発行から配布までにかかる給与明細の労力やコストを減らすためには、給与明細の電子化を導入することが有効です。では、給与明細を電子化した場合、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。給与明細を電子化するメリット・デメリット、導入の流れ、おすすめツールなどを紹介します。
目次
給与明細を電子化するメリット
給与明細を電子化すると、従業員の給与データの取り込みや給与明細作成、メールでの自動配信などが可能になります。企業側と従業員側がそれぞれ得られるメリットを紹介します。
印刷コストや手渡しの手間がなくなる（企業側）
給与明細が電子化されることによってペーパーレス化につながるため、給与明細の発行や従業員への手渡しといったプロセスを省けることは大きなメリットです。それに加えて、給与明細の印刷に必要な紙やインクなども不要になります。
計算ミスや配布ミスがなくなる（企業側）
給与明細を電子化すると、給与データが自動計算されるため計算ミスや修正による手入力の手間がなくなります。また、給与データが確定するとメールで自動配信されることになり、宛名と中身が異なる・別の従業員に配布されるなどの配布ミスも防げます。
明細書を紛失する心配がなくなる（従業員側）
従業員側はメールで給与明細を受け取るため、パソコンやクラウド内にデータを保存でき、明細書を受け取った後に紛失してしまうといったことが起こらなくなります。スマートフォンやタブレットなどの端末で利用できるツールを導入する場合、従業員はいつでもどこでも給与データの閲覧が可能です。
さまざまなジャンルで電子化が進んでいますが、数年続いたコロナ禍によって業務効率化が推し進められた側面もあります。給与明細の電子化と合わせてオンライン化できるものがないか探してみましょう。
給与明細を電子化するデメリットや注意点
一見すると便利でメリットの多い給与明細の電子化ですが、デメリットや注意点も知っておく必要があります。まず、給与明細などの電子交付を導入する場合、事前に従業員の同意を得る必要があることです。仮に従業員が書面での交付を希望するならば、これまでどおりに紙による給与明細書の発行を継続しなければなりません。
また、既存の給与計算ソフトとの連携が可能かどうか確認しておく必要もあります。既存システムとうまく連携しない場合、データの読み込みに不具合が生じてしまい、修正や打ち間違いなどのミスが発生する可能性があります。さらに、電子化には初期費用やランニングコストが発生するため予算の確保も重要です。
給与明細電子化ツールを導入する流れ
給与明細電子化ツールを導入する流れを4つのステップに分けて説明します。
1.従業員から同意をもらう
繰り返しになりますが、給与明細の電子交付を行う前には、同意書を作成して従業員から同意を得る必要があります。同意書の内容に規定はないものの、従業員から同意を得た証として最低限必要な項目は「給与明細の電子交付に承諾する」という一文、承諾した日付、従業員の署名の3つです。
2.電子化の範囲を決める
電子化できる帳票は給与明細電子化ツールによって異なり、書類別に電子化と紙のどちらかを選べるものもあります。たとえば、確定申告のために従業員から源泉徴収票（紙）の発行を請求されることがありますが、このような時に紙でも帳票を発行できるツールであれば柔軟に対応できます。
3.既存のシステムと連携できるか確認する
すでに活用中の勤怠管理、給与計算、会計・税務申告などといったシステムと連携できるかを確認しましょう。データの移行や共有ができれば、複数のソフトを立ち上げる手間や時間が不要となるからです。また、給与明細電子化ツールと既存システムを連携させて活用できれば業務効率化にもつながります。
4.給与明細電子化ツールを選定する
システム連携が可能かどうか確認した後は、いよいよ自社に合う給与明細電子化ツールの選定です。ここで大切なポイントは、機能性と導入にかかる初期費用・ランニングコストが妥当であるかどうかです。また、従業員の個人情報や社内の機密情報などを扱うため、セキュリティ対策の確認も重要です。
給与明細を電子化できるおすすめツール3選
数多くある給与明細の電子化ツールのうち、ここでは3つのツールに絞ってポイントや特徴などを紹介します。
SmartHR
「SmartHR」は、給与明細だけではなく、年末調整や入社・退職手続きなどに必要となる書類の電子化も行えるツールです。登録の際に必要な従業員情報は本人に入力してもらうため、担当者の業務負担を軽減できます。料金プランは小・中・大企業と規模別に提供されており、共通している機能は、Web給与明細・年末調整・人事情報管理・自動書類作成などです。15日間の無料トライアルが利用できます。
ポケット給与
「ポケット給与」は、あらゆる年代の従業員でも直感的に操作できる給与明細電子化ツールです。複数のテンプレートの中から給与・賞与、源泉徴収票などのデザインを選択してオリジナルの帳票を作成できます。また、アンケート機能は、年末調整の申告書の回収・災害時などの安否確認などに応用することもできます。集計したデータをExcelで加工し、社内会議やプレゼンテーション資料などに活用できます。料金プランは公式サイトからお問い合わせください。
マネーフォワード クラウド給与
「マネーフォワード クラウド給与」は、給与明細を含めた帳票の電子化に加え、給与計算ソフトと同等の機能を搭載しているクラウドサービスです。連携できる外部サービスの多さはトップクラスであるうえ、サポート体制も充実しており、オンラインマニュアルの完備や、メール・チャットでの相談も利用可能です。さらに、金融機関と同レベルのセキュリティ対策が行われており、従業員には個人専用のIDやパスワードが付与されます。
企業向けの料金プランとして、スモールビジネス・ビジネスが提供されており、いずれも1カ月の無料トライアルが利用できます。大規模企業については別途料金の見積もりが必要です。
経理業務の効率化には「クラウドワークス」がおすすめ
経理業務を効率化したい場合、比較的安くスムーズに依頼できるクラウドソーシングサービス（※）を利用する方法がおすすめです。なかでも日本最大級の「クラウドワークス」は登録者数480万人を超えており、さまざまなスキル・実績を持つ人材が多数登録しています。
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まとめ
給与明細電子化の導入は、企業側と従業員側それぞれにメリットがあります。ただし、導入にあたっては導入コストが発生することや従業員の同意を得る必要があることを理解しておきましょう。必要に応じて自社に合う給与明細電子化ツールや外注などを検討してみてください。
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