掲示板の発言データ、整形作業について

実績のない者の意見ですが、何かの参考になればと思います。

私の考えでは整形は自動、またはキーを1回か2回押すだけで1件処理できるようでなければ見積りはできません。
画像のダウンロードから調整までの作業は1件5分、ただし1日に処理できるのは50枚程度と考えます。

ポイントは努力の要らない見積りにすることです。
単純作業は一部だけでも自動化しなければ、採算は合わないでしょう。
Excelデータは処理しづらいので（またExcelで処理しづらいからこそ依頼になるのだと思いますが）テキスト化してから処理するようにしています。

相場についてお尋ねですが、私の場合はもう少し処理のしやすさについて分からなければ見積りはしないと思います。
件数が多い分、1件あたりの誤算が大きく響いてしまいますので。

作業を始めてから再計算する必要があるときは、新しい見積りを依頼主に伝えて途中終了するのも手です。

一つの視点としてお考え下さい。
受注者サイドとして、データの授受やその他諸作業について受注者視点で想定外だった場合、発注者に想定外だと相応のコストを要求、調整をしたのか。
また、実作業について手作業をやられているようですが、何故手作業をわざわざやっているのか。1件15秒程度と提示がある段階で自動化処理がほぼ前提にあり、処理後の確認等含めて1件15秒程度を発注者は要求している、位に要件のハードさを読んでおいてもいいはずです。
サンプルデータを提示してもらって実際に試してみるなど、受注前の段階で擦り合わせも選択肢にあると思います。

直上で「断る勇気も必要」と書かれていますが、断ることに勇気が必要なようでは発注者等にいいように使われるだけではないかと愚考します。

自動化までできない場合、見やすくするだけでも能率は上がります。
テキストエディターには検索にヒットした箇所を強調表示する機能もあるので、それで更新すべき点を浮かび上がらせると格段にやりやすくなります。

例えばSublime Textという人気のテキストエディターが有りますが、こちらのトップ画像では5つのカーソルで5箇所を同時に編集する様子が紹介されています。
http://www.sublimetext.com/

体裁ではなく内容を編集するのであれば、Office系アプリよりもテキストエディターのほうが圧倒的に有利です。