業務効率化
2019.02.01
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定常業務とは?プロジェクト管理や生産性を上げる方法を紹介!

定常業務は変化のない日常的な業務を指し、どんな会社や組織にも存在するものです。定常的に発生する業務であるだけに、その効率化や適正な管理を実現することで、業務効率化や生産性の向上が図れます。

こちらではこの定常業務における適正な管理体制の構築、そして生産性を上げる方法を紹介していきます。

定常業務の意味とは? 


定常業務とは文字通り、「通常行う仕事」すべてを指します。生産部門であれば、同じ製品を作るための一連の業務。事務であればテキスト入力、営業職であれば業務報告書の作成。経理職であれば会社の資産に関する管理・数値入力業務。サービス業であれば顧客対応そのものが定常業務にあたります。

つまり定常業務とは、あらゆる法人、組織においてそのビジネス、ビジネスを構築するプロセス、ビジネスプロジェクトといった過程で必ず発生する継続的な業務のことです。定常業務はマネジメントという側面から見た場合、「プロジェクト」と類似的、あるいは対比的な視点で捉えられることが良くあります。

両者の間には接点もあれば全く別のものとして扱う部分もあり、その違いについて理解しておくとスムーズです。では次にこの両者の違いと関係性についてみていきましょう。

定常業務とプロジェクトの関係性は? 

定常業務とプロジェクト業務の違い

定常業務とプロジェクト業務の違いについて見ていきましょう。定常業務は会社や店舗を運営・維持するために必要な、継続性のある業務と考えるとわかりやすいかもしれません。このように継続性のある定常業務に対し、有期的でかつ独自性のある業務がプロジェクトです。

プロジェクトは例えば新規事業立ち上げや、新サービスの展開、あるいは現状の問題を解決するために定常業務とは別に展開される業務といえます。会社などの組織は、これら定常業務とプロジェクトの2種類の業務が同時並行的に進められている場合がほとんどです。それゆえこの2つの関係性を理解することが、業務管理の効率化、生産性の向上につながっています。

定常業務をプロジェクト化し管理する

定常業務とプロジェクト業務の違いについて理解したら、次はマネジメントの視点から考えてみましょう。結論から先に言うと、定常業務をプロジェクト業務化することで業務改善につながる場合があります。

つまり、営業であればリスト作成やテレアポなどのルーティン化した定常業務を「プロジェクト化(期限を定めて目標をその期限内に達成する活動)」することで、日々の業務における問題箇所をあぶり出し、無駄を省いていきながら業務改善に取り組んでいくことが可能です。

日々の業務をただ黙々とこなすだけ、あるいは日々の仕事に追われて考える時間が取れないと、ただ時間が過ぎていくだけです。定常業務に目標設定を行えば、個人的にも自然とそちらに気が回り、チーム内でも目標設定へのコミットを目指してコミュニケーションも活発になっていくでしょう。

業務の生産性を上げるためには?

現状を把握する

では実際に業務の生産性を上げるための活動について考えていきましょう。まずすべきことは現状の把握です。個人の業務、チームの業務を一覧にして、定常業務と非定常業務を分けていきます。仮に定常業務のバランスが大きい場合、現状は日々の業務に追われている状態になっている可能性が高いのではないでしょうか。

定常業務がいまどのくらいの割合を占めているのかを把握したら、それぞれの業務の問題点、ムダな業務、一人あるいはチームで処理することがそもそも無理な業務を色分けしていきます。ここまでが現状の把握です。つぎに定常業務を効率化するための方法を述べていきます。

定常業務を効率化する

現状の業務を色分けしたら、次に分類です。それぞれの業務を以下の4つに分類します

  • 強化すべきもの
  • 効率化すべきもの
  • 現状維持でよいもの
  • 縮小や廃止すべきもの

ここではこのうち「強化」と「効率化」にフォーカスして考えていきます。「強化すべきもの」は個人あるいはチーム内で力をかけて取り組むべき、軸となる業務です。付加価値を握っている業務ですから、いままで以上に時間をかける、人材を増やす、システムを導入するなどの強化が効率化につながっていきます。

「効率化すべきもの」は付加価値を生むものの、ムリやムダが多い業務です。残業や手戻しなどで工数がかさむケースが多いため、業務プロセスの見直しや問題の原因の排除、外注化などが効率を良くする手立てです。

では外注化の具体例を見ていきましょう。株式会社ガイアックスのソーシャルメディアマーケティング事業部事業部長となった管大輔さんは「メンバーのパフォーマンスを最大化する必要があり、各メンバーがコアとなる業務に集中」させる一方で、ノンコア業務の外注化を推進。

「下限5万円分クラウドソーシングを活用する制度」を設け、メンバー一人ひとりに外注利用ができるよう調整、クラウドソーシングを活用するための体制作りを行いました。

結果、「自分たちのコア業務とノンコア業務を明確にし、外注すべき業務について考えてもらうきっかけ作り」となり、また外注化によってメンバーが、コアサービスとなる「SNSマーケティング支援」のノウハウや知見の蓄積に注力できるようになった」とのこと。菅さん自身が課題としていた「各メンバーのパフォーマンスを最大化すること」の下地ができたといいます。

関連記事:3年で売上10倍にするにはコア業務に集中できる環境が重要。ガイアックスの管さんが語るクラウドソーシングの向き合い方と活用法

他にも、定常業務を外注化し、効率化に成功した事例があります。以下の記事を参考もしてください。

関連記事:定常業務にかける時間を短縮するには?クラウドワークスを利用した事例を紹介!

非定常な付加価値業務にシフトする

このように定常業務の効率化のキーとなるのは、定常業務を色分けし、注力すべき業務の強化と注力しなくてもよい業務の効率化・縮小です。同時に不要な業務の縮小・廃止は業務の効率化を実現します。付加価値を生む可能性がある業務に注力する時間、人材を投入すれば、生産性のアップにつながるでしょう。

こうして定常業務の中に組み込まれていた「重要」な業務を非定常化し、付加価値を生む出す業務へとシフトさせれば、会社の将来にも大きなプラスの影響を与えることになります。一つ一つの業務に対し、どこに力を入れ、どこに力を抜くか、チームで相談しながら将来を見据えて動いていければ理想的です。

まとめ

ここまで定常業務について、その概要をご紹介し、プロジェクト管理や生産性を上げる方法についてみてきました。事例にもあげましたが、業務の効率化と生産性の向上につながる方法の一つとして「外注」があります。定常業務を見直す中で、外注について柔軟に考えていけるとよいかもしれません。

実際の成功事例から紐解く、
チームの生産性がアップするポイントとは?

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nikkson
IT会社でウェブ広告の作成から運用、分析まで一連の流れを担当。 運用、クリエイティブディレクターの経験から、 多角的な目線でウェブマーケティングに鋭く切り込む。

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