企業インタビュー
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公開日: 2020.03.18

社員700名の交流を生みだすオフィスのつくりかた。クラウドワークスを使ったこれからの働き方とは:コクヨ株式会社

文具やオフィス家具だけでなく、オフィス空間において様々なコンサルティングやソリューションを提供しているコクヨ様。そこにいたるまでには、実際に自社で試して導入・運用のコツをつかんだうえでクライアントに提供している姿がありました。

そこで、コクヨ株式会社ファニチャー事業本部の大橋様に、クラウドワークスがどういった点でお手伝いができているのかについてを伺いました。

自社でためして、その経験をもとにクライアントにソリューションを提供

─まず、業務内容を教えてください。

「ファニチャー事業本部の提案マーケティング部」で、オフィス家具を扱う事業部のWebマスターとして業務を行っております。

 

─オフィス家具においての「提案型」というのはどういった業務なのでしょうか?

「家具で提案」と聞くと耳慣れしないかもしれませんが、実は結構色々と提案の余地があります。コクヨはオフィス家具メーカーですが、それとともに法人のお客様にも直接販売をしています。

家具の販売と言うと、ただ単純に机や椅子などを販売すると思われるかもしれませんが、お客様の働きやすいレイアウト設計や導線設計、時には働き方のデザインなども提案させていただきながら、机や椅子などを販売させていただいております。

また、業界でいち早くオフィスの研究にも取り組んでいて、そこから得た知見などを実際に自分たちのオフィスで実験もしています。例えば、今では当たり前になったフリーアドレス制度もわりと早い段階から取り組んでいて、それらのノウハウをお客様に提案させていただいたりもしています。

 

─「コクヨ」といえば文房具のイメージだったのですが、オフィス家具も扱われていたんですね。そして、フリーアドレス導入の先駆者がコクヨ様だったというのも意外な事実でした。

はい、そうして自社で導入した経験を踏まえ提案をしています。

例えば、フリーアドレスを採用するにあたって、
・社員●名の場合は全部で何席あったらいいのか
・机や椅子はどのように配置にするべきか
などは、自社の経験があるので具体的にお客様に提案することが可能です。

 

─他にも、自社でオフィスの改善をした事例などあれば教えていただけますか?

はい。ここ品川シーズンテラスオフィスには、文房具を製造販売するステーショナリー事業部の社員と、私が所属する、家具の製造販売を行うファニチャー事業部の社員が働いています。

この両事業部ですが、以前まではロケーションやフロアーが分かれていて、ほとんど交流がありませんでした。そこで、社員たちの交流が生まれるように、全員が1フロアーで仕事ができる環境に引っ越して、いくつかの施策を行いました。

その施策のひとつとして、オフィスの中央付近に自分でコーヒーを作ることができるスペースを設けました。そのスペースの中心には、コーヒーミルと会社が用意した「コーヒー豆」を置き、社員はだれでもコーヒーを作れるようにしました。

インスタントコーヒーやコーヒーポットを用意するのではなく、わざと「コーヒー豆」にするところがポイントです。コーヒー豆を挽いてからドリップするまでの約10分、社員がコーヒーを作るために滞留する時間がうまれ、そこに偶然来た別の社員と会話をして交流を図ることを狙っています。また、“物理的に交流する機会を生む”という意味で荷物のロッカーも1カ所に集めたのも、そのような狙いがあります。

 

─”交流する機会を生む”ための工夫、そして、物理的な距離だけではなくコーヒーで”あえて滞留する時間を作る”という点などもすごく興味深いです。業務の場所という意味で、他にも何か工夫されたことはありますか?

品川シーズンテラスオフィスでは、「ABW(active based working)」という働き方でみな仕事をしています。「ABW」とは”時間”と”場所”を自由に選択できる働き方のことで、オランダから始まったワークスタイルです。

品川シーズンテラスオフィスでも、このような考え方をもとに、
・カフェのような空間
・そのままセミナーができるホールのような空間
・プライベートが確保された周囲から離れた席
・静音環境を整えた個室部屋
・テレフォンブース
など、“仕事内容に応じて自分にとって仕事しやすいシーン”を複数用意し、個人個人で最も集中や議論しやすい場所で仕事ができるようにしています。

周りにサポートを求めやすいよう社内会議はオープンスペースで行い、会議室はあくまで接客用に8個しか用意していません。

オフィス改善のコツは、進めやすいところから始めて、要望を吸い上げる体制を整えておくこと

─本当に様々な施策をされているのですね。この規模でフリーアドレスなどのオフィスの大きな配置替えを行うのは難しい気がするのですが、導入においてはどのような工夫がありますか?

コクヨはもともとフリーアドレス制度で働く社員が多かったため、急にこのような働き方に変更してもそこまで混乱は起こりませんでした。

働き方の制度がずっと変わっていない会社や、入社以来固定席でしか仕事をしたことがないという方には、一度にこのような新しい働き方に変更すると戸惑ってしまうかもしれません。ただ、その様な企業でも成功させるポイントがありまして、それは”一度に全社でやらない”ことです。

フリーアドレスに限らず、全社員で一斉に制度変更をすると、制度にほころびが出てきてしまったり、戸惑う社員が出てしまったりといったことがあります。そうすると、ちょっとした躓きでも「失敗」と判断をしてしまい、新たな試みの評価ができなくなってしまうことがあります。

そこで、例えばフリーアドレス制ならば、常に自席にいる必要のない営業職などの「比較的導入しやすそうな部署」から導入し、うまくいかなかった場合はどうすれば改善できるのかなどを見極めながら進めていき、他の部署に横展開をしていく流れが良いと思います。

まずは小規模で行ってから導入のコツをつかみ、横展開をしていくことでうまくいったパターンが多いですね。

 

─たしかに無理がなく、うまくいきやすそうに感じました!ちなみに導入後の運用についてはどのような工夫をされていますか?

“普段から要望を吸い上げられる仕組みを作ること”です。オフィスの変更というのは新しくした瞬間が満足度のピークで、徐々に不満が出てきやすいものと言えます。

実際に使いにくくなっていくこともあるので、普段から不満や要望を集めることができる体制を事前に作っておくことが大事です。具体的には、オフィスのメンテナンス業務を総務だけに任せるのではなく、各組織にオフィスの改善要望をまとめる役割を担った人を任命して、その人に意見を集約させるなどです。

コクヨでは”オフィスカイゼン委員会”というものを各組織に複数人任命し、1カ月に改善事項を一度話し合うミーティングをして、不満や要望を集めています。

ちなみに、オフィスでの改善要望はHPなどでも掲載をしていますので、オフィスの改善アイデアに悩んでいる人は参考にしていただければ幸いです。
オフィスカイゼン委員会

 

─こうした自社での経験を踏まえることで、お客様への提案につながっているのですね。ちなみに、これらの施策はいわゆる「働き方改革」に貢献する内容が多いと思うのですが、働き方改革への意識はありましたか?

「働き方改革」という旗を掲げていたわけではありません。ただ、働きやすくするための環境改善の結果として、外部の働き方改革をお手伝いできる状態であると言えますね。

これからは、人材不足の今だからこそ、環境面だけではなく人材活用面でもいわゆる「働き方改革」を考えていく必要があると考えています。

例えば、今の業務を「正社員が行うべきか」と考える。そして、外部に委託していける業務はどんどん外注していく。この業務外注化の一環で利用させていただいたのがクラウドワークスでした。

 

“機密性の低い情報”を利用する業務や、”スピードとコストの優先度が高い”業務は積極的に外注

─クラウドワークスをご利用いただいたのは、働き方改革の考えもあったのですね。初めはどのような業務を依頼されたのでしょうか?

海外での取材内容の文字起こしですね。しゃべった内容の証跡を残すために、現地で録音した取材音源(英語)の文字起こしを依頼していました。

この文字起こしをした内容を私が加工して、最終的なアウトプットにします。そのため、スピードとコスト重視で、質は多少低くてもかまいませんでした。

 

─実際のところ、スピード・値段・質はどうでしたか?

まず、思った以上にスピードが速かったですね。

募集期間は1週間の予定でしたが、募集から3日で応募が来すぎて打ち切ったくらいです。このような業務を企業に依頼すると見積もり等で非常に時間がかかるのですが、クラウドワークスは本当に速いです。

また、そこから1カ月で必要な量を全て納品していただいたのですが、結構な量があったので助かりました。コストは全て想定予算内で、すごく安く済みました。質も満足いくものだったので、それから別の機会があったときには指名で採用をしましたし、社内で他の社員に紹介したこともありましたね。

 

─スピード、値段、質にご満足いただけたようでうれしいです。御社のような大手では、個人に頼むことのハードルはありませんか?

情報の種類によるのですが、外部に漏れても問題のない範囲の業務に留めているので、ハードルはありませんでした。機密情報は、秘密保持契約をしっかり結んだ企業に頼んだり、社内で対応したりしています。

 

─そういうことだったのですね。今後、大橋様が個人に外注をするのはどういった判断基準になりますか?

大きく2点で、
①アウトプットが与える影響が小さいとき
②スピードが優先のとき
です。

まず「アウトプットの影響」とは、出来上がる予定のものが”そのまま外に出る”のか、それとも”最終的に社内で加工するのか”という意味です。社内で最終加工する分には、個人にどんどん外注をしていきたいと考えていますが、一方でカタログなどのそのまま社外に出るものについては、企業に頼むことになります。

やはり情報漏洩リスクやクオリティの信頼度という意味では、まだまだ企業に分がありますね。

次に「スピード優先」とは、とにかくすこし粗くても早く成果物が欲しいという意味です。突発的なプロジェクトなどで社内でのリソースが不足しているときなどは、どんどん外注をしていきたいと考えています。特に、クラウドワークスでの依頼はとても早い納品につながったので、どんどん発注をしていきたいですね。

 

─アウトプットの影響とスピードですね。質についても今後どんどん上げていければと思いますので、よろしくお願いいたします。なお、今後のクラウドワークス活用の展望も教えていただけますか?

そうですね。

個人的には、
・自分がやらなくても良い業務
・外部に委託しても問題ない業務
をどんどん委託していきたいと考えています。

そのためにも、まずは自分自身の業務の切り分けと細分化を行っていきたいと考えています。

 

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掲載企業

コクヨ株式会社
文具、事務用品を製造・販売するステーショナリー関連事業と、
オフィス家具、公共家具の製造・販売、オフィス空間構築などを行うファニチャー関連事業、オフィス用品の通販とインテリア・生活雑貨の販売を行う通販・小売関連事業を展開。

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