定常業務とは、いわゆるルーティン化された業務を指し、どんな会社や組織にも存在するものです。定常的に発生する業務であるだけに、その効率化や適正な管理を実現することで、業務効率化や生産性の向上が図れます。今回は、定常業務における管理体制構築のコツや、生産性を上げる方法を紹介します。
目次
定常業務の意味とは？
定常業務とは文字通り、「通常行う仕事」のすべてを指します。たとえば、生産部門ならば同じ製品を作るための一連の業務です。事務ならばテキスト入力、営業職ならば業務報告書の作成、経理ならば会社の資産に関する管理や、数値入力業務が該当します。また、サービス業ならば顧客対応そのものが定常業務にあたります。
つまり、定常業務とはあらゆる法人や組織において、そのビジネスやビジネスを構築するプロセス、ビジネスプロジェクトといった過程で必ず発生する継続的な業務のことです。定常業務をマネジメントという側面から見ると、「プロジェクト」と類似的、あるいは対比的な視点で捉えられることがよくあるのも特徴です。
定常業務とプロジェクト業務の間には接点もあるものの、全く別のものとして扱う部分もあるため、その違いについて理解しておくとスムーズです。では、続いてこの両者の違いと関係性について確認していきましょう。
定常業務とプロジェクトの関係性は？
定常業務とプロジェクトの違いや、具体的に業務改善をしていくポイントを紹介します。
定常業務とプロジェクト業務の違い
定常業務とプロジェクト業務の違いを考えるにあたり、定常業務は会社や店舗を運営・維持するために必要な継続性のある業務、とイメージするとわかりやすいかもしれません。このような継続性のある定常業務とは対照的に、有期的かつ独自性のある業務がプロジェクトです。
プロジェクトは、たとえば新規事業立ち上げや新サービスの展開、あるいは現状の問題を解決するために定常業務とは別に展開される業務といえます。会社などの組織では、これらの定常業務とプロジェクトの2種類の業務が同時並行的に進められている場合がほとんどです。それ故に、この2つの関係性を理解することが業務管理の効率化や生産性の向上につながるのです。
定常業務をプロジェクト化し管理する
定常業務とプロジェクト業務の違いについて理解したら、次はマネジメントの視点から考えてみましょう。結論から先に言うと、定常業務をプロジェクト業務化することで業務改善につながる場合があります。
つまり、営業であればリスト作成やテレアポなどのルーティン化した定常業務をプロジェクト化（期限を定めて目標をその期限内に達成する活動）することで、日々の業務における問題箇所をあぶり出し、無駄を省いていきながら業務改善に取り組んでいくことが可能です。
日々の業務を黙々とこなすだけ、あるいは日々の仕事に追われて考える時間が取れないと、ただ時間が過ぎていくだけです。定常業務にも目標設定を行えば社員一人ひとりの意識が自然とそこに向き、チーム内でも目標設定へのコミットを目指したコミュニケーションが活発になっていくでしょう。
業務の生産性を上げるためには？
業務の生産性を上げるにあたって大切な考え方を紹介していきます。
現状を把握する
実際に業務の生産性を上げるために大切なこととは何でしょうか。まずすべきことは現状の把握です。個人の業務、チームの業務を一覧にして、定常業務と非定常業務を分けていきます。仮に定常業務のバランスが大きい場合、現状は日々の業務に追われている状態になっている可能性が高いことを表しています。
定常業務がいまどの位の割合を占めているのかを把握したら、「ムダが生じている業務」「一人あるいはチームで処理することがそもそも無理な業務」を色分けしてください。ここまでが現状の把握をするプロセスです。続いて、定常業務を効率化するための方法を紹介します。
定常業務を効率化する
現状の業務を色分けしたら、次に分類をしていくプロセスです。それぞれの業務は以下の4つに分類しましょう。
1）強化すべきもの
2）効率化すべきもの
3）現状維持でよいもの
4）縮小や廃止すべきもの
ここでは、このうち「強化」と「効率化」にフォーカスして考えていきます。「強化すべきもの」とは、個人あるいはチーム内で力をかけて取り組んでいくべき、軸となる業務です。付加価値を握っている業務となるため、いままで以上に時間をかける、人材を増やす、システムを導入するなどの強化が効率化につながっていきます。
「効率化すべきもの」とは、付加価値を生むもののムリ・ムダが多い業務です。残業や手戻しなどで工数がかさむケースが多いため、業務プロセスの見直しや問題の原因の排除、外注化などが効率を良くする手立てです。
ここで、外注化の具体例として株式会社ガイアックス様を紹介します。同社ではノンコア業務の外注化を推進し、「下限5万円分クラウドソーシングを活用する制度」を設けたことで、メンバー一人ひとりに外注利用ができるよう調整しました。このようにクラウドソーシングを活用するための体制作りを行ったことで、なんと3年で売上10倍を達成したそうです。
関連記事：3年で売上10倍にするにはコア業務に集中できる環境が重要。ガイアックスの管さんが語るクラウドソーシングの向き合い方と活用法
非定常な付加価値業務にシフトする
このように定常業務を効率化する際にカギを握るのは、定常業務を色分けした上で、注力すべき業務の強化と、注力しなくてもよい業務の効率化や縮小です。さらに、不要な業務も縮小や廃止することで業務の効率化を実現します。そして、付加価値を生む業務に注力する時間、人材をより投入することで、生産性アップが実現することでしょう。
こうして定常業務の中に組み込まれていた重要業務を非定常化し、付加価値を生み出す業務へとシフトさせれば、会社の将来にも大きなプラスの影響を与えることになります。ひとつひとつの業務に対して、どこに力を注いでどこに力を抜くか、チームで相談しながら将来を見据えて動いていければ理想的です。
一部の業務を外注する
業務を色分けしたとき、強化すべきものには含まれなくても、現状維持でよいものに含まれる業務が少なくない場合、ここに分類された業務を思い切ってアウトソーシングしてしまう手もあります。チーム全体、あるいは個々の社員は、もっとも集中すべき業務に対し最大限の時間を確保することが重要です。
ここでのポイントは、外注化を検討するにあたり、コア業務部分とノンコア業務部分はしっかりと分けること。今後ますます労働人口は減っていくことが予想され、社員一人ひとりの生産性を上げていくことが重要になってきます。そのためには、直接売上を生み出さないようなノンコア業務は外注化し、業務効率化を図っていきましょう。
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業務の外注なら「クラウドワークス」へ
定常業務にかける時間やコストを外注化により削減し、よりコア業務に集中できる環境を整えたい場合、クラウドソーシングサービス（※）を利用する方法がおすすめです。なかでも日本最大級の「クラウドワークス」は登録者数480万人を超えており、事務領域のスキルや実務経験が豊富な人材が多数登録しています。
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まとめ
定常業務の概要を紹介し、プロジェクト管理や生産性を上げる方法について紹介しました。事例にもあげましたが、業務効率化と生産性向上につながる方法のひとつとして外注があります。定常業務を見直す中では、アウトソーシングやクラウドソーシングへの外注について柔軟に考えていくこともひとつの手です。以下の資料では具体的な料金相場を掲載していますので、ぜひご覧ください。
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