業務効率化
2019.02.13
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総務の仕事って難しい?業務一覧とできる総務になる4つのコツ

ある程度の規模の会社になると設けられている総務課は実に様々な仕事を抱えています。しかし、一体どんな仕事をしているのか知っていますか?いつ総務課に配属されても大丈夫なように、そして総務課の人たちと上手にコミュニケーションを図り自分の仕事に活かしていくために、総務の仕事について考えてみましょう。

総務の仕事1:オフィス・物品管理

事務用品や消耗品の管理

ボールペン、コピー用紙、付箋、トイレットペーパーなど、オフィスには消耗品が欠かせません。これらの消耗品の在庫管理や発注を行なっているのが総務です。物品が不足し、社員が困らないように管理を行っています。

郵送物の手配

会社に届く郵便物をまとめて受け取る窓口となっているのが総務課です。受け取った郵便物を仕分けし、社内の担当者に個別に配布していきます。他にも宅急便などの荷物の受け取りや発送などを運送会社とコミュニケーションをとりながら進めています。

オフィス設備の保守

入退室管理システムやWiFi設備などオフィス運営に欠かせない設備の保守も行っています。例えば、複合機の故障などが発生した場合は、速やかに管理会社と連絡を取り、通常業務の再開が行えるように手配します。

総務の仕事2:各種社内規定の作成や文書管理

社内規定や伝票・法定調書の作成

会社を運営するにあたっては様々なルールが必要で、社内規定や定款を管理しています。また、定款や各種規約に変更が必要になった場合には書類の変更や法務局などへの届け出を行います。

福利厚生の整備

社員のモチベーション維持やリフレッシュを図り、より良い職場環境作りを行うのも総務の仕事です。福利厚生制度の導入や告知、忘年会や歓迎会、社員旅行などの社内イベントの企画・運営を担い、社員同士の円滑なコミュニケーションを図る仕事も担っています。

会社の重要文書の管理

会社には、取締役会議事録、社外との契約書、社員名簿や株主名簿など重要な機密文書が複数存在します。それらを整理してファイリングし、必要なときはいつでも出せるように管理しているのも総務課の役割です。

総務の仕事3:社内イベントの企画・運営

株主総会の運営

株式会社の場合、出資者である株主への事業報告会「株主総会」は会社にとって一大イベントです。会場手配や、当日の設営、進行、株主への連絡や役員との打ち合わせなどイベントの運営全般を担当します。

入社式、納会などの運営

新卒社員の入社の際のイベントでもある入社式。その際も会場手配や、当日の設営、進行、新入社員への連絡など多岐にわたる運営業務を担当します。他にも年度終わりに行われる納会など会社のイベント関係の企画・運営を行います。

できる総務になる4つのコツとは?


会社の中で様々な仕事を担っている総務課。その総務課の中で仕事ができる社員とはどのような人材なのでしょうか。そのコツを4つ紹介します。

仕事の流れの大枠を理解する

総務の仕事は多岐に渡っているように感じますが、業務内容には共通点があり、その大枠の流れを掴むことが肝要です。備品管理に設備管理、資産管理など多くは管理要素のある業務になります。

そして毎年大きく変わることはなく、いわばルーティンのような業務になるので、仕事の流れの大枠を理解しておくと、イレギュラーな業務があったとしても応用して対応することができるようになるでしょう。

仕事に優先順位をつける

総務の仕事は、細かい仕事がたくさんあるイメージです。さらに、入社式や納会などスケジュールがはっきりと決まっている仕事もあれば、書類のファイリングなど特に締め切りが決まっていない仕事もあります。どの仕事が重要で、緊急性が高いのかをまずは仕分けしましょう。

重要性も緊急性も高い仕事が最も優先であり、それを優先して手をつけるべきです。優先順位が高い仕事が複数ある場合には、簡単に終わるものから先に進めると効率よく進められます。前日のうちに翌日の仕事のTODOリストを作り、優先順位の高いものから並べておくとスムーズに業務に取り組めます。

他部署との連携を密にする

様々な管理や保守業務が仕事の大半を占める総務課は、他部署との連携も重要です。資料作成中に管理文書や書式の確認で他部署のから連絡が入るとどうしても手を止めて対応せざるを得ません。こうした他部署からの連絡や問い合わせに効率よく対応するためには、連携を密にしていく必要があります。

内線や直接の訪問で行なっていた対応を、ビジネスツールを使って行うことでレスポンスの悪さや効率を向上させることが可能です。ビジネスツールを使えば、移動の手間はもちろんのこと、現在手がけている仕事を中断せずに済みますし、タブレットやスマホから連絡を行うことも確認することも可能です。

また、メールのようにかしこまった文章を作る必要もなく、社内のコミュニケーションハードルを下げることにもなります。

現場が求めているものをイメージする

総務はオフィス現場のサポート役としての業務を期待されています。つまり、総務のクライアントは社員ということになります。一般的なビジネスでもいえますが、クライアントが何を求めているのかを考えることは重要です。社員はどのような働き方をしたいのか、オフィスの現場で本当に必要とされているものは何かをイメージする想像力が重要です。

まとめ

総務の仕事はオフィスの管理や文書管理、社内イベントの企画・運営と実に多岐に渡っています。これらの業務を効率的にこなすためには、仕事の流れの大枠を理解し、仕事に優先順位をつけ、他部署との連携を密にし、現場が求めているものをイメージするという4つのコツを意識していきましょう。

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伊藤孝介
セールスプロモーション会社を経て独立し、フリーランスで地方自治体や中小企業のマーケティングリサーチ、販促企画などに携わる。 業務拡大のため2017年に合同会社を設立し、現在経営中。 マーケティング系ライター歴5年。マーケティング用語の解説や、事例紹介、WEBマーケティングなどが得意。

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