領収書の入力や発行・データ管理などは、重要な業務でありながら煩雑で時間もかかるため、効率化を図りたいという企業の声が少なくありません。領収書関連業務を代行するにあたって依頼できる業務内容、主な依頼先、代行依頼時の注意点などを解説します。
目次
代行を依頼できる領収書関連業務は？
領収書関連の業務の代行を依頼した場合、具体的にはどのような業務を請け負ってもらえるのでしょうか。
領収書の整理・データ入力
領収書関連で代行依頼できる業務のひとつに、領収書の入力作業があります。手元にある領収書をそのまま郵送ないしはデータ転送をすると、希望の整理方法やフォーマットに合わせて入力を行い、データで納品されます。
スキャンによるデータ化
領収書をスキャンして、文字認識ソフトによってデータ化するサービスもあります。入力が必要無いので短時間で作業が終了し、そのまま自社で使用している会計ソフトに取り込むことも可能です。
発行の代行
領収書だけではなく、納品書や明細書などの発行をまとめて請け負うサービスもあります。Web上で発行してくれるクラウド型のシステムの場合、帳票をアップロードするだけで印刷・封入・発送作業が自動化されます。
領収書の代行依頼が難しい場合とは？
領収書が以下のようなケースの場合、代行を依頼することが難しい場合もあります。
領収書のもらい忘れ、紛失
領収書をもらい忘れた・紛失した場合、基本的には代行を依頼することは難しくなります。ただし、金額や取引先がわかる書類を提出することによって認められる可能性があります。たとえば、慶弔時など、領収書やレシートの発行がない場面では、別途メモを用意しておく・出金伝票を起こしておくことによって領収書代わりと認められることもあります。振込の場合は、振込用紙のコピーや、取引内容が記載された通帳の控えなどを提出するのもひとつの方法です。
但し書きや日付が未記入
但し書きと日付は記載されていることが原則であるため、但し書きが空欄だったり日付が不明瞭だったりすると代行を受け付けてもらえない可能性が高いです。また、何に対しても通じる便利な但し書きとして「品代」があります。法的に問題なく間違いではないものの、この書き方だと事業との関連性が疑われることもあるため、できるだけ正確に記入しておくことがおすすめです。
経費扱いの判断が困難（交通費など）
バス・電車は基本的に領収書の発行がありませんが、このような交通費をはじめとする経費扱いの判断が難しいものは実際に支払った証拠がなければ経費として認められないため、客観的な証明が必要になってきます。その場合は支払いの都度、出金伝票を作っておき、日付・金額・利用した交通機関・区間・目的（何のために利用したのか）を記載しておくと、領収書の代用とすることが可能です。
領収書関連業務の代行依頼先は？
では、領収書関連業務の代行を依頼する先として、どのような方法が挙げられるのでしょうか。
各種代行サービス
まず、業務代行サービスへ依頼する方法が挙げられます。具体的に依頼するには、領収書をそのまま郵送する方法とデータを転送する方法の2つがあり、郵送ならば領収書の整理・入力、データ転送ならばデータ化・仕訳を主に依頼できます。中には領収書を用紙に貼り付け、ファイリングを行うようなサービスもあります。
代行サービスの料金体系は仕訳の数によって決まる部分があり、たとえば100仕訳未満なら〇円、100仕訳以上なら〇円などと設定されています。定期的に依頼する場合は、月額で契約するプランもあります。なお、領収書の貼り付けなどを希望する場合、料金は別途発生します。
会計事務所
会計事務所へ依頼する方法もあります。会計・経理の専門家に任せることができるので、領収書業務のほか、請求書の整理・発行、振込・支払い業務、売掛金・買掛金の管理、銀行口座の残高管理など、あらゆる経理業務をまとめて依頼できます。代行サービスへの依頼に比べると費用は高くなる傾向にあるものの、ほかの財務管理などと合わせて一括依頼ができるので、効率の良い依頼が可能となります。
クラウドソーシングサービス
クラウドソーシングサービスとは、仕事を依頼したい人・探している人をインターネット上でマッチングするサービスのことです。領収書関連業務の実務経験が豊富なワーカーがそろっているサービスを選べば、経理・会計分野の即戦力となる人材の獲得が期待できます。リモートで領収書関連の事務代行を委託すれば、福利厚生費や賞与、備品代（PCやデスクの購入費など）がかからず、従業員を1名雇用するよりコストを抑えられることが大きなメリットです。
領収書関連の業務だけでなく、経理・会計・総務などのさまざまな業務を依頼できるため、外注の窓口として多くの企業が利用しています。
領収書の代行を依頼する際の注意点は？
領収書関連の業務を外注する場合、以下2つの注意点を理解しておくとよいでしょう。
対応業務が限られる場合がある
代行対象となる領収書は、書籍・消耗品・交際費等現金払いの領収書のほか、銀行通帳・クレジット明細、水道光熱費・家賃等の引き落とし明細など、日時・金額・取引先が明確になっているものが基本です。これ以外の領収書や代用書類となると、依頼先やその書類等の状態によっては対応を制限される場合があるため、不安な場合は事前に確認しておくことがおすすめです。
情報漏洩のリスクがある
業務を代行するということは、領収書を外部に渡す、あるいは情報を開示することになるため、依頼先による領収書の紛失やデータのハッキングなどによって情報が漏洩してしまう可能性はゼロではありません。情報管理対策をどのように行っているのか確認し、代行先を選択するとよいでしょう。
領収書関連業務の代行・依頼なら「クラウドワークス」へ
領収書関連の業務を外注する際は、クラウドソーシングサービスを利用する方法がおすすめです。なかでも日本最大級の「クラウドワークス」は登録者数480万人を超えており、領収書関連業務の経験者や、経理関連の資格取得者などが多く在籍しています。経理全般の業務、そのほかの事務業務などを合わせて依頼することも可能で、月1回などの単発でも依頼できるため、月末の繁忙期のみ人手を増やしたい場合にも活用できます。社外秘の情報（従業員の勤怠データなど）を共有する際は秘密保持契約（NDA）を締結でき、情報漏洩のリスク対策をしたうえで領収書関連の事務代行を依頼できます。
【クラウドワークスの発注事例】
・会計ソフトfreeeのデータ入力・仕訳代行：1件あたり30～50円
・領収書などの経理データ入力、整理代行：月額8,000円～1万円
・経理業務（経費精算や記帳、仕訳など）の代行：時給1,000～1,500円
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まとめ
領収書関連業務の代行を依頼する場合、但し書きや日付表記、交通費は出金伝票を作っておくなど、気をつけるポイントがいくつかあります。代行依頼先には代行サービス・会計事務所などがありますが、領収書関連以外の業務も外注したい・コストをなるべく抑えてプロに依頼したい場合、・クラウドソーシングを検討してみてはいかがでしょうか。
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