業務効率化
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公開日: 2019.01.10 / 最終更新日: 2020.04.22

事務作業の効率化を図るには?ルーティンワークを見直す方法を解説!

ルーティンワークの見直しに取り組んでみたものの、途中で諦めてしまった経験がある方は多いのではないでしょうか?一度始めた仕組みを変えることは難しく、また労力もかかりますが、本来やるべき本業への時間を増やすためにも重要です。今回の記事では、ルーティンワークの見直しについて紹介します。

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ルーティンワークを改めて見直すことの重要性とは?


そもそも英語のRoutineは『日々の決まりきった仕事』という意味を持ちます。仕事をしている中で毎日とは言わないものの、定例化している業務(=ルーティンワーク)が少なからずあるでしょう。では、そのルーティンワークを何故やらないといけないのか、やらなかったとしたらどのような影響があるのかなど考えたことがありますか?

ここではルーティンワークを見直す重要性について解説します。

本業に集中する時間が増え、成果につながる

営業の仕事を例に挙げると、顧客への訪問活動や関係を築くこと、売上を上げることが本業と言えます。いくら完璧な資料を作成しても、売上の管理を綿密に行っても1円にもなりません。同時に本来の目的を達成する時間を削ることにつながります。

つまり、ルーティンワークの見直しが出来れば、本業にあてられる時間が増えて成果につながりやすくなるでしょう。

習慣になるとその意味を疑わなくなる

皆さんは毎日行っている歯磨きや顔を洗うなどの作業をする必要性について考えたことはありますか?極端な例ですが、これらも習慣の一部なので疑うことなく毎日行っている作業といえます。

つまり、自分のスケジュールの一部になってしまっているルーティンワークは機会を設けないと、変えることはなかなか難しいのが事実です。

やり方を変えれば無駄を省ける可能性がある

例えば、売上の管理、書類の整理、報告書作成などのルーティンワークは一人で完結する仕事が多いのではないでしょうか。完全にその仕事を止めることが出来なくても、2時間かけていたものを1時間に短縮できるような、より簡単な方法があるかもしれません。

ルーティンワークを見直す方法とは?


それでは、どのようにしてルーティンワークを見直していけばよいのでしょうか。具体的な方法について紹介します。

ルーティンワークをリスト化する

具体的に作業を把握することが改善の第一歩です。おすすめの方法は、一週間の行動実績を記録することです。予定ではなく実績を記録します。実際にどのような仕事に、何時間かけたのかを可能であれば30分単位で記録すると良いでしょう。

思い切って無駄と思われることをやめてみる

困る人がいないのであれば思い切ってその作業を止めてみましょう。完全にやめることが難しい場合、毎日行っていたものを1日おきにする、10ページだったものを5ページにしてみるなど、徐々に始めてみることもおすすめです。

まとめられる作業を検討する

もし、止められない仕事であれば、時間短縮や省力化に取り組みましょう。リストアップされた仕事の中で似たような仕事があれば、同時に進めることができて二度手間を省けるかもしれません。

また、複数の担当者がバラバラにやっている事務作業も、まとめて行った方が効率の良いものがないか検討してみてください。

事務作業の順序やアウトプットの形を変える

作業順序を変えずに長年行っている仕事や前任者のやり方を踏襲している仕事は、やり方や順番を変えるだけで、時間短縮につながるものがあるはずです。

例えば、「資料にまとめて報告していたものをメール本文にまとめる」、「決められた日までデータなどを待たないと作業が進められないものは先に型だけ作っておく」などが考えられます。

フォーマットやマニュアルにより標準化する

ルーティンワークはある意味やる事が決まっているので、標準化しやすい仕事と言えます。フォーマットやマニュアルをあらかじめ作っておく事で、実際の作業時間を短縮する事が可能です。

マニュアルについては、「作業手順がよい人のやり方を標準化できる」、「異動や退職の際の業務の引き継ぎがスムーズになる」というメリットもあります。

作業効率UPの具体的方法とは?


ルーティンワークを見直す必要性を検討した後は、作業効率化の方法をみていきましょう。ここではツールも含めてその方法を紹介します。

ITツールの導入

仕事において上司や同僚とのコミュニケーション時間は重要ですが、そこに多くの時間を取られているのも事実です。

例えば、会議のために何十人もの予定をヒアリングして調整するなど意外と手間がかかります。SNSやチャットツールを導入する事で効率化が可能で、さらにコミュニケーションの円滑化にもつながるでしょう。

パソコン業務の自動化を図る

資料作成や書類整理など自動化できそうなものはエクセルマクロVBAを活用しましょう。作業の時間短縮だけではなく、ミスを減らす事もできます。

マクロというと大量のデータをまとめるためのツールと想像しているかもしれませんが、パワーポイントやPDFからデータを抽出したり、フローチャートを作成したり、思っている以上に用途は多様です。

人員の配置を変える

チーム単位でルーティンワークを見直す際、人員の配置を変える事で作業効率UPにつながる事があります。実は似ている仕事をしている場合や、得意なことを活かしきれていない場合は、人員配置や作業配分の見直しにより大幅な時間短縮が可能となることがあります。

一部の業務を外注化する

事務作業を効率化するためにひとつひとつの業務を見直してみて、その社員がやらなければならない業務ではないものの、誰かがやらなければならない業務は外注化してみるのも手です。アウトソーシングにはいろいろなサービスがありますが、継続的に発生する業務ならばオンライン秘書や在宅アシスタントの活用がおすすめです。

業務の外注化におすすめなサービス


業務を外注化するにあたって、具体的にどのようなサービスを検討するべきでしょうか。

ビズアシスタントオンライン

オンライン秘書という言葉を聞いたことはあるでしょうか。在宅アシスタントやオンラインアシスタントとも言いますが、これはオンライン上でフリーランスや個人に業務を依頼するサービスとなり、事務領域の業務、かつ、まとまった期間(最短でも1カ月程度)を依頼する予定があるときにおすすめです。直接会わずともオンライン上に優秀なアシスタントを確保できるようなイメージです。

中でもおすすめなサービスは「ビズアシスタントオンライン」です。同サービスは、事前にどのような人材を求めるのか企業側に丁寧にヒアリングした上で、豊富なデータベースの中からハイレベルな人材をマッチングしてくれます。もちろん在宅型のアシスタントとなるので、通常の採用時に発生する社会保険や交通費などの間接費はかかりません。

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まとめ

今回の記事ではルーティンワークを見直す方法をご紹介しました。習慣化していることを変えたり、やめたりすることは、実は始める時以上にエネルギーを必要とします。本来やるべき仕事に時間と労力を注ぐためにもルーティンワークの見直しを行ってみてください。

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Yukifun26
消費財メーカーでマーケティングを担当。消費者調査、コンセプト・商品開発、ブランディング、メディア戦略立案、販売戦略立案などブランドマーケティング全般、WEBマーケティングについてはオウンドメディア管理、SNSマーケティング、SEOなどを実務として経験。

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