従来の訪問型営業に代わって需要が高まっており、営業職においてのテレワークとも言えるのが「オンライン商談」です。これからオンライン商談を取り入れたい・商談をさらに効率よく行いたいというケースも増加しているため、当記事ではオンライン商談を取り入れるメリットや、成功させるコツなどを紹介していきます。
目次
オンライン商談の概要や導入メリットとは
オンライン商談とはどのような手法なのか、導入するメリットとは何かを紹介します。
オンラインで営業や商談を進める手法
オンライン商談とは、オンラインで利用できるICTツール（コミュニケーションツール）を利用して営業や商談を行うことです。パソコンやタブレット、あるいはスマートフォンなどに繋いだWEB会議システムなどを使用して、お互いにオンラインで顔を合わせながら資料や画面を共有し、音声通話で営業や商談をすることができます。
メリット1：商談依頼を気軽にできる
訪問型の営業手法では、顧客先に向かうための移動にともなう時間的・金銭的コストだけでなく、場合によっては宿泊をともなうコストが発生します。その点、オンライン商談であれば移動時間をゼロにできるうえ、移動費も発生しません。相手企業の所在地がどこであれインターネット環境さえあれば商談できることから、海外や遠方企業に対しても気軽な商談が可能です。
メリット2：リードタイムが短縮できる
これまでの訪問をともなう商談では、メールや電話でのスケジュール調整はもちろん、顧客側がその際の会議室を確保しておくことが必要でした。しかし、オンライン商談の環境さえ整っていれば、電話で話している間であっても双方で問題なければそのままオンライン商談を始められるのもメリットです。商談までの準備や移動の時間を圧縮できるため、結果的に受注までのリードタイムも短縮させられます。
メリット3：教育用の資料になる
訪問型の営業において新入社員や若手社員の教育のために商談の進め方を見せる場合、商談に同行させることが前提となります。この点においても、オンライン商談であればWeb会議システムの機能を活用して商談を録画しておき、後から教育用資料として見せることが可能です。訪問型の商談となると少人数のみの同行になることが多いですが、このように録画しておくことで多くの社員に繰り返し見せられるので効率アップも見込めます。
オンライン商談を成功させるコツ
オンライン商談のさまざまなメリットを生かすため、成功させるコツを確認していきましょう。
カメラやマイクなどの周辺機器を整える
オンライン商談を行うには、安定した通信環境、オンライン会議の専門ツールが利用できるパソコンやタブレットに加えて、カメラやマイクなどの周辺機器を整えることが必須です。
少人数の商談などであればパソコン内蔵の機器でも問題ありませんが、複数の人数が会議室に集まりオンライン商談に参加するならば周辺機器とともに専用の商談スペースを整えることが望ましいです。外付けのWebカメラ、参加人数や部屋の広さに応じたマイクスピーカー、ヘッドセットなどを用意しておくと、より良い通信環境で会議ができます。
事前準備は入念に行う
オンライン商談の目的や内容をあらかじめ担当者間で共有しておくこともポイントです。また、会議に使用するツールの操作マニュアルを参加者に送付して操作手順を確認しておいてもらうことも、スムーズな進行には欠かせません。オンライン商談は対面よりも認識のズレが起こりやすいことを考慮して、画面上で共有できるわかりやすい資料を準備しておくと混乱を防げます。
話し方やリアクションに注意する
オンラインでの会話は対面時と比較すると相手の反応が分かりづらいため、商談相手が不快な思いをしないよう商談を進める側は気を付けていく必要があります。発言する際は対面時よりもはっきりとしたアクセントを意識する・間の取り方に注意する、商談相手が話しているときには分かりやすく頷く・リアクションを大きくするなどが挙げられます。
オンライン商談をスムーズに進めるツール
スムーズなオンライン商談に役立つツールを3つご紹介します。
ベルフェイス
「ベルフェイス」はデバイスやブラウザに制限がないことが特徴で、仮に商談相手がスマートフォンのみの環境であっても利用できます。そのため、BtoBだけでなくBtoCにも手軽に利用できるのもポイントです。音声は電話回線を使用しているので回線切断のリスクが少なく、安定した通信を期待できます。1対1の商談や軽めな商談が多い企業にはパフォーマンスの高いツールです。
B-Room
「B-Rooｍ」は、専用のアプリをインストールする必要がないオンライン商談ツールで、商談相手にルームキーやURLを伝えるだけで手軽に始められる点が特徴です。また、画質や音声品質にこだわっている点、最大4拠点からの同時接続に対応している点もポイントです。商談中の音声を自動でテキスト化する機能もあるため商談中にメモを取る必要がなく、商談が終了すると自動保存されます。
V-cube セールスプラス
「V-cube セールスプラス」は、ブラウザからURLを入力するだけですぐに商談が開始でき、高画質な画像で資料共有や画面共有ができたりシンプルなUIで直感的な操作ができる点が特徴です。ファイル転送機能・テキストによるチャット機能も備えているため、状況に合わせてストレスなく商談を進められます。「商談メモ」は、メモを商談相手に公開しながら記録できる機能となるので、認識の齟齬が発生する事態を防げます。
オンライン商談時の注意点
オンライン商談を行うときには、以下のような点に注意する必要があります。
通信状況が安定しているか
使用するツールの通信環境を安定させるためには、安定したインターネット環境であることが欠かせません。商談中に音声が途切れてしまう・ノイズが入って聞きづらい・画像が止まってしまうなどのトラブルが発生すると、いったん商談が止まってしまったり、復旧のための無駄な時間が生じてしまったりして商談時間が短くなってしまいます。
接続時に手間取らないか
使用するツールによっては、接続までの手順が分かりにくいがゆえに、商談相手に手間と時間をかけさせてしまうこともあり得ます。相手も同じツールをインストールする必要があったり、会員登録をしなくてはいけなかったりすると、商談相手のストレスにもなりかねません。URLをクリックするだけで簡単に商談がスタートできるような、接続時に手間がかからないツールを選ぶことがおすすめです。
オンライン商談の成功率アップに役立つ「クラウドワークス」
オンライン商談時に使用するスライド作成・資料作成の時間に占める割合が大きく、本来集中するべき部分が疎かになってしまうケースが少なくありません。今よりも時間的リソースや人的リソースを増やしたいと感じているならば、ぜひクラウドソーシングに外注してみてはいかがでしょうか。
数あるサービスの中でもおすすめの「クラウドワークス」は登録者数が480万人を超えており、さまざまなスキルを持つワーカーが登録しています。テレワーク環境が整った人材・英語商談が可能な人材などに絞ってワーカーを検索することも可能です。
資料作成や営業事務などの経験豊富な人材がそろっているため業務を一から説明する必要がなく、即戦力になる人材を確保できます。データのとりまとめから資料作りまでを一通り外注することで、コア業務となる商談時間や回数を増やすこともでき、より生産性の向上が期待できます。
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まとめ
オンライン商談は従来の訪問営業とは異なり、移動時間や移動コストをかけることなく気軽に商談できる特徴があります。商談をスムーズに進めるためには、自社に合うツールの選定や資料の下準備などは欠かせないポイントです。リソース不足のため商談に集中できない・商談回数が増やせない場合、資料作成などの外注を検討してみてください。
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