業務効率化
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公開日: 2020.12.17

領収書関連で代行を依頼できる業務は?依頼先や注意点も詳しく解説

領収書の入力や発行・データ管理などは、重要な業務でありながら煩雑で時間もかかるため、効率化を図りたいという企業の声が少なくありません。領収書関連業務を代行するにあたって依頼できる業務内容、主な依頼先、代行依頼時の注意点などを解説します。

代行を依頼できる領収書関連業務は?

領収書関連の業務の代行を依頼した場合、具体的にはどのような業務を請け負ってもらえるのでしょうか。

領収書の整理・データ入力

領収書関連で代行依頼できる業務のひとつに、領収書の入力作業があります。手元にある領収書をそのまま郵送ないしはデータ転送をすると、希望の整理方法やフォーマットに合わせて入力を行い、データで納品されます。

スキャンによるデータ化

領収書をスキャンして、文字認識ソフトによってデータ化するサービスもあります。入力が必要無いので短時間で作業が終了し、そのまま自社で使用している会計ソフトに取り込むことも可能です。

発行の代行

領収書だけではなく、納品書や明細書などの発行をまとめて請け負うサービスもあります。Web上で発行してくれるクラウド型のシステムの場合、帳票をアップロードするだけで印刷・封入・発送作業が自動化されます。

領収書の代行依頼が難しい場合とは?

領収書が以下のようなケースの場合、代行を依頼することが難しい場合もあります。

領収書のもらい忘れ、紛失

領収書をもらい忘れた・紛失した場合、基本的には代行を依頼することは難しくなります。ただし、金額や取引先がわかる書類を提出することによって認められる可能性があります。たとえば、慶弔時など、領収書やレシートの発行がない場面では、別途メモを用意しておく・出金伝票を起こしておくことによって領収書代わりと認められることもあります。振込の場合は、振込用紙のコピーや、取引内容が記載された通帳の控えなどを提出するのもひとつの方法です。

但し書きや日付が未記入

但し書きと日付は記載されていることが原則であるため、但し書きが空欄だったり日付が不明瞭だったりすると代行を受け付けてもらえない可能性が高いです。また、何に対しても通じる便利な但し書きとして「品代」があります。法的に問題なく間違いではないものの、この書き方だと事業との関連性が疑われることもあるため、できるだけ正確に記入しておくことがおすすめです。

経費扱いの判断が困難(交通費など)

バス・電車は基本的に領収書の発行がありませんが、このような交通費をはじめとする経費扱いの判断が難しいものは実際に支払った証拠がなければ経費として認められないため、客観的な証明が必要になってきます。その場合は支払いの都度、出金伝票を作っておき、日付・金額・利用した交通機関・区間・目的(何のために利用したのか)を記載しておくと、領収書の代用とすることが可能です。

領収書関連業務の代行依頼先は?

では、領収書関連業務の代行を依頼する先として、どのような方法が挙げられるのでしょうか。

各種代行サービス

まず、業務代行サービスへ依頼する方法が挙げられます。具体的に依頼するには、領収書をそのまま郵送する方法とデータを転送する方法の2つがあり、郵送ならば領収書の整理・入力、データ転送ならばデータ化・仕訳を主に依頼できます。中には領収書を用紙に貼り付け、ファイリングを行うようなサービスもあります。

代行サービスの料金体系は仕訳の数によって決まる部分があり、たとえば100仕訳未満なら〇円、100仕訳以上なら〇円などと設定されています。定期的に依頼する場合は、月額で契約するプランもあります。なお、領収書の貼り付けなどを希望する場合、料金は別途発生します。

会計事務所

会計事務所へ依頼する方法もあります。会計・経理の専門家に任せることができるので、領収書業務のほか、請求書の整理・発行、振込・支払い業務、売掛金・買掛金の管理、銀行口座の残高管理など、あらゆる経理業務をまとめて依頼できます。代行サービスへの依頼に比べると費用は高くなる傾向にあるものの、ほかの財務管理などと合わせて一括依頼ができるので、効率の良い依頼が可能となります。

オンラインアシスタントサービス

オンラインアシスタントサービスを利用して代行を依頼することもできます。アシスタントは専門スキルや豊富な経験を有するため即戦力が期待できるうえ、在宅のアシスタントへの依頼となるため交通費・社会保険・福利厚生費・オフィスのワークスペースやPCなどの物理的な設備が不要であることから、低コストで依頼できるという特徴もあります。オンラインアシスタントの場合、時間や人単位での発注となり、定常業務の場合は月額で依頼することも可能です。

領収書の代行を依頼する際の注意点は?

領収書関連の業務を外注する場合、以下2つの注意点を理解しておくとよいでしょう。

対応業務が限られる場合がある

代行対象となる領収書は、書籍・消耗品・交際費等現金払いの領収書のほか、銀行通帳・クレジット明細、水道光熱費・家賃等の引き落とし明細など、日時・金額・取引先が明確になっているものが基本です。これ以外の領収書や代用書類となると、依頼先やその書類等の状態によっては対応を制限される場合があるため、不安な場合は事前に確認しておくことがおすすめです。

情報漏洩のリスクがある

業務を代行するということは、領収書を外部に渡す、あるいは情報を開示することになるため、依頼先による領収書の紛失やデータのハッキングなどによって情報が漏洩してしまう可能性はゼロではありません。情報管理対策をどのように行っているのか確認し、代行先を選択するとよいでしょう。

領収書関連業務の依頼は「ビズアシスタントオンライン」へ


領収書関連業務の代行を依頼するなら、オンラインアシスタントサービスの「ビズアシスタントオンライン」を検討することがおすすめです。ビズアシスタントオンラインには領収書関連業務の経験者・経理関連の資格取得者などが多く在籍しているため、領収書業務にくわえて経理全般の業務・そのほかの事務業務などを合わせて依頼できることもあります。

最短1カ月から・アシスタント1人から依頼でき、会社の繁閑に合わせて増減させることも可能です。アシスタントの時間単価のみ発生するため、コストを最小限に抑えられるのもポイントです。なお、アシスタントとは秘密保持契約(NDA)の締結が可能となるため、情報漏洩のリスクを減らすこともできます。

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まとめ

領収書関連業務の代行を依頼する場合、但し書きや日付表記、交通費は出金伝票を作っておくなど、気をつけるポイントがいくつかあります。代行依頼先には代行サービス・会計事務所・オンラインアシスタントがありますが、領収書関連以外の業務も外注したい・コストをなるべく抑えてプロに依頼したい場合、オンラインアシスタントを検討してみてはいかがでしょうか。

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coolpolaris
広告代理店でマーケティングやストラティジックプランナー、ライター等を長年担当。専門は統合マーケティングコミュニケーションで、リサーチ実施・分析及びWEBも含めたトータルコミュニケーションプランの構築やブランディングを得意とする。WEBマーケティング経験も多数。

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