業務効率化
2018.11.29
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外注管理のポイントとは?トラブルを避けるために知っておくべきこと

業務の一部を外注化することには、人的リソースをコア業務に集中できる、人件費を変動化できるといったメリットがあります。しかし、外注化を図った業務が外注先で適切に処理されるには、外注管理が重要になってきます。そこで、外注先とのトラブルを避けるために知っておきたい外注管理のポイントなどをまとめました。

外注化するメリットとは

コア業務に社員を集中できる

専門性を必要とされず、高度な判断が不要な定型化されたノンコア業務を外注化することで、社員が当該業務の処理にかかる時間をコア業務に割り当てることが可能です。そのため、専門性の高い社員の限られたリソースを難易度が高く、専門的な判断を必要とするコア業務に注力できることがメリットに挙げられます。ノンコア業務を外注化することで、業務効率化も図れます。

スケジュール通り進行できる

自社内の人的リソースが足りない場合、事業計画通りに各フェーズが進行していかず、機会損失が生じてしまうことがあります。外注化することによって、委託した業務は決められた納期までに進行していきます。社内のリソースを自社で担う業務に集中して割り当てることが可能となり、スケジュール通りに進行できることもメリットです。

人件費の変動費化が可能

季節変動の大きい業務や期次、あるいは年次などで定期的に発生する処理量の多い業務に合わせて従業員を雇用すると、固定費として人件費がかかり無駄が生じがちです。そこで、業務量に変動があるのが定型化できるノンコア業務であれば、外注化することによって業務量に連動してコストが発生するため、コスト削減につながりやすいです。

最新の技術や法改正に対応できる

事務手続きの中には法改正によって手続きが変更になるものがあり、また最新のIT技術を導入して業務効率化を図るには相応の知識が必要です。しかし、社内の人材で最新の技術や法改正に対応していくためには、教育コストがかかります。外注化を図り、ノウハウを持った外部の人材を活用すると、コストを抑えて対応することができます。

外注管理のポイント

外注化が必要な業務を洗い出す

外注化する業務には向き不向きがあり、基本的には定型化された、あるいは定型化できる業務の中で、業務効率化などの効果が期待できる業務が外注化の対象です。業務の外注化を検討する際には、まずは当該業務の担当者にヒアリングを行い、現状把握と分析を行って課題を洗い出します。そして、外注化することで課題解決が図れる業務を外注化の対象としていきます。

依頼内容の指示をルール化する

外注化する業務は依頼内容を明確にしておかなければ、業務の品質が確保されないことが起こり得ます。また、作業のやり直しが発生することによる追加料金の支払いを巡るトラブルが発生するかもしれません。そこで、マニュアルの作成を行うとともに、個別の作業指示に関しては作業指示書のフォーマットを作成する、作業指示に盛り込む内容をルール化して漏れをなくすことが大切です。

進捗確認を行う

外注した業務を外注先に任せたままにしておくと、思いがけず、納期遅延が発生することが起こり得ます。そこで、納期遅延を防ぐためには、進捗報告をルール化しておくことが必要です。たとえば、「納期日の○日前を進捗報告日とする」といった形でルールを決めておくことが考えられます。また、万が一納期遅延が発生した場合には、納期遅延の理由や再発防止策を盛り込んだ報告書の提出を求めるなど、再発防止に向けた取り組みを行いましょう。

連絡方法を決めておく

発注者側と外注先の双方とも、担当者間で連絡が取りにくいと、確認事項やイレギュラーな事態が発生した際に進行の妨げとなります。そこで、メールや電話など主な連絡手段を決めたり、連絡が取りやすい曜日や時間帯を確認したりしておくと、スムーズに連絡が取りやすくなります。また、定期報告日を設けてミーティングを行うなど、コミュニケーションがとりやすい体制を構築しておきましょう。

良い外注先を得るには

新規の外注先を開拓する

長年の取引先は担当者と気心が知れていたり、業務の質や納期への対応力などを把握できていたりするため、依頼しやすい面があります。一方で、取引が長くなることで条件交渉が難しくなりやすく、業務の質に不満があっても大幅な改善は見込めないケースが少なくありません。

あるいは、事業内容の変更によって発生する新たな業務の外注化を検討していても、対応が難しいことも考えられます。そのため、既存の外注先への課題がある場合は、新規の外注先の開拓を進めておくことが望ましいです。

複数の外注先に発注して絞る

新規の外注先の開拓にあたっては、提案書や見積書、打ち合わせでの心証だけでは、業務の質を判断するのは難しいものがあります。そこで、類似する仕事を複数の外注先に発注することで、納品物や対応力から比較することができます。外注先との相性もありますので、複数の外注先から自社に合った取引先を絞っていきましょう。

まとめ

外注化には多くのメリットがありますが、メリットを享受するためには外注管理が肝となります。外注に向いた業務を見極めるとともに、処理の仕方を明確にルール化したうえで、進捗状況を把握するなどし、適切な外注管理を行っていきましょう。

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クラウドソーシングTimes編集部
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