システム会社に業務を委託する企業が増えていますが、「ベンダーマネジメント」とはなにかご存知でしょうか？ベンダーマネジメントのことは、システム会社との取引を行っている会社であれば知っておく必要があります。ベンダーマネジメントの基本内容をはじめ、具体的なマネジメント手法や活用するコツを解説します。
目次
ベンダーマネジメントとはなにか？
ベンダーマネジメントについての基本知識と現状を確認していきましょう。
システム開発会社との関係を築く役割
システム開発をする際には、エンジニアを抱えたシステム開発会社とのやりとりが増えていきます。依頼内容を伝えるだけではなく、開発過程をいかにマネジメントするかが重要です。開発過程も依頼先に任せてしまうのが簡単かもしれませんが、これにはリスクが伴うことを理解しておく必要があります。
こうしたリスクを軽減するのが、ベンダーのパフォーマンスを最大化することを目的とした「ベンダーマネジメント」。ベンダーにすべてを丸投げするのではなく、正しいベンダーマネジメントをすることによって開発会社と密にコミュニケーションをとることができ、自社に合った使えるシステムを完成させることができるのです。
日本におけるITベンダーの現状
最新技術が次々と誕生し、新しいITベンダーは続々と増えています。このような中ではどのITベンダーを選ぶのかが重要です。さらに、選んだベンダーをどれだけうまく使いこなせるのかがITの活用力を左右します。しかし、現在のITシステムの主流となりつつあるのはクラウドであるため、ベンダーマネジメントは転換期に入っていると言われています。
ベンダーマネジメントの手法とは
ベンダーマネジメントはどのように行えばいいのか、基本事項を確認していきましょう。
VMO編成のゴールを設定する
ベンダーマネジメントを行うにあたって必要なのが「VMO（ベンダー・マネジメント・オフィス）」です。VMOとはベンダーマネジメントの専任組織で、ベンダーのパフォーマンスを管理して価値の最大化を目指すことが目的です。
社内にVMOを設置する際に重要なことは、編成のゴールを設定すること。ITコストの削減を目指す「調達最適志向」か、新しい価値を創造する「戦略最適志向」かのどちらかでゴールを決めます。最初にゴールを設定しなければならない理由は、その後の対応や方法が全く異なってくるためです。
ベンダーの取捨選択をする
数多く存在するベンダーの中から自社に最適なベンダーを選びます。ベンダーによって得意分野は異なるので、目的に合ったベンダーを探しましょう。そのためにはまず自社の目的を明確化し、さらに候補となるベンダーの過去実績を確認します。その中で気になった複数のベンダーに直接問い合わせを行い、本当に自社の目的と得意分野が合っているのか、そのほかの条件も合うのかを確認します。
ベンダー価値の最大化とリスク最小化
ベンダー選定後、ベンダーマネジメントをしていくにあたっては、選定したベンダーが持つ価値を最大化させることと、可能性のあるリスクを最小化させることの2つが大きな目的です。ベンダーに委託している作業は正当か、パフォーマンスはキープされているかの確認や、コンプライアンスは守られているか、ブラックボックス化しているプロセスはないかの確認もしながらリスクマネジメントを行いましょう。
ベンダーマネジメントが担う役割とは
ベンダーマネジメント組織が担う役割は主に以下の3つです。
契約管理
ベンダーとの契約内容について管理します。見積もりや納期、責任の所在などについて過不足はないか確認して契約を結びます。また、契約内容が履行されているかをその過程においてチェックするのも役割です。
モチベーション管理
ベンダーとの関係性を保つこともベンダーマネジメントのひとつです。ベンダーにとって顧客は自社だけではありません。その中でいかに自社にリソースを割いてもらうかは、ベンダーとの関係性にも影響します。日頃からコミュニケーションをとり、自社プロジェクトへのモチベーションが保たれるように管理しましょう。
パフォーマンス管理
開発状況、進捗状況の管理はもちろんのこと、評価指標を設けることも含まれます。指標に対する合意形成を行いつつ、それをPDCAサイクルに落とし込み、順調にパフォーマンスが行われていることを確認して進めていきましょう。
ベンダーマネジメントを活用するコツ
ベンダーマネジメントを円滑に行う上でのコツを紹介します。
専任組織を作ることがポイント
ベンダーに委託するとなると、IT調達時のコスト問題や取引情報管理問題などのさまざまな課題が出てきます。上でも紹介しましたが、このような課題を解決するためにはVMOを作ることが先決です。VMOは専任組織のため、ほかのミッションに引っ張られることなく集中して動くことができます。
VMOのミッション自体をIT化する
先に紹介したように、VMOが行うミッションには、契約管理、モチベーション管理、パフォーマンス管理が挙げられます。業務が多岐にわたるため、いかにして業務効率化を行うかが肝心です。そのため、VMOのミッション自体をIT化するとベンダーマネジメントも効率的に行えます。
まとめ
ベンダーマネジメントはシステム開発を行う企業にとって重要なミッションです。そのため、VMOを編成し、ベンダー価値の最大化とリスク最小化を目指すことがコツです。専任担当者を設け、VMOのミッション自体をIT化することによって、効率的にベンダーマネジメントを行っていきましょう。
組織運営や人材活用の新しい形
「オンラインチーム」の ススメと作り方とは？
【こんな方におすすめ】
・オンラインチームの特徴を知りたい
・オンラインチームの作り方を知りたい
・オンラインチーム成功事例を知りたい
