業務効率化
2018.07.06
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業務効率化に役立つおすすめのツールは?フリーツールも紹介

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コスト削減や労働時間の短縮を図るため、業務効率化は多くの企業が抱えている課題です。業務効率化を実現するための方法のひとつとして、業務効率化ツールの導入が挙げられます。そこで、おすすめの業務効率化ツールを紹介していきます。

業務効率化ツール導入のメリット

業務効率化ツールの導入は、なぜ、業務効率化に効果的といわれているのか、メリットを見ていきましょう。

汎用性があり手軽に利用可能

企業によって抱える課題は異なりますが、多くの企業が抱えている課題もあります。業務改善ツールはそうした多くの企業が抱えている課題に対して、多くの利用が見込めるように開発された汎用性のあるツールがほとんどです。

業務改善ツールの導入には、費用対効果の問題はありますが、手間をかけずに導入できることがメリットです。

業務効率化に役立つおすすめツール

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業務効率化に役立つおすすめのツールを目的別に紹介していきます。

【情報共有とタスク管理】Stock

 

「Stock」はチームで情報共有とタスク管理ができるツール。たとえば、Stockでプロジェクトごと、あるいはクライアントごとにフォルダーをつくります。

フォルダーにファイルを保存して共有できるだけではなく、フォルダーと紐づくノートでテキストを保存したり、チャットとしてやり取りをしたりすることができます。

また、タスク機能を使って、業務依頼をすることも可能。チームのメンバーのものも見ることができるため、進捗確認のために連絡をとる手間も省けます。「Stock」の料金プランにはフリープランもあるので、まずは無料で試してみることもできます。

【リモートワーク】Remotty

「Remotty」はリモートワークをしている人も、オフィスにいる感覚でコミュニケーションをとれるツール。リモートワークにおけるチームでの協業のしにくさを解決するために開発されました。

Remottyにログインしているときは、数分ごとにPCのカメラで自動撮影された写真が共有されるため、在席しているか、どんな表情で仕事をしているか把握することができます。

また、チャット機能を使って雑談や相談をしたり、掲示板機能を使って報告や連絡をしたりできるほか、テレビ電話機能も備わっています。「Remotty」もフリープランから利用してみることが可能です。

【コミュニケーションツール】ChatWork

「ChatWork」は部署やプロジェクトごとにグループチャットをつくって、メールよりも手軽にチャットでやり取りをしやすいツールです。

タスク機能を使って、相手に業務依頼をしたり、自分のタスク管理をしたりをすることもできます。また、ビデオ通話や音声通話の機能を使うときには、自分のパソコンの画面を共有することも可能です。

「ChatWork」もフリープランがあり、14のグループチャットまでつくれますので、まずは無料で試してみることができます。

【議事録管理】SIGN

「SIGN」は議事録の作成から承認、管理までを行えるツール。直観的な操作で入力していくことができるため、Wordなどで議事録を作成するよりも簡単です。

また、会議中に作成中の議事録をリアルタイムで共有したり、議事録の承認をオンライン上で行ったりすることが可能です。

「SIGN」もまずはフリープランを導入して、試しに使ってみることができます。

【スケジュール調整】Cu-hacker

「Cu-hacker」はユーザー以外ともスケジュール調整ができるツール。Googleカレンダーの空き時間をクリックすると、日時とURLが表示されるので、コピーしてメールなどで送ります。

そして、相手がURLから日時を選択すると、Googleカレンダーに自動的に反映されるというものです。簡単にスケジュール調整ができるだけではなく、メールで予定を確認してGoogleカレンダーに記入するのを忘れて、予定を忘れてダブルブッキングしてしまうリスクを防ぐことができます。

【名刺管理】Eight

「Eight」は名刺管理のためのツールで、名刺をスマホで撮影すると、手入力でデータが保存されます。登録された名刺のデータはリストから探すことが可能で、グルーピングしておくこともできます。

転職や昇進で登録した相手の名刺が変わったときに通知が届き、メッセージ機能を使って連絡をとる機能もあります。また、自分のプロフィールを登録して、オンライン名刺として活用するという使い方もできます。

「Eight」は無料で利用することが可能。データをダウンロードしたい人に向けた有料プランもあります。

エクセルマクロVBAも効率化に役立つ

業務効率化の方法として、エクセルマクロVBAを活用する方法も挙げられます。

マクロによる業務効率化ツールの例

エクセルマクロVBAとは、エクセルで操作を自動処理するプログラムをいいます。たとえば、エクセルのデータをもとに複数の伝票を自動で作成する、グラフを自動作成する、Outlookでメールを自動送信するといったことができます。

自社の課題に合わせて、エクセルマクロVBAを活用して業務効率化ツールを作成することも選択肢となります。

業務効率化ツールを選ぶ際の注意点

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業務効率化ツールは、「このツールは便利そう」といった思いつきで導入すると、思ったような効果が得られないケースが少なくありません。どのようにして選ぶべきなのでしょうか。

PDCAが効率よくまわるもの

業務効率化ツールを導入を検討する前に、まずは、自社の課題を洗い出して、課題解決につながるツールを選ぶことが大切です。

特に、「Plan(計画)」、「Do(実行)」、「Check(評価)」、「Action(改善)」のPDCAサイクルが効率よくまわっていないのであれば、業務効率化に役立つツールを導入するとよいでしょう。

自社に適した業務効率化ツールがない場合は?

市販されている業務効率化ツールは多くの企業が抱える課題を解決するためのものがほとんどです。そのため、自社の課題にマッチしたものが見つからないケースも考えられます。

オリジナルツールを開発するのも手

業務効率化ツールで自社に合ったものがない場合は、オリジナルツールを開発する方法もあります。大規模なシステムの開発ではなく、エクセルマクロVBAによる簡単なツールで、大幅に業務にかかる時間を削減できることも少なくありません。社内のリソースでは、オリジナルツールの開発が難しいときは、アウトソーシングをすることを検討してみましょう。

まとめ

業務効率化ツールを導入する際には、どういった課題に対して、どんな業務改善効果が得られるのか、充分に検討を重ねることが大切です。多くの業務改善ツールではフリープランも設けられていますので、まずは試しに導入を行い、効果を検証してから本格的に導入する方法も考えられます。

クラウドワークスを利用して、クラウドワーカーに業務効率化のためのシステム開発や、エクセルマクロVBAによるツール作成を依頼することもできます。「クラウド ビズマッチ」を利用して、クラウドワーカーの選定のサポートを受けることも可能です。

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