事業やプロジェクトの運営にはマネジメントサイクルが重要であると言われます。このマネジメントサイクルをどのように活用すればうまくいくのでしょうか。そもそもマネジメントサイクルとは何か、具体的にうまく回すコツ、ISMSとマネジメントサイクルの関係、そして企業の成功事例などを説明します。
マネジメントサイクルとは？
マネジメントサイクルとはそもそも何でしょうか。マネジメントサイクルの基本情報をまとめました。
目的達成のための一連の管理システムのこと
マネジメントサイクルとは、企業が目標達成を行うための管理システムのことを指します。計画を立案し、計画通りに進んでいるか、実行できたかをチェックしながら目標への道を整えていきます。
PDCA
マネジメントサイクルの代表例はPDCAです。PDCAとは、P（Plan：計画する）、D（Do:実行する）、C（Check：確認する）、A（Action：改善する）の頭文字をとった言葉で、日々のプロジェクトをPDCAの順番通りに進めることで、目標達成へと近づく手法です。
そのほか、PDS、PDSCAなど
もっともポピュラーなマネジメントサイクルはPDCAですが、ほかにも2つあります。1つ目はPDSで、Plan、Do、Seeの頭文字です。PDCAのCAがDの中に包括され、最後に「見直す」という意味のSが入っています。PDSはPDCAをよりスマートにしたような単語です。
そして2つ目はPDSCAです。これはPDCAとPDSをすべて組み合わせたもので、表現は違えども、PDCA、PDS、PDSCAの意味合いはどれもほぼ同じニュアンスで使われます。
PDCAがうまくいかない理由とは？
PDCAを意識してプロジェクトを進めていてもうまくいかない場合は、PDCAのどこかに問題があります。まずどこに問題があるのかを探してみましょう。
Planに問題がある場合
Planは企画、計画に無理がある場合です。そもそも仮説が正しくなかったり、目標が明確でなかったりすれば、目標への道のりを正しく描くことができません。計画が現実的であるかどうかを確認しましょう。
Doに問題がある場合
ただひたすら一生懸命にやる、というあいまいなDoになっていないでしょうか？特に長期的な目標を掲げている場合には、今の行動が成果につながっているのかが見えにくいのかもしれません。短期的な目標に置き換えて行動することで、Doの問題は改善されます。
Checkに問題がある場合
Checkのフェーズで重要なのは基準です。どのような基準をもってCheckするのかで、改善ポイントは大きく変化します。指標を数値化するなど、誰にでもわかるような明確な基準を設けましょう。
Actionに問題がある場合
改善策に問題があると次のプランにつながらないため、マネジメントサイクルが停滞してしまいます。改善方法がうまくいかない場合は、課題自体に問題があるのかもしれません。些細なことでも可能性があれば試してみることが重要です。
PDCAをうまく回すポイント
PDCAをうまく回すポイントを3つ紹介します。
目的を明確にしておく
PDCAによって向かうべき方向性を決めるにあたり、やはり目標の明確化は重要です。いつまでに・何を・どのくらいというように、目標はより具体的に、そして数値化しておくことが望ましいです。
徹底的に原因を突き止める
問題、課題を挙げたあと、どうしてそのような問題が起こってしまったのか、原因を徹底的に分析してください。PDCAサイクルで発生した問題も同様です。その原因がわかれば改善方法が具体的に見えてくるからです。
途中経過は記録しておく
PDCAにおいてプロセスはとても重要です。プロセスが明確になっていれば原因究明がしやすくなります。途中経過はできるだけ記録し、マネジメントサイクルに活かしましょう。
マネジメントサイクルが成功した企業事例
マネジメントサイクルを実践することで成功した企業事例を2社紹介します。
無印良品
いまや独自のブランディングでポジションを築いている無印良品ですが、2000年代初頭には経営悪化に苦しんでいました。そこで、当時の社長が徹底して行なったのがマネジメントサイクルです。
社員に共通のマニュアルを作り（Plan）、同じサービスを提供できるように徹底しました（Do）。随時、有益なノウハウは吸い上げ（Check）、頻繁にマニュアルの改定を行ったのです（Action）。その結果、業績回復を果たし、今の無印良品のポジションにまで押し上げることに成功しました。
ソフトバンク
ソフトバンクで実行されているのが「高速PDCA」です。まず大きな目標の下に細かな目標を立て、日・週・月単位でCheckを行います。次はDoのフェーズとなり、これは複数の商品を同時に走らせて、どの商品の効果が一番高いかを試します。Checkの頻度は毎日で、うまくいった要因とうまくいかなかった要因を確認します。
これら一連のマネジメントサイクルでもっともうまくいった方法を挙げ、さらにうまくいく方法を検討する、という通常のPDCAの何倍ものスピードで回し続けました。この「高速PDCA」によって、ソフトバンクを現在の大企業の位置に押し上げることに成功しました。
チームマネジメントの手法ついて詳しく知りたい人は下記記事をご覧ください。
関連記事：チームマネジメントを成功させるには？具体的な手法や研修事例も紹介
ISMSとマネジメントサイクルの関係
マネジメントサイクルと関係が深いISMSについて、詳細をここで紹介します。
ISMSとは情報管理のマネジメントシステム
ISMSとは、情報セキュリティにおけるマネジメントシステムのことです。インターネットを含む情報社会において、セキュリティはとても重要な問題です。会社にとって情報は資産ですが、単にセキュリティソフトを導入すれば完璧という単純なものではありません。ISMSもPDCAを行ない、継続的にセキュリティ対策をしていくことが重要です。
ISMSを行う上でのプロセス
情報セキュリティのマネジメントプロセスにおいて、具体的にPCDAの各フェーズにはどのような行動が当てはまるのか紹介します。
【P】ISMSを確立するフェーズ。セキュリティ対策の具体的な目標設定を行う。
【D】ISMSを導入、運用するフェーズ。Pでの計画に基づく対策を実行する。
【C】ISMSを監視するフェーズ。しっかりと守られているのか定期的に監査を行う。
【A】ISMSの維持、改善フェーズ。セキュリティの脆弱性が見られる場合、社員の教育や別のプログラムを導入するなど、セキュリティが守られるように改善案を出して次のPDCAを回す。
この一連の流れを繰り返していくことでシステムを維持したり、改善したりすることに努めていきます。
まとめ
マネジメントサイクルは、PDCAをしっかりと回していくことが企業の業績を上げるカギです。また、情報の安全性に敏感になっている現在では、ISMSにおいてもPDCAは不可欠。企業にとって情報は、人材や資金などと同様に大切なリソースと言えるでしょう。ぜひこれをきっかけに、自社の事業のマネジメントサイクルを見直してみてください。
組織運営や人材活用の新しい形
「オンラインチーム」の ススメと作り方とは？
【こんな方におすすめ】
・オンラインチームの特徴を知りたい
・オンラインチームの作り方を知りたい
・オンラインチーム成功事例を知りたい
