バックオフィス業務は売上に直結する仕事ではありませんが、会社運営には欠かせない重要な業務です。今回はバックオフィス業務の基本的事項や効率化方法を紹介しています。ぜひ当記事を参考に、さらなる業務改善を図ってみてください。

バックオフィス・フロントオフィスとは

顧客と直接接触しない「バックオフィス」

バックオフィスとは、顧客と直接の接触を持たない、顧客と顔を合わせることがない職種や業務を指します。具体的には、人事、総務、経理、社内向けシステム開発、生産管理などといった業務・部署がバックオフィスに該当します。バックオフィス業務は売上に直結するような仕事ではありませんが、効率的な会社運営には欠かせない重要な業務といえます。

顧客と接触する「フロントオフィス」

バックオフィスの対義語である「フロントオフィス」は、営業や受付窓口、コールセンターなど、顧客と直接接触する業務・部署をいいます。たとえば、営業部は顧客とコンタクトを取って商品やサービスを売り込み、販売・契約を獲得することで会社の売上に直結させるため、フロントオフィス業務を担う部署といえます。

会社の設立～運営で発生するバックオフィス業務

会社運営にはさまざまなバックオフィス業務が必要です。代表的なものを紹介します。

会社設立前

会社設立前に生じるバックオフィス業務として、以下のようなものが挙げられます。

手続き自体は煩雑でなくとも、労力や手間がかかる業務が多いことがわかります。いずれも、会社を設立するためには欠かせない手続きなので、計画的に行う必要があります。

定常業務

会社運営において定期的に発生するバックオフィス業務は以下のとおりです。

どれをとっても、会社運営を支える大切な業務といえます。

非定常業務

バックオフィス業務には、定常業務だけでなく非定常業務もあり、代表的なものは以下のとおりです。

いずれの業務も社員が働きやすい環境を整えるためには欠かせません。

バックオフィス効率化のポイント

続いて、バックオフィス業務を効率化するポイントやメリットを紹介します。

コア業務の充実→生産性向上を目指す

経理や会計などのバックオフィス業務を効率化できれば、会社としてコア業務に集中できる時間が増えることが大きなメリットです。たとえば、中小企業では経営者が経理業務も担当したり、社員が本業とは別に会計業務も担当したりするケースが少なくありません。

あるいは、起業したばかりの会社であれば、すべてのバックオフィス業務を1人でこなさなければならない場合もあるでしょう。バックオフィス業務の負担を減らすことができれば、一定の時間と労力を捻出できます。その結果、コア業務に専念しやすくなり、生産性の向上につながるでしょう。

バックオフィス業務を整理するコツ

バックオフィス業務の効率化で最初に行うべきことは、業務整理です。「その業務をやめても支障が出ないか」という視点で考え、やめてOKと判断できればすぐに省いてしまいましょう。不要な業務をカットできれば、その業務の担当者をコア業務に振り分けたり、残業時間を短縮したりすることが可能になります。

サービスやツールの導入も検討

バックオフィス業務を効率化するためには、課題を解決できるサービスやツールを導入することも重要です。まずは費用対効果を意識し、そのうえでサービスやツールの信頼性・拡張性にも目を向けて、自社の目的に合ったものを選択するようにしましょう。

バックオフィス効率化の具体的方法

バックオフィス業務を効率化するための具体的な方法を紹介します。

業務の自動化を行う

請求書作成、販売管理、会計、経費精算などの業務は、ITツール・クラウドツール・業務システムなどを活用して自動化すると効果的です。導入費用や操作方法の習得期間は必要ですが、中長期的に見れば業務効率化につながる場合が多いでしょう。

士業を活用する

バックオフィス業務を行う際には専門知識が必要になる場面も多いため、その分野の士業（税理士や社会保険労務士、弁護士など）を頼ることも可能です。起業時、従業員の雇用時、確定申告時など、さまざまなシチュエーションで力になってくれます。

代行サービスを活用する

バックオフィス業務の代行サービスを活用する方法もあります。総務、庶務、秘書、人事、経理といった属人化しやすい業務を代行サービスに依頼することで、担当者の負担を減らせるメリットもあります。

クラウドソーシングサービス

クラウドソーシングサービスとは、仕事を外注したい人・受注したい人をインターネット上でマッチングするサービスのことです。事務領域のプロや経理・会計の経験者、リサーチ業務を得意とする人材などが多数登録しているため、バックオフィス事務を幅広く依頼することができます。繫忙期のみ仕訳・記帳を依頼したり、中長期的に事務代行を任せたりなど、依頼内容や料金、納期を柔軟に相談できるため、多くの企業が外注の窓口としてクラウドソーシングサービスを活用しています。

バックオフィス業務の外注には「クラウドワークス」がおすすめ

バックオフィス業務を外注化したい場合、比較的安くスムーズに依頼できるクラウドソーシングサービスを利用する方法がおすすめです。なかでも日本最大級の「クラウドワークス」は登録者数480万人を超えており、事務・経理・会計の経験者や、バックオフィス業務を得意とする人材などが多数登録しています。

リモートでの業務委託契約になるため、福利厚生費や賞与、交通費、その他備品代などが不要で、社員を雇用するよりもコストを抑えて経理代行などを外注できます。弁護士・税理士・社労士などの有資格者も探せるため、登記簿謄本の取得や定款の作成、税務関係の手続き代行などを依頼することも可能です。依頼する際は、事前にオンライン面談を行えるため、実績や保有資格、人柄などを確認したうえで依頼するかどうかを検討できます。

【クラウドワークスでの発注事例】
・事務代行（データ入力や資料の整理、リサーチ業務など）：時給1,000円前後
・経理代行（仕訳や記帳、給与計算、月次決算の代行など）：時給1,000～1,500円
・秘書代行（スケジュール管理や各種書類作成、問い合わせ対応など）：月額3～15万円

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