企業において、顧客・ユーザーなどと直接かかわる部署（営業部・マーケティング部・カスタマーサポート部など）をフロントオフィス、顧客・ユーザーとはかかわらず主に社内で業務を行う部署（総務部・経理部・人事部など）をバックオフィスといいます。今回はバックオフィス側の業務効率化に着目し、効率化を行うメリット・具体的な方法・効率化にともなう課題などを紹介します。
目次
バックオフィスを効率化するメリットは？
はじめに、バックオフィスの業務を効率化すると得られるメリットについて説明します。
リソースを有効活用できる
バックオフィスの業務を効率化すると、リソースの有効活用がしやすくなります。バックオフィスで行う業務は企業の運営に欠かせないものですが、直接的な利益を生むものではありません。そのため、業務効率化によってバックオフィスの担当者を減らせば、フロントオフィス業務を行うリソースの拡充が可能になり、社の業績向上につながります。
社全体の業務改善につながる
バックオフィスの効率化によって、それまで社内業務に充てていた時間を別の作業に使えるようになります。例として、各種申請・承認フローや社内規則の見直し、残業削減目標の策定などが挙げられます。このような施策に使用できるデータ・情報の多くはバックオフィスが管理しており、内容も把握している傾向にあります。そのため、分析・検討・提案などもしやすく、結果として社全体の業務改善に貢献できるケースがあります。
BCP対策に効果的
バックオフィスの効率化は、BCP（事業継続計画）対策にも有効です。BCP対策とは、自然災害や大規模なシステム事故などといった不測の事態に生じるリスクを事前に想定し、損害を最小限に留めて早期復旧を目指すために行う対策のことを指します。バックオフィス業務が効率化すれば、社全体の業務改善にくわえてBCP対策の強化にも時間を割くことが可能です。
バックオフィス効率化の方法は？
次に、バックオフィスの効率化を行う具体的な方法について紹介します。
クラウド化・システム化
バックオフィス業務の多くは、クラウド化・システム化による効率化が可能です。たとえば、勤怠管理や給与計算、経費精算などのような業務は、クラウドサービスの利用やツール・システムの導入によって作業時間を短縮したり、書類でのやりとりを減らしたりすることができます。
普段は業務ごとに異なるツール・システムを使用し、必要な処理のみ連携させる方法もありますが、バックオフィス業務全般を複合的に実施できるクラウドサービスやシステムを導入する方法もあります。いずれの場合も、初期費用やランニングコストとしてある程度の費用が必要です。
士業などの有資格者へ依頼
高度な専門知識を必要とするバックオフィス業務は、税理士や行政書士、弁護士などの有資格者へ依頼するのもひとつの方法です。公的な書類の作成や各省庁への手続きが必要となるケースにおいては、特に士業に代行を依頼したほうがスムーズに進むこともあります。
場合によっては高額な謝礼や成果報酬が必要となることもあるため、依頼したい業務の内容や頻度をあらかじめ想定して見積もりをとっておくのも良いでしょう。
代行サービスへ依頼
業務代行サービス・代行会社などを利用する方法もあります。オフィス業務全般の代行を行っている事業者には、多くのバックオフィス業務を代行してもらえる場合がほとんどです。依頼できる業務の種類や範囲は事業者によって異なり、依頼時間・人数・スキルなどによる料金体系もさまざまであるため、事前に確認を行いましょう。
オンラインアシスタントの活用
オンラインアシスタントとは、インターネット上で経験者などに仕事を依頼できるしくみで、企業と個人とをマッチングしてくれるサービスです。適したスキルを持つアシスタントを探してもらうことができ、バックオフィス業務を依頼することができます。業務の依頼・実行は基本的にオンライン上で行われ、業務に必要な時間・人数に絞って契約できることがほとんどです。
料金や規約などはサービスを提供する会社によって異なりますが、システムを導入したり、有資格者・業務代行事業者へ依頼したりするよりも安価に利用できる傾向にあります。
バックオフィス効率化における課題とは？
では、バックオフィス業務の効率化を行うにあたり、どのような課題が考えられるでしょうか。以下に紹介します。
デジタル化できない業務がある
バックオフィス業務の中には、デジタル化が難しい業務も存在します。状況に応じた対応が必要な業務、人の目による精査が必要な業務などが該当します。たとえば、年次で内容の見直しを行う労務契約や保険契約などに関連する業務は、デジタル化が難しいといえるでしょう。同様に、取引先へ提出する契約書類の作成なども個別対応が必要なため、デジタル化しないほうが良い業務といえます。
このように、デジタル化できるバックオフィス業務には限りがあるということを認識のうえで、効率化の検討を行う必要があります。
時間やコストがかかる
先ほど紹介したとおり、効率化を行う手段によっては高額な費用がかかる場合があります。クラウド化・システム化にはまとまった初期費用やランニングコストがかかることも多く、バックオフィス業務を外注する場合は依頼先に支払う費用が必要です。導入するシステムのカスタマイズを行う場合、範囲によっては年単位の時間と数千万単位の費用が見込まれることもあります。
また、導入したシステムの操作方法を社員が習得し、業務内に定着させるには一定の期間がかかることも想定しておかなければなりません。
スタートアップ企業特有の課題も
スタートアップ企業特有の課題もあります。スタートアップ企業は短期間で急成長を遂げる例が多く、社員の数も少ない傾向にあります。そのため、バックオフィス業務に関するノウハウが蓄積されていなかったり、バックオフィス業務に回すリソースが不足していたりする場合があります。システム化や外注によってバックオフィス業務を効率化しようとしても、十分な予算を充てられるだけの資本金が形成されていないケースもあります。
このような企業においては、コストのかからない方法でバックオフィス業務を効率化できる方法を早期に検討する必要があります。
バックオフィス効率化をサポートする「ビズアシスタントオンライン」
上記のような課題をクリアしながらバックオフィスの効率化を図りたい場合、オンラインアシスタントサービスの利用が効果的です。なかでも、費用をおさえて柔軟に活用できるサービスとしておすすめなのが「ビズアシスタントオンライン」です。
ビズアシスタントオンラインでは、最短1カ月・1カ月あたり50時間から業務の依頼が可能です。バックオフィス業務の経験者にしぼってアシスタントをマッチングしてもらえるため、即戦力となる人材をすぐに確保することができます。オンライン上で業務の依頼から納品までが完結するうえ、必要に応じてチャットツールでのやりとりも可能です。
利用料金や成功報酬などはかからず、契約後に支払う必要があるのはアシスタントの時給のみであるため、コストパフォーマンスの面においても利用しやすいサービスといえます。
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まとめ
バックオフィス業務を効率化すると、さまざまなメリットが得られます。効率化の方法はいくつかありますが、同時に課題も複数存在します。時間・コスト・リソースなどの状況を踏まえ、各企業に合った方法を検討してみてはいかがでしょうか。
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