「書類作成やデータ入力、経理などの事務作業のリソースがひっ迫している」
「事務作業に追われているため社員がコア業務に集中できていない」

このような悩みを抱えている、企業の人事や現場マネージャーはいませんか？

ノンコア業務と呼ばれる一般的な事務作業に追われている企業は、本来優先したい業務に時間を割くことができず、悪循環に陥っているのではないでしょうか。

事務作業のリソース確保に悩んでいる企業におすすめなのが、アウトソーシングです。アウトソーシングとは、人手の足りていない一部の業務を外部に依頼することです。

アウトソーシングの意味はなんとなく分かるけど、詳しい内容やBPOとの違いを理解できていない方は多いでしょう。

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そこで、この記事ではアウトソーシングについて詳しく紹介します。

この記事で分かること

・アウトソーシングの意味やBPOとの違い ・事務アウトソーシングのメリットやデメリット ・派遣社員とオンラインアシスタントサービスの雇い方の違い ・オンラインアシスタントサービスを選ぶ際に見るべきポイント

最後まで読めば、あなたが向いているのはアウトソーシングとBPOのどちらなのか、分かります。自社に合うアウトソーシングを選ぶためにも、事務アウトソーシングの意味やメリットなどから理解していきましょう。

アウトソーシングとは？

アウトソーシングとは、人手の足りていない一部の業務を外部に依頼することです。

業務すべてではなく、以下のようなノンコア業務の一部のみを依頼したいときに便利です。

ノンコア業務の例

・資料作成 ・経理データ入力 ・スカウトメール送信 ・Webメディアの記事チェック ・問い合わせ対応 など

以下のような悩みを抱えている企業は、アウトソーシングが向いているでしょう。

【悩みの例】

・データ入力業務に社員のリソースが奪われて、本来の業務に集中できていない
・カスタマーサポートのリソースがひっ迫しており社員が対応に追われている

アウトソーシングを活用して事務作業を依頼すれば、以下のような効果を期待できます。

【アウトソーシングを活用した場合の解決例】

・データ入力業務を外部に依頼したおかげで社内の作業効率が上がる
・カスタマーサポートの電話対応を外部に依頼したおかげで社員が別の仕事に集中できる

アウトソーシング・BPOの違い

事務のアウトソースを検討している方は、BPOという言葉を耳にすることもあるでしょう。

BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）とはアウトソーシングの一種で、業務プロセスを一括で委託することができます。

	アウトソーシング	BPO
特徴	一部業務の切り出し	業務プロセスを一括で委託
具体例	・カスタマーサポート内の電話対応を依頼する ・経理が担当しているデータ入力のみを依頼する	・電話対応、メール対応、集計などの、カスタマーサポート業務全てを任せる ・データ入力や給与計算、伝票作成などの、経理業務全てを任せる

自社で担っている業務の一部を切りだせるのが一般的なアウトソーシングといえます。

電話対応だけ、データ入力だけなど、「一部の業務を外部にできたら良いのに」と考えているなら、アウトソーシングがおすすめです。

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事務アウトソーシングのメリットとデメリット

事務作業をアウトソーシングすると、ノンコア業務に割く時間が減るなどのメリットがありますが、デメリットもあるのが事実です。

どちらも理解したうえで事務アウトソーシングを導入すれば、ギャップに悩むことはありません。

ここでは、事務アウトソーシングのメリットとデメリットを紹介します。

・事務アウトソーシングのメリット4選
・事務アウトソーシングのデメリット2選

事務アウトソーシングのメリット4選

事務アウトソーシングのメリットは、以下の4つです。

事務アウトソーシングのメリット4選

1.既存社員のリソースをコア業務に充てられる 2.業務効率化を目指せる 3.担当社員の負担が減りストレスの軽減につながる 4.コストの削減につながる

時間がかかる細かい事務作業や、優先度が低いけれど必要な業務などのノンコア業務をアウトソーシングすれば、既存社員のリソースが空きます。

リソースが空いた分、直接売上につながる業務に時間を割けるので、業務効率化や生産性の高まりを期待できるでしょう。

また、ノンコア業務に時間を奪われていた社員が本来の業務に集中できる環境が整うことで、社員のモチベーションの向上が期待できるのもメリットの一つです。ストレスが減ることで、コア業務により集中できたり、職場の雰囲気が良くなったりする場合もあります。
アウトソーシングする場合は、派遣やオンラインアシスタントサービスなどを利用するのが一般的です。特にオンラインアシスタントは、稼働量やリソースに合わせてプランを選択できるので、正社員よりもコストがかからない点も魅力でしょう。

事務アウトソーシングのデメリット2選

事務アウトソーシングのデメリットは、以下の通りです。

事務アウトソーシングのデメリット2選

1. 決まった範囲の業務しか依頼できない可能性がある 2. マニュアルが必要になる場合がある

例えば、プロセス①〜②まである事務作業をすべて依頼したくても、プロセス①までしか対応できない、という場合があるのです。

【例】
「①名刺の入力」をしてほしい＋「②グループごとの仕訳」をしてほしい
→「①名刺の入力」までしか対応できない

また、マニュアルがないと業務を依頼できないケースがあるのも、デメリットといえます。

もともとマニュアル化していない状況で稼働している企業は、事務のアウトソーシングのためだけにマニュアルを作成するのは時間や手間がかかります。

その結果、事務のアウトソーシングを実現するまでに、マニュアル作成のリソースを割かなくてはならない場合もあるでしょう。

あなたはどちらが必要？事務アウトソーシング⇔事務BPO

アウトソーシングのメリット・デメリットやBPOの違いを理解できたら、どちらが自社に必要なのか知りたいでしょう。

結論、完全に業務自体を外に出したいなら事務BPOが向いており、そうでないなら事務アウトソーシングが向いています。

どちらを利用すべきかは状況によって異なるので、正解はありません。

判断する際は、以下の2点に注目・比較すれば、どちらが必要なのかはっきりするでしょう。

	事務アウトソーシング	事務BPO
1.業務範囲	狭い →一部の業務だけの依頼も可能	広い →1つの業務プロセスを依頼可能
2.依頼予定期間	短期・長期どちらにも向いている →1ヶ月や3ヶ月～の依頼も可能	長期に向いている →業務プロセスを依頼するので長期的な依頼のみ
【向いている人の特徴】	・特定の業務だけを依頼したい ・ある程度専門性の高い人材への依頼を想定している ・どのくらいの期間依頼しようか決めていない	・1つの部署レベルの業務を社外に出したい ・専門的なスキルは求めていない ・長期的な依頼を検討している

事務アウトソーシングにおける2つの雇い方

事務業務のアウトソーシングの主な雇い方は、以下の2つです。

1. 派遣採用
2. オンラインアシスタントサービスの導入

2つの違いを以下にまとめたのが、次の表です。

	派遣採用	オンラインアシスタントサービス
コスト	△	〇
人材スキル	△	〇
業務開始までの時間	△	〇
コミュニケーション	〇	△

ここでは、雇い方別に特徴を解説します。

派遣採用：自社と派遣会社の契約

アシスタントを派遣採用で雇う場合は、自社と派遣会社の契約となります。

アシスタントが必要になり派遣会社と契約したら、派遣会社の登録者の中から適切な1人を提案してくれる仕組みです。

募集要項を作成したり書類選考をしたりする必要がなく、派遣会社からの人材の提案を待つだけで良いのはメリットでしょう。また、アシスタントを直接雇用するわけではないので、社会保険料などを支払う必要もありません。
しかし、想定よりもアシスタントの業務経験が浅かったり、求めるスキルに達していない人材が派遣されてしまい、自社に合わないと感じる可能性がある点はデメリットです。

メリット	・コミュニケーションを取りやすい ・正社員よりはコストがかからない ・採用工数がかからない
デメリット	・業務開始までに時間がかかる場合がある ・実績のある秘書が派遣されるとは限らない ・基本的に秘書業務しか依頼できない ・契約時間の繰り越しや調整は難しい
料金相場	1ヶ月150,000円～200,000円（時給1,800円～2,500円の場合）

オンラインアシスタントサービスの導入：自社とオンラインアシスタント会社の業務委託

オンラインアシスタントサービスを利用する場合は、自社とオンラインアシスタント会社の業務委託となります。

依頼すれば、オンラインアシスタント会社が自社にピッタリな人材を探してすぐに提案してくれます。

大きなメリットは、スキルの高い人材を提案してもらえるところです。

オンラインアシスタント会社に登録しているのは、テストや面談を行って認められた人のみ。誰でも登録できるわけではないため、提案された秘書のスキルが全くない、意欲がないなどの心配は、ほぼいりません。

しかし、基本的にオンライン上で依頼できる業務しかお願いできないのはデメリットです。対応不可な業務があったり、コミュニケーションが取りづらいと感じたりする可能性があります。

メリット	・スキルの高い秘書をすぐに提案してもらえる ・業務量に合わせて契約時間を決められる ・秘書業務以外も依頼できる ・人材確保までに工数がかからない
デメリット	・基本的にオフライン業務には対応していない
料金相場	1ヶ月60,000円～150,000円

柔軟な対応を求めるならオンラインアシスタントサービスがおすすめ！3つの理由

要件をすり合わせしながら柔軟に業務を進めてほしい方には、オンラインアシスタントサービスがおすすめです。

ここでは、おすすめといえる3つの理由を詳しく解説します。

1. スキルチェックや面談を通過した人材のみが提案される
2. 自社のコミュニケーションスタイルに合う人を選べる
3. 繁閑にあわせて柔軟に対応できる

理由1：スキルチェックや面談を通過した人材のみが提案される

個別での指名はできませんが、コミュニケーションスタイルに合う人を選べるのもおすすめの理由です。

以下のように依頼すれば、希望通りのアシスタントを提案してもらえます。

・スケジュール管理が得意で秘書経験のある、細かい作業が得意な人材がほしい
・英語でのメール対応に慣れていて、テキパキと作業できる人材がほしい

事務作業をアウトソーシングする目的は業務効率化を目指すことなので、業務内容にピッタリな人材に依頼することが何よりも大切です。

オンラインアシスタントサービス会社は、登録している人材ひとり一人の経歴や経験業務などをしっかり把握しています。そのため、企業とマッチする秘書をすぐに提案できるのです。

理由3：繁閑にあわせて柔軟に対応できる

オンラインアシスタントサービスは、契約時間や契約期間を自由に選べます。

そのため、繁閑に合わせて柔軟に対応できます。

オンラインアシスタントサービス会社によって差はありますが、1ヶ月単位で契約できたり、余った契約時間を繰り越せたりする点は大きな魅力でしょう。

オンライン秘書サービス会社	最低契約期間	最低契約時間	契約時間の翌月繰り越し
クラウドワークス エージェント	1ヶ月	60時間/月	〇
CASTER BIZ	6ヶ月	30時間/月	〇
フジ子さん	1ヶ月	10時間/月	×

クラウドワークス エージェントは、1ヶ月〜契約が可能で、余った契約時間を翌月に繰り越すこともできるオンラインアシスタントサービスです。

時期によって業務量にバラつきがある部署や、繁閑の差が大きい部署での秘書を検討しているなら、クラウドワークス エージェントがおすすめです。

オンラインアシスタントに依頼できる業務は幅広い！依頼可能業務を紹介

オンラインアシスタントに依頼できる業務は幅広いです。単純作業はもちろん、専門的な知識が必要な業務も依頼できます。

オンラインアシスタントに依頼できる業務一覧
単純作業	・データ入力 ・メールチェック ・伝票の仕訳
秘書	・電話対応 ・代理メール対応 ・業務マニュアル資料作成 ・役員のスケジュール調整/管理 ・お店リサーチ/予約
一般事務/営業事務	・見積書作成 ・発注書作成 ・マニュアル作成 ・売上管理/予実管理 ・メルマガ/資料作成 ・報告書/議事録作成
専門事務	・カスタマーサポート ・経理 ・法務
人事	・応募者者対応 ・スカウトメール送信 ・面接のスケジュール調整 ・入社・退職の手続き
総務	・備品の管理 ・広報の発行
その他	・画像加工 ・Webメディア記事チェック ・記事入稿 ・ワイヤーフレーム作成 ・デザイン/デザイン修正 ・コーディング ・ランディングページデザイン

それぞれの業務を見ていきましょう。

単純作業：データ入力など

単純作業の業務一覧

・データ入力 ・メールチェック ・伝票の仕訳

オンラインアシスタントには、データ入力やメール送信など、専門的なスキルを必要としない業務を依頼できます。

誰でもできる業務だとしても、業務量が多ければ多くの時間を取られるので、社員の負担も大きくなるはずです。

・データ入力を誰かに任せることができれば社員のリソースが空く
・メールチェックは外せない業務だけどもっと優先したい業務がある

オンラインアシスタントサービスを導入すれば、このような悩みが解決するでしょう。

一般事務：電話対応など

一般事務の業務一覧

・電話対応 ・代理メール対応 ・業務マニュアル資料作成 ・役員のスケジュール調整/管理 ・お店リサーチ/予約

電話対応や資料作成など、営業職を支える一般事務も、オンラインアシスタントに依頼可能な業務です。

また、役員のスケジュール調整のような、秘書業務にも対応しています。

一般事務の経験年数が長い人や、秘書の実務経験がある人などを指名できる場合もあるので、事務レベルの高い人材にノンコア業務を任せられるのです。

専門事務：カスタマーサポートなど

専門事務の業務一覧

・カスタマーサポート 【経理】 ・経理データ入力 ・給与計算 ・領収書まとめ ・月末経費支払い 【法務】 ・契約書の作成 ・依頼内容の整理

カスタマーサポートや経理、法務など、専門的な知識や経験を必要とする事務作業も、オンラインアシスタントに依頼可能です。

経理や法務は一つひとつの作業量が多く、こなすのに時間がかかる傾向にあります。人手が足りていない業務の一部だけをアウトソーシングするだけで、作業効率は上がるでしょう。

オンラインアシスタントなら、専門事務の作業の中から「給与計算だけ」「契約書の作成だけ」など、一部のみを依頼することができます。

人事：応募者対応など

人事の業務一覧

・応募者対応 ・スカウトメール送信 ・面接のスケジュール調整 ・入社、退職の手続き

応募者対応や面接のスケジュール調整など、人事に関する事務作業も依頼できます。

人事は1人採用するまでに多くの工数がかかるので、規模の大きい会社だと社員の負担が大きいでしょう。

メールでの定型文送信や日程調整など、直接採用には関わらないノンコア業務を依頼すれば、既存社員は人材選びに集中できます。

総務：備品の管理など

総務の業務一覧

・備品の管理 ・広報の発行

備品の管理や広報の発行など、オンライン上で行える業務であれば総務事務も依頼可能です。

レンタル機器の管理や、社員の雇用に関する契約書の管理など、他部署では行えない業務を担当する総務の作業量は多いはず。

しかし、社員を1人増やすほどではないケースもあるでしょう。そのようなとき、契約時間や期間を柔軟に変更できるオンラインアシスタントサービスが活躍します。

その他：画像加工など

その他の業務一覧

・画像加工 ・Webメディア記事チェック ・記事入稿 ・ワイヤーフレーム作成 ・デザイン/デザイン修正 ・コーディング ・ランディングページデザイン

オンラインアシスタントの依頼できるのは、事務や秘書業務だけではありません。

画像加工や記事入稿、サイトデザインなどの専門スキルや知識が必要な業務も依頼できます。

「画像加工やデザインに関する業務をお願いしたい」と依頼すれば、即戦力となるアシスタントをすぐに提案してもらえるでしょう。

オンラインアシスタントサービスの選び方のポイント

オンラインアシスタントサービスを導入するなら、自社に合うサポートや料金プランがあるかどうかが重要です。

「気になるけれどどの会社に依頼しようか決められない」という方に向けて、選び方のポイントを5つ紹介します。

・専任制orチーム制
・料金体系
・業務開始までの日数
・最低契約期間
・契約時間の繰り越し対応の有無

専任制orチーム制：どちらが自社に合うか

オンラインアシスタントサービスによって、アサイン体制が異なります。

専任制：1人のアシスタントが業務を担当する チーム制：複数人のアシスタントが業務を担当する

専任制のサービスなら、毎回同じ人が業務を遂行します。そのため、信頼関係を築きやすかったり、PCDAが回りやすかったりするのがメリットです。

一方チーム制は、2～3人程度のアシスタントが交代で業務を担当したり、業務内容によって人が変わったりします。

安定して人員を確保できるメリットもありますが、マニュアル化する必要がある点や人によってスキルに差がある場合がある点は、デメリットです。

どちらが良い、悪いというものではないので、企業の方針によって合うほうを選びましょう。

専任制を希望するならクラウドワークス エージェントがおすすめ！

チーム制を導入しているオンラインアシスタントサービス会社が多い傾向にありますが、 「クラウドワークス エージェント」は専任制を取り入れています。 事務作業とはいえ、信頼関係やコミュニケーションを大事にしたいと思うなら、クラウドワークス エージェントにお問い合わせください。

＞＞まずは「クラウドワークス エージェント」の資料を無料ダウンロードする

料金体系： 業務の繁閑に耐えられる料金体系か

オンラインアシスタントサービスを導入する場合は、月〇時間で〇円、のような契約をします。

数ヶ月単位での契約が一般的なので、業務の繁閑に耐えられる料金体系かどうかは重要です。

例えば、業務量が多い来月に合わせてオンラインアシスタントサービスを導入したケースで見てみましょう。以下のような契約をした場合、突然業務量が減ったとしても、3ヶ月間は同じ料金を支払わなければならないのです。

・3ヶ月契約のサービス
・月80時間
・月200,000円

このように、月によって料金を調整するのは難しいため、無理のない範囲で契約できる料金か確認し、サービスを選んでください。

業務開始までの日数：すぐに業務をお願いできるか

リソースがひっ迫しておりすぐに業務を依頼したいなら、業務開始までの日数が早いサービスを選ぶのがおすすめです。

オンラインアシスタントサービス会社によって、アシスタントの業務開始までの日数は異なります。

クラウドワークス エージェントは、ご依頼から最短1営業日でアシスタントを提案、最短4営業日での業務開始が可能です。提案されるアシスタントはスキルのある人材なので、初日から即戦力として業務のサポートにあたります。

最低契約期間：短期間の依頼でも大丈夫か

アウトソーシングを初めて検討しているなら、最低契約期間にも注目しましょう。

1ヶ月程度の短期間の依頼でも大丈夫なサービスなら、大きなリスクを負わずに済みます。

例えば、以下のような状況になる可能性もあるのです。

・期待していたほどの業務効率化につながらなかった
・アウトソーシングは自社には合わないと感じた

このような状況になったときに契約を更新するかどうか選べると、安心して導入できるでしょう。

以下に、主要3社の最低契約期間をまとめました。

オンラインアシスタントサービス会社	最低契約期間
クラウドワークス エージェント	1ヶ月
CASTERBIZ	6ヶ月 ※カスタムプランなら相談可能
フジ子さん	1ヶ月

1ヶ月〜契約したいなら、クラウドワークス エージェントやフジ子さんがおすすめです。

契約時間の繰り越し対応の有無：時間が余ったら調整できるか

契約時間の繰り越しができるかどうかで、サービスを選ぶのもおすすめです。

契約時間が余った際に調整できれば、コストを無駄にせずに済みます。

1ヶ月80時間契約なのに、60時間分しか依頼する業務がなかったケースで見てみましょう。

繰り越し可能なら、翌月100時間分（80時間＋20時間）の業務を依頼できるのです。

しかし、オンラインアシスタントサービス会社によっては、繰り越し不可なところや、繰り越す際に手数料がかかるところもあります。問い合わせる際は、よく確認しておきましょう。

オンラインアシスタントサービス会社	契約時間の繰り越し対応の有無
クラウドワークス エージェント	〇
CASTERBIZ	〇 ※1時間550円で繰り越し可能
フジ子さん	×

オンラインアシスタントサービスの主要3社を紹介

オンラインアシスタントサービスでのアウトソーシングを検討しているなら、代表的な以下の3社がおすすめです。

1. クラウドワークス エージェント
2. CASTERBIZ
3. フジ子さん

どのサービスもスキルの高い人材に業務を依頼できますが、最終的に重要なのはアシスタントとの相性や雰囲気が合うかどうかです。

そのため、まずはこの3社に問い合わせて面談し、自社のニーズに合うか・悩みを解決できそうかどうか、考えてみてください。

クラウドワークス エージェント：契約時間の翌月繰り越し可能！

出典：クラウドワークス エージェント公式サイト

サービス名	クラウドワークス エージェント
アサイン体制	専任制
料金体系	【データ入力やメディア運営（記事チェック）の場合】 1ヶ月：120,000円～（60時間/月） ※税抜価格
業務開始までの日数	最短4営業日
最低契約期間	1ヶ月
契約時間の繰り越し	〇

クラウドワークス エージェントは、 上場企業が運営している専任制のオンラインアシスタントサービスです。

テストや面談を通して、500万人から合格率5％の人材のみをアサインします。

大きな魅力は、契約期間や契約時間の柔軟さです。1ヶ月から契約可能なので、アウトソーシングがはじめてで不安な方でも安心して導入できるでしょう。

また、契約時間の繰り越しも可能なので、繁閑に合わせてアシスタントの時間を有効に使えるのも魅力です。

クラウドワークス エージェントにご依頼いただいた場合、最短4営業日でアシスタントを提案します。リソースがひっ迫しており今すぐにアシスタントが必要なら、クラウドワークス エージェントにお任せください。

CASTERBIZ：自社に合わせてプランをカスタムできる！

出典：CASTERBIZ公式サイト

サービス名	CASTERBIZ
アサイン体制	チーム制
料金体系	1ヶ月：132,000円（30時間/月）※1 1ヶ月：120,000円（30時間/月）※2 ※税抜価格 ※1 契約期間6ヶ月プラン ※2 契約期間12ヶ月プラン
業務開始までの日数	非公開
最低契約期間	6ヶ月 ※カスタムプランは相談可能
契約時間の繰り越し	〇 ※1時間550円で繰り越し可能

CASTERBIZは、採用率1/100で選ばれた優秀なアシスタントに業務を依頼できるオンラインアシスタントサービスです。

複数人のチームで、自社の事務作業をサポートしてくれます。基本的に6ヶ月～の契約となりますが、オリジナルのカスタムプランを作成してもらえるのが魅力です。

また、オプションを追加すれば、コンシェルジュによる業務切り出しのサポートを受けられます。事務作業のアウトソーシングを検討しているけれど、効率アップのために何を改善すれば良いかわからない方におすすめです。

フジ子さん：無料トライアルあり！

出典：フジ子さん公式サイト

サービス名	フジ子さん
アサイン体制	チーム制
料金体系	1ヶ月：57,000円（20時間/月） 1ヶ月：84,000円（30時間/月） 1ヶ月：120,000円（50時間/月） ※税抜価格
業務開始までの日数	非公開
最低契約期間	1ヶ月
契約時間の繰り越し	×

フジ子さんは、お試し感覚で利用できるのが魅力のオンラインアシスタントサービスです。

本契約前に、1週間の無料トライアルを受けることができるのがポイント。サービスを試したうえで導入しようか決められるので、アウトソーシングに不安を感じている方におすすめです。

また、1ヶ月10時間単位での契約ができるのも魅力でしょう。「ほんの少しだけ人手が足りていない」「あまりコストをかけられない」という状況の方は、相談してみてください。

まとめ

事務作業のリソース確保に悩んでいるなら、アウトソーシングを検討してみましょう。

業務プロセスを一括で委託するBPOに対して、一部業務を切り出して依頼するのがアウトソーシングです。

	アウトソーシング	BPO
特徴	一部業務の切り出し	業務プロセスを一括で委託
具体例	・カスタマーサポート内の電話対応を依頼する ・経理が担当しているデータ入力のみを依頼する	・電話対応、メール対応、集計などの、カスタマーサポート業務全てを任せる ・データ入力や給与計算、伝票作成などの、経理業務全てを任せる

事務作業をアウトソーシングすれば、既存社員のリソースをコア業務に充てることができ、業務効率化を目指せます。

リソースが足りていない一部の業務だけをアウトソーシングしたいなら、オンラインアシスタントの導入を検討してみてください。

オンラインアシスタントは、オンライン上でできる作業なら事務以外もお願いできます。

クラウドワークス エージェントにご依頼いただければ、テストや面談に合格したスキルの高い人材を最短4営業日で提案するので、ぜひご相談ください。

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