企画書や各種契約書など、ビジネスシーンではさまざまな書類を使用します。こうした書類は煩雑かつ作成に時間やコストがかかることも多いため、外注を利用する企業が増えています。今回は、書類作成代行のメリットや依頼先、上手な活用法などを紹介します。
目次
書類作成代行とは？
はじめに、そもそも書類作成代行とはなにか、代行してもらえる業務はどんな内容なのかを説明します。
依頼できる業務
書類作成代行とは、商談の際に必要な企画書や会議用の資料、税務資料や行政書類、認可申請書など、あらゆる書類の作成を代行し、納品までを行うサービスのことです。それぞれの専門性を活かしたサービス提供会社や、資格保有者などが主に請け負います。
WordやExcel、パワーポイントなどを用いて依頼された書類を作成するのが一般的です。また、作成書類の内容によっては、文字起こしやデータ入力などをあわせて行うケース、作成した書類を役所など所定の場所に提出するまでを代行するケースもあります。
必要とされる知識・資格
書類作成代行には、専門性の高い知識や資格を有していないと対応が困難な業務もあります。
たとえば、登記業務は主に司法書士が行いますが、行政書類作成・認可申請となると行政書士の専門領域です。税務・決算関連は税理士の担当分野で、税務官公署に対する申告などといった税務書類の作成には税理士の資格が必要となります。このように、有資格者が作成することが望ましい書類を扱う際、自社に適任者がいない場合は外注するのが一般的です。
書類作成代行のメリット
外注によって書類作成を代行してもらうと、次のようなメリットがあります。
書類作成のプロに依頼できる
書類作成代行サービスを扱う事業者の多くは、デジタル書類や専門書類を作るプロです。表やグラフを効果的に利用して見栄えの良い企画書を作るプロや、専門知識を有するプロなどが作成を担当するため、高品質な書類の納品を期待できます。
リソース不足に対応できる
書類作成代行を利用すると、知識や資格を持つスタッフが自社にいない、短期間に多数の書類が必要などといったリソース不足にも対応できます。人件費や設備投資費用と比べても、書類作成代行を依頼する費用のほうが安価であるため、コストが削減できるメリットもあります。
コア業務に集中できる
書類作成業務を外注することで、社員が本来のコア業務に集中できることも利点です。このことによって残業の削減や人件費の抑制も可能となり、生産性の向上や働き方改革の推進にもつながります。
書類作成代行の依頼費用相場
書類作成代行を依頼するにはどのくらいの費用がかかるのでしょうか。相場を紹介します。
行政書士は「1作成1万円から」が相場
行政書類のほか、業務委託契約書や売買契約書、雇用契約書といった各種契約書の作成代行を請け負う行政書士に依頼する場合、通常1書類作成で1万円～が相場のようです。さらに、急を要する場合の特急料金、提出代行までを行う際のオプション料金などが加算されることもあります。
書類代行サービスは10万円／月前後
書類代行サービスを提供している事業者に依頼する場合は、作成に要する時間単位で依頼できるところもあれば、作成部数によって料金が決まるところもあります。時間単位の場合、おおむね1カ月10時間で10万円前後のケースが多いようです。また、部数の場合はA4用紙1枚につき2,000円前後が目安です。
書類作成代行の依頼先
書類作成代行の依頼先には、以下のような種類があります。
弁護士や行政書士
公的な契約書などを作る場合は、弁護士や行政書士に依頼します。書類作成がメインである行政書士に対し、弁護士は法律事務全般に対応でき、契約内容に関するアドバイスやトラブル発生時の交渉やサポートなどもあわせて依頼できるメリットがあります。
書類作成以外の業務を依頼するとなると弁護士のほうが費用も高くなるため、依頼する内容や範囲によって使い分けをするとよいでしょう。
書類作成代行サービス
ビジネスで利用する書類のほかに、同窓会の案内や履歴書、保険の申請書類など、一般生活に必要な書類の作成を代行する事業者も多数存在します。各社によって得意分野やサービス内容が異なるため、希望に合ったサービスを提供している事業者を選ぶようにしましょう。
クラウドソーシング
任意のプラットフォームなどに登録している不特定多数の個人やフリーランス（クラウドワーカー）へ業務を委託する、クラウドソーシングというスタイルを利用する方法もあります。登録者数が多く、依頼したい業務内容に合ったクラウドワーカーを検索できるサービスを選ぶと良いでしょう。
書類作成代行依頼なら「クラウドワークス」へ
WordやExcel、パワーポイントの書類作成を得意とする人材や、SEOに精通しているライターなどを探している場合、クラウドソーシングサービスを利用する方法がおすすめです。なかでも日本最大級の「クラウドワークス」は登録者数480万人を超えており、さまざまなスキル・実績を持つ人材が多数登録しています。
保有資格やスキルなどの条件を指定し、登録ワーカーを絞り込み検索することも可能で、特定の専門家（弁護士・司法書士・税理士・行政書士・社労士など）を探すこともできます。事前にオンライン面談を行えるため、実績や保有資格、人柄などを確認したうえで、依頼するかどうかを検討できることがメリットです。また、NDA（秘密保持契約）を締結できるため、個人情報や社外秘の情報を書類で扱う場合でも安心して利用することができます。
【クラウドワークスでの発注事例】
・Webコンテンツの文章作成：1文字あたり0.5～2円程度（1000文字で500～2000円）
・ビジネス文書やプレゼン資料などの作成代行：1ページあたり1,000～2,000円程度
・公的書類や就労規則などの作成：要相談
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まとめ
ビジネスの現場で使用する書類は多岐にわたります。中には専門知識が必要な書類も多く、リソース不足が懸念されるケースも少なくありません。そのような場合には作成作業を外注すると社員はコア業務に集中することができ、コスト面や書類の品質面でもメリットが生じます。書類作成代行に適したサービスも展開されているため、ぜひ利用を検討してみてください。
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