テレワークが増えている現在、リモートワーカーとのweb会議ツールや業務管理システムの重要性が高まっています。テレワークでの業務遂行に便利なアプリやツールは必要不可欠ですが、どのようなツールが良いのでしょうか。徹底比較していきます。
目次
テレワークに活用できるツール一覧
テレワークに活用できるツールを5つのカテゴリに分けて紹介します。
コミュニケーションツール
テレワークにおいてもっとも課題に挙げられるのがコミュニケーションについてです。そのため、コミュニケーションツールの導入は必須です。便利なコミュニケーションツールを3つ紹介します。
Slack（スラック）
Slackは米国発のビジネス向けのチャットツールで、豊富な機能やカスタマイズのしやすさなどに特徴があります。外部ツールと連携して通知を受け取れる特徴があるため、業務連絡の見逃しを減らせます。宛先指定をして連絡できる、リアクションボタンによって文章だけでは伝わりにくい感情を伝えやすくなるほか、スマホアプリもあるためチーム運営において活用しやすいツールです。
Chatwork（チャットワーク）
Chatworkは日本で誕生したチャットツールで、ITに詳しくない人でも使いやすいよう設計されています。最大の特徴はタスク管理ができること。また、ほかのチャットツールにはない特徴として、Chatworkは社外の人と社内の人を同じグループにしてやりとりをすることが可能です。チームや部署といった社内コミュニケーションだけでなく、社外の協力者やフリーランスなどとのプロジェクト進行にも使えるのが強みです。
Teams（チームズ）
Teamsはマイクロソフトが開発したコミュニケーションツールで、Office365の有料利用者はTeamsを無料で利用することができます。そのため、大きな特徴としてはエクセルやワードなどと連携でき、ファイルの共有や編集もできるため、シームレスな活用ができる点。Office365を導入している企業にとってはすべてマイクロソフト製品で統一でき、使いやすいツールです。
Web会議ツール
テレワークという状況だからこそ必要になるのがWeb会議です。1対1の会議だけではなく多人数での会議も必要になるので、電話以外のツールの導入が必要です。
Whereby（ウェアバイ）
Whereby（旧：appear.in）はユーザー登録やログインなどが必要ないWeb会議ツールで、一度URLを作成すれば繰り返し利用できます。いつも決まったメンバーと会議するなどの時には使い勝手が良いでしょう。画面共有や録画が可能なため、後から内容を見返すこともできます。無料版では最大4人まで利用可能です。
Skype（スカイプ）
Skypeは世界でもっとも利用されているWeb会議ツールで、電話でつなぐだけでなくチャットすることも可能です。デスクトップの画面共有、ファイル共有も簡単。最大10人までつなぐことができるうえ、ほとんどの機能が無料で活用できる点が魅力です。
勤怠管理ツール
テレワークで働いている社員の管理は難しいポイントです。なぜならオフィスで顔を合わせているわけではなく、実際の働きぶりが見えないからです。このような場合、勤怠管理ツールを導入して勤怠のチェックをしやすくしましょう。
KING OF TIME（キングオブタイム）
KING OF TIMEは、VPNがなくてもパソコンとインターネット環境さえあれば使えるクラウド型の勤怠管理システムです。豊富な打刻システムがあり、さまざまな働き方に合った勤怠管理が可能です。シンプルでわかりやすいので使いやすく、freeeやMFクラウド給与との連携もあるため、ファイルを使わず画面上のみでシームレスに使えます。
ジョブカン
ジョブカンもクラウド型の勤怠管理ツールで、シンプル、かつ、あらゆる勤務体系に対応しているのが特徴です。勤務時間の超過アラートシステムや、時間外労働の賃金管理なども一括で行えます。
リモートアクセスツール
テレワークでは情報漏洩リスクが付きまとうため、ここに対応するのがリモートアクセスツールです。
Splashtop Business
Splashtop Businessは、サーバー不要で簡単にリモート導入ができるのが強みです。自社サーバーを用意する必要がなく、初期費用0円で始めることができるうえ、年額15,000円からと安価。中小企業におすすめのツールです。
Verona
VeronaはクラウドVPNサービスを提供しているツールで、いつでもどこでも社内データや業務タスクにアクセスができます。高いセキュリティにもかかわらず月額340円からとコストが抑えられる点も魅力です。
ファイル共有ツール
リモートワーク時のデータのやり取りは生命線です。データのやり取りを簡単かつ安全に行うためのおすすめツールを2つ紹介します。
Google Cloud Storage
Google Cloud Storageは、容量の上限がなくさまざまなファイルの共有が可能なため、デザインや写真、動画などの大容量ファイルの共有に向いています。Googleドライブと似ているので使いやすく、また高セキュリティであるという特徴もあります。
OneDrive for Business
OneDrive for Businessはマイクロソフトが提供するファイル共有ツールのため、仕事上、ワードやエクセルなどのオフィスソフトが欠かせない人に便利です。ファイルをいちいちダウンロードやアップロードしなくても、OneDrive for Business内で訂正・更新ができてしまう手軽さが魅力です。
リモートに役立つ無料googleツール
Googleといえばブラウザの「Chrome」が有名ですが、実はリモート環境に役立つさまざまなツールを開発提供しています。ここでは、Googleが提供している無料ツールのうち、すぐに活躍できる4つを紹介します。
Google カレンダー
Googleカレンダーの特徴は、社内にあるホワイトボードのようにメンバーのスケジュールを共有することができる点です。予定していたスケジュールに近づくとアラートしてくれるので、リモートワーク中の「うっかり忘れ」を防止することができます。
Google Meet
Google Meetは、上で紹介したWherebyやSkype同様、無料で使えるビデオ会議ツールです。gmailを持っていなくても会議への参加が可能で、Google社ならではの高セキュリティが魅力。Googleカレンダーやドキュメント、スプレッドシートとの連携ができる点も便利です。
Google Drive
Google Driveは、クラウドを介して、容量制限になるような大容量データファイルのやり取りができるサービスです。Google Driveに保存しておいたファイルは共有するのが簡単な上、共有相手に編集権限を与えれば同時編集も可能です。無料版では15GBまで利用できます。
Google Docs
マイクロソフトのワードのような書類作成が無料でできる、Google Docsもおすすめです。ドキュメントを編集するたびにわざわざ上書き保存しなくても自動保存してくれる点がメリットで、うっかり保存を忘れてしまった際の救済も問題ありません。また、編集画面を何世代も戻せる点も便利です。
テレワーク環境下の労働力確保なら「クラウドワークス」
テレワーク環境下では、従来の採用方法では新しいメンバーを確保することが難しくなります。そこで重要になるのは、採用以外の方法を取り入れること。採用者自身がテレワーク環境下で仕事をしていても労働力を確保できるよう、オンライン上から外注したり業務委託したりしてみましょう。
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まとめ
テレワークの需要はますます加速することが予測され、スムーズなテレワーク体制をサポートするためのツール活用は欠かせなくなるでしょう。有料・無料問わずさまざまなサービスがリリースされていますので、予算や自社の労働体制に合ったサービスを組み合わせてみてください。体制が整えば、テレワーク環境下でも人材確保は容易に行えることでしょう。
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