従業員が10名以上いる企業には就業規則の作成義務があります。今回は、就業規則の概要と作成方法、作成手順、作成するときの注意点などを詳しく紹介します。
目次
就業規則とは？
就業規則とは、労働基準法に基づき、労働者の給与、労働時間などの労働条件、職場内で守るべき服務規定などを定めたものです。就業規則には、法律上必ず記載しなくてはならないという「絶対的必要記載事項」が以下のように定められています。
まず、労働時間に関する事項として、労働日の始業・終業の時刻、休憩時間、休日および休暇に関することを記載します。次に、賃金に関する事項として、賃金の決定方法や計算方法、締め日や支払日、昇級の時期や条件などを記載します。最後に、解雇を含む退職に関する事項として、退職手続きや解雇の理由、定年に関することを記載します。
作成義務、届出義務が生じる基準
事業場において常時10名以上の労働者を雇用している場合、就業規則の作成と労働基準監督署への届出が原則的に義務づけられています。「常時10人以上」とは、正社員・臨時雇用の職員・パートタイマーなど、その事業所で働いているすべての労働者が対象です。ただし、業務委託の社員や派遣労働者などはこの10名に含めることができません。
就業規則の作成方法・手順は？
続いて、就業規則を作成する流れを紹介します。
①内容の検討
まずは、就業時間や賃金など、就業規則に含める内容においての現在の状況を洗い出し、法的に問題がないかを確認します。就業規則の作成にあわせて新たに含めたい労働条件や服務規定がある場合には、法令に則しているかを確認したうえで検討するようにします。三六協定など、付随して必要となる労使協定などの文書についてもあわせて確認し、準備を進めましょう。
②原案の作成
内容の検討が済んだら、専門家に依頼する、もしくはテンプレートなどを用いて原案を作成します。就業規則の書式に決まりはないため自由に作成することが可能ですが、総則・採用・服務・労働時間などの大枠を章立てし、「第○条」のような条文形式で作成するケースも多く見られます。それにくわえ、労使協定や付随文書の原案も作成しておくようにしましょう。
③社員代表の意見聴取
労働者が不利益になるような規律を一方的に定めることのないよう、就業規則の作成時には従業員側の意見書を取得しておくことが必要です。従業員の過半数で組織される労働組合、もしくは従業員の過半数を代表する人の意見を聞いて作成します。必ずしも従業員からの同意を得る必要はないものの、労使対等での決定が原則であるため、意見を聴き、それを尊重する姿勢を示すことは望ましいといえます。
④届出・周知
従業員からの意見徴収が終わって最終的な就業規則ができあがったら、就業規則・就業規則（変更）届・意見書の3つの書類を労働基準監督署へ届け出ます。なお、届け出の後は従業員に就業規則の内容を周知する必要があります。周知の方法として、就業規則を事業場内の見やすい場所に備え付ける、書面の交付を行うなどのやり方があります。
就業規則は社労士以外が作成しても良い？
結論から言うと、社労士以外が就業規則を作成しても問題はありません。では、就業規則を作成するにはどのような方法があるのでしょうか。
テンプレートなどを使って自作も可能
就業規則はテンプレートなどを使って自作することができます。厚生労働省ホームページ内の「モデル就業規則について」というページには就業規則のテンプレートが用意されているため、これらを利用して作成することも可能です。なお、テンプレートを一切使用せず、自社内の人事や総務などの管理部が中心となってオリジナルの就業規則を作成しても問題ありません。
社労士へ依頼する際は余裕をもって
就業規則の作成を社労士へ依頼する場合、原案作成のためのヒアリングから、就業規則案の作成、労使協定などの付随文書の作成、製本や労働基準監督署への届け出まで、一連の業務をまとめて頼めることが一般的です。社労士へ作成依頼をする場合、申し込みから納品までで平均1.5〜2カ月を要することが多いため、余裕をもって依頼するようにしましょう。
就業規則の作成における注意点
就業規則を作成するときの注意点として、以下のようなものがあります。
他社の就業規則の流用
就業規則を作成するときに、他社の就業規則をそのまま流用してしまうケースが一部の企業において発生しています。安易な判断で流用すると、自社の労働条件よりも好条件になっている、流用元の就業規則が現行法に則っていないなどの内容だっとしても、すぐに気付くことができません。就業規則の作成は、自社の実態に合う内容、最新の労働基準法と合致する内容であることが求められます。
労働実態とのギャップ
就業規則の作成時にテンプレートを使用する場合、自社の実態に沿った内容に整える必要があります。テンプレートの内容をそのまま適用したために実態との乖離が発生していると、後でトラブルが発生する原因になることがあります。
作成費用の見積もり
社労士事務所などに就業規則の作成を依頼すると、場合によってはグレードや追加する項目の種類・数に応じて料金が加算されるケースがあります。たとえば、育児・介護休業規定や長時間労働対策規定が含まれていない小規模企業向けの就業規定は、標準版よりも安価に作成できます。
しかし、パートタイマー用や契約社員用などの就業規則を追加で作成する場合や、セクハラ対策や退職金規定などを新たに作成する場合、別途料金が発生することがあります。さらに、ヒアリングや届出などといった業務ごとに別料金が設定されているケースもあります。
このような料金は発生するものの、社労士に依頼すれば法的には問題ないうえクオリティも担保された就業規則の作成ができるため、事前に費用の見積もりをとってから依頼すると良いでしょう。
就業規則の作成依頼は「クラウドワークス」もおすすめ
就業規則の作成を社労士などのプロに依頼すると、法的な部分やクオリティは担保されますが、グレードや追加項目によっては外注費用が高額になることもあります。高いクオリティを求めつつコストをできるだけ抑えたい場合、クラウドソーシングサービス（※）を利用する方法がおすすめです。
なかでも日本最大級の「クラウドワークス」は登録者数480万人を超えており、さまざまなスキル・実績を持つ人材が多数登録しています。クラウドワークスを活用すれば、社労士や税理士などの有資格者をスムーズに探すことができます。事務領域のプロも登録しているため、就業規則の作成とあわせて労使関連の書類作成や経理業務などを依頼することも可能です。
【クラウドワークスでの発注事例】
・公的書類や就労規則などの作成：要相談（有資格者限定）
・事務代行（データ入力、リサーチ業務など）：時給1,000円前後
・経理代行（仕訳や記帳、給与計算など）：時給1,000～1,500円
・秘書代行（各種資料作成、問い合わせ対応など）：月額3～15万円
（※）クラウドソーシングサービスとは、仕事を外注したい人・受注したい人をインターネット上でマッチングするサービスのこと
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まとめ
就業規則はテンプレートを利用して自由に作成できる書類ですが、専門知識がないまま進めると後でトラブルが発生する可能性もあります。社労士に依頼する方法のほか、スピード感やコスト面を重視するならばクラウドソーシングサービスなどへ依頼する手もあるため、必要に応じて検討をおすすめします。
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