今回は、「人事の仕事内容」について解説します。人事部・人事担当者が行う具体的な業務内容のほか、人事業務を効率化するコツも紹介しますので、参考にしてみてください。
目次
人事の仕事が持つ5つの機能
①人事企画機能
人事企画とは、人事における基本的な制度や方針を、専門的知見から企画立案する業務です。例えば、人員配置や評価制度、賃金制度などの施策を考えて実行していきます。
人事の仕事全般に言えることですが、人事企画には「正解」がありません。企業によって風土が違えば、人件費の管理方法も違うからです。社員が働きやすい環境を整え、且つ、企業の経営目標を達成するために、戦略的な企画立案が求められます。
②採用機能
人事業務の中でも、特にイメージしやすいものが、「採用」ではないでしょうか。採用業務とは、採用計画に基づき、必要な人材を適切な方法で募集し、採用する業務です。ただし、採用プロセスの全てを人事部が担うとは限りません。採用活動の初期段階を人事部が担当し、最終的な決定権は各部門の責任者が持つ、というケースも多いです。
③教育・研修機能
社員への研修機会を用意し、能力開発制度を整えるのも人事部の仕事です。入社時にマナー研修などを受講した人もいるでしょう。自社が求める人材に育ってもらえるよう、どのような研修が社員に必要かを考え、運営していきます。
ただし、研修そのものを人事部が行うことは多くありません。予算の範囲内で、外部の研修会社に委託することもあります。研修の効果は実証しづらいですが、人材育成制度は、企業の成長において欠かせない要素だと言えるでしょう。
④評価機能
社員がモチベーションを高く保ち、能力を最大限発揮するためには、しっかりとした「評価制度」が確立されていなければなりません。人事部は、社員の成果に対して正当な報酬が与えられるよう、公平で透明性の高い評価プロセスを考えます。
人事評価は、昇進や昇給、人事異動に直結するものです。よって、できるだけ客観的に運用されなければなりません。社員の能力や業務内容、業績結果が正当に反映されるような評価制度を構築するには、高度な専門スキルが必要だと言えます。
⑤労務機能
労務管理業務は、単純作業の繰り返しになりがちですが、会社を支える大事な業務です。重大な機密情報を扱うので、正確性や情報処理能力が求められると言えるでしょう。具体的には、給与計算や勤怠管理、社会保険手続き業務などが挙げられます。
また、福利厚生や安全衛生管理も、労務に含まれます。社員が心身ともに健康でいられるよう、労働時間管理やメンタルヘルス対策にも注力しなければなりません。
人事と総務の仕事はどこが違う？
実は、人事と総務の仕事内容に、明確な線引きはありません。企業の規模や戦略によって、事情は異なります。ただし、人事は、総務に比べて、企業の戦略に直結する業務が多いと言えるかもしれません。
中小企業の場合、総務が人事や経理を含んでいるケースが多く見られます。また、1人が採用から労務までを担当することもあります。
一方で、大企業の場合、総務部と人事部がそれぞれ独立しているケースが多いでしょう。中小企業よりも仕事が細分化される傾向が強く、以下のような業務が挙げられます。
・備品管理
・社内行事の企画運営
・株主総会の企画運営
・CSR活動
・来客対応
人事の仕事を効率化するコツ
続いて、人事の仕事を効率化するコツを紹介します。
年間スケジュールを立てる
人事業務の効率化において、年間スケジュールを立てることは欠かせません。年間の業務を、以下のように分け、整理します。
・定常業務
・発生頻度の低い業務
・季節性のある業務
また、年間スケジュールを立てることで、繁忙期や、比較的余裕のある時期を把握することができます。繁忙期の事前準備も可能になり、業務の効率化につながるでしょう。
効率化できる業務を洗い出す
業務の効率化といっても、全ての業務を効率化できるわけではありません。よって、数ある人事業務の中から、効率化できる業務を洗い出す必要があります。
基本的に、人事戦略の企画や人事制度の運用管理については、専任の人事担当者が対応します。そのため、効率化しやすいのは、構築された制度に基づいて実際に作業を行う「オペレーション業務」だと言えるでしょう。
業務フローを作成する
人事業務は、高度な専門知識を要するものが多いです。そのため、業務が属人化しやすく、担当者が不在になると仕事が停滞しかねません。よって、分かりやすい業務フローを作成することが重要です。
担当者以外が業務の流れを正確に把握することで、他部署との連携や情報共有もスムーズになるでしょう。また、業務フローの作成により、無駄な作業や短縮できる作業を見つけることもできます。
人事業務のアウトソーシング化を検討
アウトソーシング化のメリット
人事業務のアウトソーシングで代表的なものは、給与計算や勤怠管理などです。これらの定型業務は、事務作業ではありますが、短時間で完了するものではありません。定型業務をアウトソーシングすれば、専門知識を持つ人材を、その他のコア業務に専念させることができます。また、人事専門会社にアウトソーシングすることで、鮮度の高い外部ノウハウを吸収できるでしょう。
アウトソーシング化のデメリット
アウトソーシングは、当初の想定以上に費用がかかることが少なくありません。また、急に発生したイレギュラー業務には対応してもらえないことも多いです。そのため、結局自社で取り組んだほうが、コストパフォーマンスは高くなる可能性があります。
個人情報の取扱いにも注意が必要でしょう。人事データは、企業・社員の機密情報です。社外に預ける場合は、十分に信頼できるアウトソーシング先を選ぶようにしてください。
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