業務効率化
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公開日: 2020.07.01

付帯業務とはどんな業務?削減すべき理由や方法、適した外注先も紹介

「企業の成長には付帯業務の削減を検討すべき」と耳にすることがあります。では、付帯業務とはどのような業務で、なぜ削減すべきなのでしょうか。今回は、付帯業務の内容や削減すべき理由、その方法などについて具体例を挙げながら紹介します。

付帯業務とは?


まず、「付帯業務」という言葉の意味や、付帯業務にあたる業務の例を紹介します。

「付帯業務」という言葉の意味

付帯業務とは、企業のメイン業務として利益を生み出す「主体業務」に対する言葉で、単体では利益を生み出さない業務のことをいいます。主体業務(コア業務)に対して、「ノンコア業務」と呼ばれることもあります。主体業務に時間を割ければその分生産性が上がり、業績も伸びる傾向にあるため、主体業務と付帯業務の兼ね合いは多くの企業にとって課題となっています。

主な付帯業務の例

一般的な企業における付帯業務として、顧客とのアポイント調整や打ち合わせ場所の手配、資料の用意などが挙げられます。オウンドメディアを保有している企業であれば内容の更新や修正、メルマガの配信やSNSのアカウント管理なども含まれます。

主体業務と付帯業務の例をもう少し具体的に紹介すると、たとえばWEBサイトの制作・運用会社であれば、サイトの設計やプログラミングなどの業務=主体業務、競合サイトのリサーチや開発スケジュールの調整など=付帯業務といえます。

付帯業務の類似用語には何がある?


付帯業務と似た言葉として、派遣契約の「付随する業務」と医療法人の「付随業務」があります。それぞれについて簡単に紹介します。

派遣契約の「付随する業務」

派遣契約を結ぶ場合、派遣社員の業務内容を契約明示書へ記載するのが義務とされています。そのため、派遣社員には契約明示書に記載されていない業務を行う義務が発生しません。そして、この契約明示書の業務内容において「付随する業務」「付随的な業務」などという用語を目にすることがあります。

これらはいずれも「メインとされる業務ではない」という程度の意味合いしか持たない言葉であり、具体的な業務内容が明確にされていないケースも少なくありません。意味が曖昧でさまざまな解釈が可能であるためにトラブルになる場合も多く、注意が必要です。

医療法人の「付随業務」

主に医療法人においては、「本来業務」「付帯業務」のほかに「付随業務」があるとされています。本来業務とは病院・診療所などの経営に関わるメイン業務を指し、付帯業務は本来業務にさしさわりのない範囲で行う訪問看護などの業務を指します。

一方、付随業務とは「本来業務の一部、あるいは付随して行われる業務」のことを指します。具体的には、病院の敷地内へ設置した売店・駐車場などの管理、また容態や状況に応じて患者を適切な施設へ無償搬送することなどが挙げられます。

付帯業務を減らすべき2つの理由とは?


企業にとって付帯業務を減らすことが重要な課題とされていますが、その大きな理由を2つ紹介します。

社員の生産性がアップする

リソース不足の企業によく見られるケースとして、一定以上の付帯業務をこなすだけで社員が手一杯になっていることがあります。何らかの形で社内の付帯業務を削減できれば、それまで付帯業務に割いていた時間を主体業務に充てられるようになり、効率や生産性がアップします。

主体業務に充てる時間が増える

付帯業務の削減によって主体業務に充てる時間が増えれば、企業の利益も増加しやすくなります。業績に直結しない付帯業務に時間をとられず、本来行うべき主体業務に集中できるようになるためです。企業としてより多くの収益を上げることを考えるのであれば、その分付帯業務を減らし、主体業務を行う時間を確保できるようにすると効果的です。

付帯業務を削減する方法とは?


続いて、付帯業務を効率的に削減するための方法を紹介します。

業務全体の見直し

付帯業務を削減するために、まずは業務全体の見直しから進めましょう。社員個人・部署などの単位で、業務内容や時間の使い方を確認し、どのような業務にどれだけ時間をかけているのかリストアップします。

業務内容と時間配分を一覧化したら、それを主体業務と付帯業務に分類し、さらに不要な付帯業務・形骸化している付帯業務の洗い出しを行いましょう。例として、特筆事項がない定例会の資料作成、単なるルーティンで行っているミーティングなどといった業務を廃止し、主体業務に充てる時間を確保するという方法があります。

電子化、システム導入

付帯業務を減らすうえでは、電子化やシステムの導入も有効です。たとえば、紙の書類に対して発生する印刷・ファイリング・廃棄などの付帯業務は、ペーパーレス化(電子化)によって減らすことができます。

また、人の手で行っていた勤怠管理・会計作業などの付帯業務は、しかるべきシステムを導入することによって廃止も可能です。ただし、電子化やシステム導入を行う際にはまとまったコストや期間が必要となるため、その点には注意が必要です。

外注

付帯業務を外注することも有効な手段です。収益に直結しない業務を外部へ委託し、社員の能力や時間を主体業務に振り向けることで、社内の生産性を大きく向上させる可能性が高まります。

オフィス業務専門の委託会社などへ外注することも可能ですが、ある程度の予算や制約(特定の業務しか請け負えない、など)を見込んでおく必要があります。その点、クラウドソーシングサービスなどは人件費を抑え、必要最低限の業務だけを外注したい際に適したサービスといえます。

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オンラインアシスタントとは、インターネットを活用して業務のアシスタントを依頼できるシステムです。中でもビズアシスタントオンラインは、必要なときに必要なだけ、月最低50時間から(業務によっては30時間から)利用できる柔軟性が特徴です。

付帯業務の種類が多く、それぞれの業務に精通した人材に依頼したいという場合でも、少ないコストで効率的な発注が可能です。また、1日単位の超短期から長期まで契約期間が幅広く設定できるため、業務の繁閑に応じて依頼人数を変更するなどといった使い方もできます。

発注から支払いまでは完全オンラインで行えるほか、必要に応じて事前のスキルチェックや面談の実施、業務形態の指定(完全在宅・オンライン定例会のみ参加・必要に応じて出社など)などが行える点もメリットです。

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まとめ

企業の利益を増加させるためには、付帯業務を可能な限り削減し、主体業務に充てる時間を増やすことが効果的です。付帯業務を削減すれば社員がコア業務にかける時間が増え、生産性の向上が期待できます。業務の見直しや外注の活用なども視野に入れ、付帯業務の削減に取り組んでみてはいかがでしょうか。

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佐藤カイ
オウンドメディアを持つ複数の企業において、WEBチームマネージャーとしてWEBマーケティング、GA解析、リスティング広告などを担当した経歴を持つ。現在クラウドワークスを中心にIT系の記事などを書くライターとして活動中。

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