会計ソフトに入力してデータ化するだけでなく、自社のニーズに合うように会計ソフトの設定を代行してくれるサービスもあります。基本的な機能に加え、自社の用途に合うようカスタマイズを行えることもあるため、システムへの知識がない場合などに便利といえます。
経費精算代行のメリット・デメリットは？
次に、経費精算代行を利用する場合のメリット・デメリットを説明していきます。
メリット：人件費の削減
経費精算代行への依頼は社員を1人雇用するよりも月額費用を抑えられることが多く、固定費として発生する社員の給与・残業代・福利厚生費などを削減することができる点はメリットのひとつです。
メリット：業務の属人化防止
経費精算業務は専門性の高い業務であるため属人化しやすく、いわば「ブラックボックス化」しやすいことから、仮に不正などが起こってもすぐに判明しにくいといえます。また、長い期間にわたって同じ社員が1人で担当しているケースも多いため、突然の退職などといった場合に後任を探して一から教育しなければなりません。経費精算代行を利用することで、このような属人化のリスク・退職のリスクを回避できる点もメリットです。
メリット：社全体の業務改善
経費精算などのバックオフィス業務をアウトソーシングするため、今までそこにかかっていた人的リソースや時間をコア業務へ充てられるようになるのもメリットです。また、正確かつ迅速な納品を期待できることから、経営者や管理者による早期的な経営判断を実現しやすくなり、会社全体の業務改善・業績向上につながる可能性があります。
デメリット：タイムラグの発生
社外へ依頼することになるため、タイムラグが発生しやすくなる点はデメリットです。具体的には、すぐに精算が必要な案件に対応しにくくなる、ミスが発生してもすぐに訂正できなくなるなど、希望通りに進みにくくなる可能性があります。
デメリット：ノウハウ蓄積が難しい
プロのノウハウを利用できる・正確で迅速な処理を期待できる反面、こうしたノウハウを社内に蓄積させられないこと、新たに社員を雇用する場合に教育などの時間がかかりやすいこともデメリットといえます。
経費精算の代行依頼先や料金は？
経費精算業務の代行として、以下のような依頼先があります。
経理代行会社・サービス
経費精算業務を含め、経理業務の全般を請け負う代行会社・サービスへ依頼することができます。経験豊富な有資格者が対応してくれることが多く、さらに会社・サービスによっては多くの人材を抱えているため迅速な処理を期待できる点がポイントです。
一般的には基本料+月額料金の合計を利用料金として設定しており、依頼する業務内容、処理件数、依頼元となる企業の社員数などによって月額料金が変わる傾向があります。たとえば、100人程度の社員数を抱える企業の経理全般業務となる場合、月額10万円前後が相場といえます。
税理士・会計事務所
税理士事務所や会計事務所へ依頼する方法もあります。精算業務のみなどといった単体業務から経理全般の業務まで依頼元となる企業の希望に合わせて柔軟に依頼できることが多く、中には会計診断や資産管理などのコンサルティングを含む業務を依頼できることもあります。
依頼内容・プランによっては高額な料金になることもあり、仕訳のみ・記帳代行のみであれば数千円～1万円程度、決算代行は5万円～10万円程度などと幅があります。中には、複数の業務をパック化している、最低仕訳数を決めている、年間顧問料を定めているなどといった事務所もあるため、気になる依頼先があれば見積もりをもらうことがおすすめです。
オンラインアシスタントサービス
オンラインアシスタントサービスで精算業務などを依頼することも可能です。オンラインアシスタントとは、在宅のアシスタントを無料でマッチングしてくれるサービスで、専門のスキルを有するプロが揃っていることが特徴です。アシスタントは在宅で業務を行うため交通費・設備費などが発生せず、代行会社や会計事務所などへ依頼するよりもコストを抑えられることがあります。
時間単位・人単位で契約するケース、月額で定型業務を発注するケースなど、サービスによって料金体系はさまざまです。
経費精算代行なら「ビズアシスタントオンライン」
経費精算代行を依頼するなら、オンラインアシスタントの「ビズアシスタントオンライン」の活用がおすすめです。ビズアシスタントオンラインには経理業務の経歴をもつプロが多く揃っており、さらに特定の会計システムの操作経験者、設定経験者などに絞って人材を探すことも可能です。
また、経理代行会社や会計事務所へ発注する場合とは異なり、チャットツールなどを使ってアシスタントとリアルタイムで連絡を取りながら進められるため、不明点の解消や進捗状況の確認がしやすい点もメリットです。企業の繁忙期のみの依頼や、必要な時間・人数に合わせた依頼もできるため、人件費を固定費にせず変動費にすることもできます。
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まとめ
経費精算業務は専門性の高い業務であることから属人化しやすく、担当者の退職リスクなども伴うため、一部または全部の業務を代行へ依頼する企業が少なくありません。代行へ依頼することで人件費などを変動費化でき、社内の業務改善につなげられることもあるため、ぜひ検討してみてください。
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