「メール対応の量が多すぎて社員の残業が増えている」
「メルマガや営業メールに力を入れたいけれど、やり方が分からない」

この記事を読んでいるあなたは、上記のようにメール業務に課題を感じ、外注を検討しているのではないでしょうか。

メール対応の外注を検討しているなら、メール代行サービスを活用するのがおすすめです。
メール代行サービスなら、問い合わせ対応やメルマガ配信・分析などメールに関わる業務をまるっと任せることができます。

メール代行サービスに依頼できる業務

1.問い合わせ対応の代行 -メールでの問い合わせ対応 -電話での問い合わせ対応 2.メールマガジンの代行 -メルマガのコンテンツ制作と配信 -効果計測（クリック率の分析）と改善 3.メール営業の代行 -営業リスト（見込み客リスト）の作成 -営業メールの作成・送付

メールの開封やチェック、返信などの細かい作業は、どうしても時間を取られるものです。しかし、企業の印象や売上アップのためには欠かせない仕事のため、手を抜くわけにはいかないでしょう。

おすすめなのは、メール対応やそれ以外の業務も依頼できる、オンラインアシスタントサービスです。
この記事では、メール対応を外注するメリットや、おすすめの代行サービスを詳しく解説します。

この記事で分かること

・メール代行サービスに外注できる業務内容 ・メール代行サービスに外注するメリット ・メール対応の外注におすすめの代行サービス ・メール代行サービスの選び方

この記事を読めば、メール作業を外注するメリットを理解でき、自社に合う代行サービスも見つかるでしょう。

メール代行サービスに外注できる業務内容

メール代行サービスに外注できる業務内容は、主に3つです。

1. 問い合わせ対応の代行
2. メールマガジンの代行
3. メール営業の代行

さらに細かく分けると、8つあります。
メール代行サービスがおこなう業務は幅広いので、まずは何をお願いできるのか見ていきましょう。

1.問い合わせ対応の代行

1つ目は、問い合わせ対応の代行です。
多くのメール代行サービスは、メールでの問い合わせはもちろん、電話での問い合わせにも対応しています。

それぞれどのような業務を依頼できるのか、具体例を解説します。

・メールでの問い合わせ対応
・電話での問い合わせ対応

メールでの問い合わせ対応

メール対応を外注すると、以下のような業務を依頼できます。

メールでの問い合わせ対応の例

・受信メールの開封/チェック ・問い合わせメールへの返信 ・クレームメールへの返信/対応

毎日大量のメールが届くと、メールを開封したりチェックしたりするだけでも、多くの時間を取られてしまいます。重要なメールを見逃さないための速やかな未読メールの開封や、クレームへの返信・対応も依頼できます。
特に、クレームメールへの対応は、スピードや誠意を持った接し方などが重要です。

対応に時間がかかる場合もあるので、リソースがひっ迫していたり繁忙期だったりすると、ほかの業務に支障が出る可能性もあります。

メール代行に外注すれば、迅速に対応すべきメールが届いても安心です。

電話での問い合わせ対応

メール代行サービスの多くは、メールだけでなく電話での問い合わせ対応も可能です。
以下が、電話での問い合わせ対応の主な業務内容です。

電話での問い合わせ対応の例

・お客様や顧客からの電話を受けて内容を確認する ・電話で受けた問い合わせ内容を依頼主に伝える ・お客様からの質問に電話で答える

2.メールマガジンの代行

メール代行サービスに外注できる業務内容2つ目は、メールマガジンの代行です。
メールの問い合わせ＝メール外注、のイメージを持つ方が多いですが、メールマガジンの作成や分析なども依頼できます。

・メルマガのコンテンツ制作と配信
・効果計測・分析と改善

メルマガのコンテンツ制作と配信

メール代行サービスには、メルマガのコンテンツ制作から配信まで、一連の流れを依頼できます。
メルマガとは、企業が好きなタイミングで有益な情報やお得情報などを配信できるメールのことです。上手く活用すれば、企業の認知度や売上の上昇に繋がります。

メルマガは、ただ定期的にメールを送るだけでは効果が期待できません。
なぜなら、読み手を引き込む文章作成や構成、配信のタイミングなどが重要だからです。

メルマガ配信実績があり知識のあるメール代行サービスなら、初回からお客様の心を掴むメルマガ配信が可能です。

効果計測・数値分析や改善案の提案

メルマガの開封率やクリック率、コンバージョン率などの数値分析もメール代行サービスに外注できます。
メルマガは、送りっぱなしでは意味がありません。
配信したメールをどれだけの人が読んでいるのか、メールを読んだ人のうち何人のコンバージョンが発生したのか、などが重要です。
これらを分析して良い点・悪い点を見つけなければ、高品質なメルマガ配信をする意味がなくなってしまうのです。

メール代行サービスは、配信したメルマガを分析し、改善案を提案したり修正したりしてくれます。

3.メール営業の代行

メール代行サービスに外注できる業務の3つ目は、メール営業の代行です。

・営業リスト（見込み客リスト）の作成
・営業メールの作成・送付

リソースがひっ迫している場合、新規顧客にアプローチしきれてないと感じることもあるのではないでしょうか。そのような状態が続くのは、もったいないと感じるはずです。

メール代行サービスは、新規顧客へのアプローチもおこないます。

営業リスト（見込み客リスト）の作成

企業名や氏名・連絡先・担当者名などを記載する営業リストの作成を依頼すれば、顧客情報の共有をスムーズにおこなえます。
その結果、効率的な営業活動や顧客ニーズの発見に繋がることもあるでしょう。

しかし、入力業務はおこなっていない、メールや電話対応だけ、などのサービスもあるので、対応可能業務は事前に確認してください。

営業リストの作成は、オンラインアシスタントサービスやクラウドソーシングなら対応可能なケースがほとんどです。
オンラインアシスタントサービスについては、「メール代行するなら専門業者かオンラインアシスタントサービス」以降の見出しで詳しく解説しています。

営業メールの作成・送付

営業メールの作成や送付も、メール代行サービスに外注できます。
営業メールを上手く活用すれば、見込み顧客に対して製品やサービスを一斉に送付できるので、効率良く営業活動ができます。

しかしメルマガ同様に、営業メールにもノウハウが必要です。
目を引くようなキャッチコピーや内容にすることはもちろん、顧客からの依頼や相談をすぐに受けられる設定をしておかないと、顧客獲得には繋がりません。

メール代行サービスには、営業メールの添削や作成などを依頼できるので、短期間での顧客獲得を期待できます。

メール代行サービスに外注する5つのメリット

メール代行サービスに外注できる内容について、理解いただけたでしょうか。
まだ外注を検討している方に向けて、ここではメールを外注する5つのメリットを紹介します。

1. 社員がコア業務に専念できる
2.コストを削減できる
3.顧客獲得・売上の向上が期待できる
4.質の高い営業活動をすぐに開始できる
5.お客様や顧客の満足度に繋がる

1.社員がコア業務に専念できる

メール代行サービスに業務を外注すると、社員がコア業務に専念できるようになります。

メールの問い合わせ対応やメルマガ作成、営業メール作成などは、多くの時間を取られるでしょう。
それらを外注すれば、メール対応に追われていた時間を丸々ほかのことに使えます。

なかには、以下のような状況になり、困っている方もいるはずです。

・対面での営業は得意だが文章での営業は苦手な社員が多い
・営業メールやの作成やメール対応に追われてコア業務が疎かになっている

メール代行サービスに外注すれば、これらの悩みを解決することができます。
社員は、売上に直接繋がる重要な作業に時間を充てることができるでしょう。

2.コストを削減できる

メール代行サービスによって料金は異なりますが、依頼した作業分の料金のみが発生します。
そのため社員を一人雇うより、コストを削減できるのです。

また、メールの問い合わせやメルマガ作成など、ノウハウを持つ人材に業務を外注できるので、育成や説明に時間をとられることもありません。事務作業のリソースがひっ迫しているからといって、すぐに社員を増やすのは現実的ではないでしょう。

しかしメール対応を後回しにすると、企業の評価や売上に悪い影響を及ぼす可能性があります。
メールの外注に費用は掛かりますが、作業効率が上がり、結果的にコスト削減につながる場合もあるのです。

3.顧客獲得・売上の向上が期待できる

メール代行サービスを利用すれば、売上の向上が期待できます。

自社にメール対応のノウハウがなかったり、リソースが足りていない状況だったりすると、メルマガや営業メールの分析をおこなえません。
メールによる施策が上手くいっていなくても、しばらく気づけないのです。

メール作業を外注して分析なども依頼すれば、定期的にメールの分析や改善をしてくれます。
その結果メルマガ施策の質が上がり、顧客獲得や売上アップが期待できます。

4.質の高い営業活動をすぐに開始できる

メール代行サービスを活用すれば、1通目から高品質なメールを配信できます。

これからメルマガや営業メールの配信を始めるなら、1通目が重要です。
メール代行サービスなら、ノウハウを活かして顧客にアプローチするメールを初回から送ることができます。

ビジネスにおいて、見込み顧客が競合よりも早く自社の存在に気づき、興味を持ってもらえるかは重要でしょう。
メールの知識が豊富な代行サービスを利用すれば、質の高い営業活動を短期間で開始できるのです。

5.お客様や顧客の満足度に繋がる

メールや電話対応などを素早くおこなうことは、お客様や顧客の満足度に繋がります。

日々メールが大量に届く企業や部署は、メール対応に多くの時間を取られているでしょう。
お客様や顧客からのメールは、高評価や満足度に大きく影響するので、おろそかにはできません。
ビジネスメールは迅速な確認や返信、対応が信頼性を獲得するうえで重要なので、後回しにすると企業イメージのダウンにもつながります。

メール作業を外注してスピーディーな対応ができる環境を整えれば、自然と周囲からの評価も高まり、クレームが入っても大きなトラブルに発展することを防げるでしょう。

メール代行サービスに外注する2つのデメリット

メール代行サービスに外注するメリットがある一方、デメリットもあります。
外注する際は、デメリットも理解したうえで利用するサービスを決めることが大切です。

1. 外注費用がかかる
2. メールの送付までに時間がかかる場合もある

1.外注費用がかかる

メール作業を外注する場合、当然ながら一定の費用がかかります。
自社で全てのメール対応をおこなえば、かかることのない費用が発生する点をデメリットだと感じる方もいるでしょう。

しかし、大量のメール対応によって削られている社員の貴重な時間や、残業コストなどを考慮すると、外注するほうがコストを抑えられるケースもあります。
そのため、「費用がかかるならやめておこう」と決める前に、外注する場合としない場合の費用について、比較してみることをおすすめします。

2.メールの送付までに時間がかかる場合もある

メール作業を外注する場合、自社でメールの準備や送付をするより時間がかかることがあり、デメリットと感じる方もいるでしょう。

メール代行サービスにメルマガや営業メールを外注すると、送付前に確認や打ち合わせが必要になります。

【自社でおこなう場合】 メールの作成・確認→送付 【外注する場合の例】 営業リストの作成→確認→メール文章や送り先の確認→送付

手間がかかる場合があるので、スピーディーなメール対応や急ぎでメールを送付したい方には向かないこともあるかもしれません。
しかし、本記事で紹介するオンラインアシスタントサービスなら、アシスタントとオンライン上でコミュニケーションを取りながら作業を進めることが可能です。

メール対応や送付までに長い時間を取られることがデメリットだと感じる方は、オンラインアシスタントサービスを検討してみてください。

メール代行するなら専門業者かオンラインアシスタントサービス｜料金相場

メール対応を外注するなら、専門業者かオンラインアシスタントサービスがおすすめです。

メール・電話代行専門業者

メール・電話代行業者は、メールや電話対応を専門とする会社です。
独自のコールセンターを持っていることもあり、24時間対応できる会社が多いのが魅力といえます。

メール代行業者の料金は、月額制であることが多いです。

メール代行業者名	料金
テルシンク24	月額11,000円～+メール送受信従量料金
アフターコールナビ	月額11,000円～+メール送受信従量料金
RTC電話代行サービス	月額11,000円～+メール送受信従量料金

※基本プランの料金です

24時間対応を希望する場合は基本料金も上がるほか、メール対応件数が多く、使用するデータ量も多ければ、料金はさらに上がるでしょう。

メール代行業者がおすすめな人

・メールや電話対応のみを外注したい ・24時間365日対応してほしい

オンラインアシスタントサービス

オンラインアシスタントサービスは、スキルを持つ優秀な人材に業務を依頼できるサービスです。
メール対応の経験が豊富な人、メルマガの作成実績がある人を指名すれば、条件に合うアシスタントを提案してもらえます。

また、メール代行はもちろん、電話対応や営業事務、秘書、経理など、さまざまな業務を依頼できます。
「今月はメールが少ないから資料作成もお願いしたい」のように、臨機応変な依頼もできるのがオンラインアシスタントサービスの強みです。

オンラインアシスタントサービスの料金は、以下のとおりです。

オンラインアシスタントサービス	料金（税込）
クラウドワークス エージェント	165,000円（月60時間）/時間単価2,750円
CASTERBIZ	132,000円（月30時間）/時間単価4,400円
フジ子さん	92,400円（月30時間）/時間単価3,080円

※契約期間や時間によって、料金はもっと安くなる場合があります。

月〇時間で〇円、という料金形態が一般的で、時間単価で計算すると約2,700円～となります。

専門業者と違ってオンライン上でコミュニケーションを気軽に取れるので、メールの送付までに時間がかかる心配もありません。

オンラインアシスタントサービスがおすすめの人

・メール対応やメルマガだけでなくほかの事務作業も依頼したい ・スキルのある人材に継続してメール対応をお願いしたい ・自社の就業時間内にメール対応のサポートをしてほしい

メール対応の外注におすすめの代行サービス3選

メールの開封やクレーム対応、メルマガの作成などを外注するなら、オンラインアシスタントサービスがおすすめです。

以下の3社は、オンラインアシスタントサービスを提供している代表的な会社です。

1. クラウドワークス エージェント
2. CASTERBIZ
3. フジ子さん

サービスによって、内容や料金などは異なります。
最終的には、担当者やアシスタントとの相性が重要なので、まずは3社に問い合わせし、面談してから契約を決めるのがおすすめです。

1.柔軟な対応を求めるなら「クラウドワークス エージェント」

出典：クラウドワークス エージェント公式サイト

サービス名	クラウドワークス エージェント
アサイン体制	専任制
料金体系	【データ入力やメディア運営（記事チェック）の場合】 1ヶ月：165,000円（60時間/月）
業務開始までの日数	最短4営業日
最低契約期間	1ヶ月
契約時間の繰り越し	〇

クラウドワークス エージェントは、株式会社クラウドワークスが運営するオンラインアシスタントサービスです。専任制を取り入れており、一人のアシスタントが継続してメール対応をサポートします。

クラウドワークス エージェントの魅力

・契約時間や契約期間を柔軟に対応できる ・アシスタントの業務開始までがスピーディー

クラウドワークス エージェントは、最短1ヶ月から契約可能です。1ヶ月の契約時間は60時間～なので、大量のメールにも十分対応できるでしょう。
※業務によっては40時間からの契約となる場合もあります。

余った契約時間を翌月に繰り越せるのも大きな魅力といえます。
メール作業が少ない月があった場合、アシスタントに任せる業務がないのにコストがかかるのはもったいないと感じるはずです。

クラウドワークス エージェントなら、余った分を調整できるので、コストを無駄にする心配もありません。

また、ご依頼いただいてからアシスタントの提案までの日数は、最短1営業日です。
業務開始までの日数は最短4営業日なので、急ぎで対応してほしいメール作業がある企業にもクラウドワークス エージェントは向いています。

2.業務の切り出しサポートが必要なら「CASTERBIZ」

出典：CASTERBIZ公式サイト

サービス名	CASTERBIZ
アサイン体制	チーム制
料金体系	1ヶ月：145,200円（30時間/月）※1 1ヶ月：132,000円（30時間/月）※2 ※1 契約期間6ヶ月プラン ※2 契約期間12ヶ月プラン
業務開始までの日数	非公開
最低契約期間	6ヶ月 ※カスタムプランは相談可能
契約時間の繰り越し	〇 ※1時間550円で繰り越し可能

CASTERBIZは、株式会社キャスターが運営するオンラインアシスタントサービスです。

CASTERBIZの魅力

・カスタムプランがある ・業務の切り出しサポートを受けられる

CASTERBIZにはBASICとLONGの2プランがありますが、契約時間や料金などをカスタムすることができます。相談すれば、基本プランよりも時間を増やしてほしいなどの要望に、対応してくれるかもしれません。

また、オプションを利用して業務の切り出しポートを受けることも可能です。
「メール作業が追いついていないけれど、何をどのくらい依頼すれば良いのか分からない」と悩んでいる方は、力になってもらえるでしょう。

3.短時間から依頼するなら「フジ子さん」

出典：フジ子さん公式サイト

サービス名	フジ子さん
アサイン体制	チーム制
料金体系	1ヶ月：62,700円（20時間/月） 1ヶ月：92,400円（30時間/月） 1ヶ月：132,000円（50時間/月）
業務開始までの日数	非公開
最低契約期間	1ヶ月
契約時間の繰り越し	×

フジ子さんは、BPOテクノロジー株式会社が運営するオンラインアシスタントサービスです。

フジ子さんの魅力

・短期間、短時間から依頼可能 ・契約前に無料でお試しできる

フジ子さんは、1ヶ月単位で契約できるのが魅力です。
10時間単位で契約できるので、少量の作業だけお願いしたい方にも向いています。

また、1週間2時間の無料トライアルがあるのもフジ子さんの特徴です。
契約前に、オンラインアシスタントサービスの作業者との相性や業務の進め方を確認できます。

はじめてのサービスでいきなり契約するのが不安な方は、フジ子さんが向いているでしょう。

メール代行サービス（オンラインアシスタントサービス）の選び方のポイント

オンラインアシスタントサービスの主要3社を紹介しましたが、気になるサービスは見つかりましたか？

オンラインアシスタントサービスを選ぶ際に、注目すべきポイントがあります。
メール作業を外注してすぐに効果を実感するためには、代行サービス会社選びが重要です。

以下の4つのポイントを押さえてサービスを選べば、失敗しないでしょう。

1. 専任制・チーム制のどちらが自社に合うか
2. 業務の繁閑に耐えられる料金形態か
3. すぐに業務をお願いできるか
4. 契約時間や契約期間を柔軟に対応してもらえるか

1.専任制・チーム制のどちらが自社に合うか

オンラインアシスタントサービスには、専任制とチーム制の2種類あります。
それぞれメリットやデメリットがあるので、どちらが自社に合うかで選ぶことが大切です。

アサイン体制	メリット	デメリット
専任制	・毎回同じ人が業務にあたるので安心できる ・PCDAが回りやすい ・マニュアル化する必要がない	・業務範囲や業務量が限られる ・急な欠勤時は代わりを探すのが難しいので自社で調整する必要がある
チーム制	・同時に複数の作業が可能 ・安定して人員を確保できる	・アシスタントによってスキルに差がある場合がある ・マニュアル化しなければスムーズに業務を依頼できない場合がある

長期的に業務を依頼する予定の場合や、コミュニケーションを取りながらさまざまな業務を依頼したい場合は、専任制が向いているでしょう。

一方、単純なメール対応のみを依頼予定で、アシスタントにはこだわらない場合は、チーム制がおすすめです。

サービス名	アサイン体制
クラウドワークス エージェント	専任制
CASTER BIZ	チーム制
フジ子さん	チーム制

2.業務の繁閑に耐えられる料金形態か

業務の繁閑に耐えられる料金形態かどうかも、サービスを選ぶ際に見るべきポイントです。
オンラインアシスタントサービスは、「1ヶ月〇時間で〇円」という料金設定のケースがほとんどです。

しかし、サービス会社によって1ヶ月の料金や契約時間は異なります。

例えば、繁忙期に合わせて月50時間6ヶ月契約のサービスを契約したとしましょう。
予想よりも繁忙期が早く終わり、アシスタントに依頼する仕事が3ヶ月程度でほぼなくなっても、6ヶ月契約なので残りの3ヶ月分もコストがかかります。

このような自体にならないよう、業務の繁閑に耐えられる料金かどうかは、重要なのです。

3.すぐに業務をお願いできるか

アシスタントを依頼してからすぐに業務を開始できるかどうかも、見るべきポイントでしょう。

メールの外注先を探しているあなたは、1日でも早く今の状況を抜け出したいと考えているのではないでしょうか。
リソースがひっ迫した状態が長く続けば、企業全体の業務効率が下がり、売上ダウンにも繋がりかねません。
そのため、少しでも早く業務を依頼できるサービスを利用するのがおすすめです。

業務開始までの日数を公開していないサービスもありますが、クラウドワークス エージェントは最短4営業日で業務開始が可能です。
どのようなアシスタントにメール作業を依頼できるのか知りたいなら、すぐにご相談ください。

4.契約時間や契約期間を柔軟に対応してもらえるか

契約時間や契約期間を柔軟に対応してもらえるかどうかも、オンラインアシスタントサービスを選ぶ際の重要なポイントです。
以下に当てはまるサービスは、柔軟性があるといえます。

・契約時間を繰り越せる
・短期間から契約できる

契約時間を繰り越せるサービスなら、「来月に営業メールを大量に送ることになった。今月分のアシスタントの契約時間を数時間分、来月に使いたい」のようなことも、できる場合があるのです。

また、短期間から契約できると、万が一サービスが合わないと感じたときに、無理して契約を続けることなく辞められます。

このように、さまざまなケースに備えることができるオンラインアシスタントサービスなら、はじめてメールを外注する方も安心して業務を依頼できるでしょう。

まとめ

この記事では、メール作業の外注について、代行できる業務やおすすめの代行サービスを紹介しました。
メール代行サービスに依頼できる業務は、以下です。

1. 問い合わせ対応の代行
2. メールマガジンの代行
3. メール営業の代行

メールの開封や返信はもちろん、メルマガや営業メールの作成も依頼できます。
メール対応の量が多いと、社員の時間を取られてしまい、本来時間を使いたいことが後回しになってしまうこともあるでしょう。

代行することで得られるメリットは多いので、少しでもメール作業の負担を減らしたいならメール対応は外注するのがおすすめです。

メール代行サービスを利用するメリット

1.社員がコア業務に専念できる 2.コストを削減できる 3.コンバージョンの向上が期待できる 4.質の高い営業活動をすぐに開始できる 5.お客様や顧客の満足度に繋がる

メール代行サービスは、専門業者またはオンラインアシスタントサービスに依頼する方法があります。
メール対応だけでなくその他の業務もお願いしたい、スキルのある人材に継続してメール対応を依頼したい、などに当てはまるなら、オンラインアシスタントサービスが向いているでしょう。

クラウドワークス エージェントは、スキルや実績のある一人のアシスタントが、専任でメール対応を担当します。
1ヶ月から依頼可能なので、ぜひお気軽にお問い合わせください。