業務効率化
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公開日: 2021.02.09

わかりやすい業務フローの書き方とは?ルールやコツ、基本記号も解説

業務フローとは、業務における手順やプロセス、連携などといった「流れ」全般を示す言葉です。記号を用いて業務フロー図を作成することで、業務を可視化でき、関係者間で正しく共有できるようになります。業務フローの役割・ルール、書き方のコツなどを説明します。

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業務フローの役割やルール、種類とは?


最初に、業務フローの役割や種類、業務フローが必要となるケースについて説明します。

業務を視覚化し、共有する

業務フローには、業務に関わる関係者間で仕事の流れを共有できるようにする役割があります。たとえば、納期が決まっている業務がある場合、スケジュールが落とし込まれた業務フローを関係者全員で共有することによって、各セクションの担当者による遅れやミスの削減、効率化を図ることができます。

また、業務フロー図は業務改善を進める際にも作成される傾向があります。業務の流れを視覚化することで課題の発見につながり、業務の自動化・効率化を図ることが可能です。そのうえ、全セクションでその改善点を共有することで、認識相違などによるトラブルも避けることができます。

作成時の基本ルールや記号

必要最低限の業務フロー図を作成する場合に使われる記号は3つです。

まず、プロセスの開始・終了をあらわす図形(端子ともよばれます)には、角が丸い四角形を使います。また、フローの中でもっとも使用頻度が高くなるのが、プロセス途中のさまざまな業務・手続きをあらわす四角形の記号です。最後は、フローの中で「YesかNoか」「真か偽か」を判断する際に活用する菱形の記号です。

なお、業務フローの書き方にはいくつかの種類があり、それぞれ用途が異なります。目的に適したフローや記号を利用するようにしましょう。業務フローの種類については次で解説します。

業務フローの主な種類と特徴

業務フローは目的・用途別にいくつかの種類に分かれます。まず、情報処理やデータの流れ・構造化システムの分析・設計に適しているのが「日本工業規格(JIS)」や「DFD(データフロー図)」です。また、国際標準規格に則った業務フロー作成には「BPMN形式」が該当します。

そのほか、マニュアル・業務改善・事務フローなどを目的とする場合は次の3つがあり、上から下にかけて作成する「NOMA方式」、横書きのフローで左から右へと作成する「産能大式」、使用する記号の種類が少なくシンプルな構成の「業務フローチャート形式」があります。

業務フローの作成に適したケース

主にどのような企業が業務フローを作成しているのか、ここでは業種別・目的別に紹介します。

まず、業種別では、製造業、金融業、不動産業、医療・福祉、教育などにおいて作成されるケースが多くみられます。目的としては、業務効率化やコスト削減、業務の標準化などといった業務改善、IT導入時や稼働後の新業務設計、新規上場・内部統制・各種ISO取得・個人情報保護方針などの制度対応やリスクマネジメントなどがおもに挙げられます。

わかりやすい業務フローの書き方にコツはある?


業務フローは目的・用途別に種類が分かれることを紹介しましたが、それをふまえたうえで、ここでは分かりやすい業務フローを作成するコツを紹介していきます。

フローに入れるべき情報を整理する

業務フロー図を作成する目的は業務の視覚化・共有であり、フロー図の作成そのものが目的ではありません。そのため、実際にフロー図作成に着手する前に「情報整理」のための図をExcelなどで作っておき、それをもとに整理を行ってから最終的な業務フロー図を仕上げることが大切です。

業務の起点(開始点)を明確にする

もうひとつのポイントは、業務のスタート地点を明らかにすることです。上で紹介した記号の角が丸い四角形(業務の開始や終了を表す)を利用し、開始点が分かりやすくします。

なお、業務の開始には、外部の要求や依頼に応じてスタートする「要求開始型」と、一定の時間や定期的なスケジュールで始める「時刻開始型」があります。要求開始型の場合は外部からの受電・注文書受注などといった業務開始となる要求を起点にフローを作成し、時刻開始型の場合は決まった時間や曜日などを起点に進めていきます。

時系列が見えやすいデザインにする

業務フロー図の時系列が分かりにくいと、開始・終了をひと目で認識することができません。上から下へ、あるいは左から右へと進むように設計し、その時系列に沿って業務を整理していくことも分かりやすい業務フローを作成するコツです。

業務フローの書き方・作り方のノウハウを得るには?


業務フローの作成方法やノウハウを得るためには、以下ような方法が考えられます。

書籍やWebサイトを参考にする

まず、業務フローを上手に作成するためのノウハウ・手法が書かれた書籍を見たり、Webサイトを調べたりする方法です。こうした書籍やWebサイトは多く出回っているうえ、講座形式で詳しく紹介する個人のサイトなどもあります。

ツールやテンプレートを活用する

業務フローを自社で作成するとなると、ExcelやPowerPointの標準機能であるフロー図形を利用する方法が一般的ですが、そのほかにも業務フロー図を自動で作成できる専用ツールなどを活用することも可能です。有料の高機能ツールのほか、無料で利用できる「Googleスライド」や、豊富なフローの種類とテンプレートが備わっている「LucidCahrt」などは比較的簡単に作成することができます。

また、ツールの中にはExcelへの機能追加だけで導入できるものもあるため、Microsoft officeが使える場合はこういったツールを活用するのも有効といえるでしょう。

作成をアウトソーシングする

そのほか、ビジネス事務・業務の代行会社やオンラインアシスタントサービスなどへ外注する方法もあります。業務フロー作成の知識や経験が豊富な人材が在籍しているため、質の高い業務フロー図の作成を依頼できること、プロのノウハウを吸収できることなどはメリットといえます。

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まとめ

業務フローを作成する目的はいくつかありますが、その目的によって活用すべき業務フローの種類は異なります。分かりやすい業務フローを社内で作成するためのノウハウを得る先として、書籍やWebサイトのほか、作成経験をもつプロへ依頼することも選択肢のひとつです。

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coolpolaris
広告代理店でマーケティングやストラティジックプランナー、ライター等を長年担当。専門は統合マーケティングコミュニケーションで、リサーチ実施・分析及びWEBも含めたトータルコミュニケーションプランの構築やブランディングを得意とする。WEBマーケティング経験も多数。

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