発注書と注文書にはどのような違いがあるのでしょうか。発注は電話などによる口頭で行うこともできますが、発注書を作成することが望ましいです。発注書が果たす役割や書き方のポイントなどについて解説していきます。
目次
発注書と注文書の違いは？
基本的には同じで明確な区分はない
発注書と注文書には明確な区分はなく、どちらも発注をすることを記した書面です。
使い分ける場合、形あるものを頼むときは注文書で、形ないものの場合は発注書と決める方法があります。たとえば、テーブルや椅子を頼むときは注文書ですが、原稿の執筆を依頼する場合には発注書を用います。ただし、実際のビジネスシーンではさほど区別されていないため、どちらを用いるかは企業によります。
あるいは、金額によって発注書と注文書を分けている企業もあります。明確な金額の基準を決め、それ以下であれば発注書（もしくは注文書）、それ以上であれば注文書（もしくは発注書）という具合です。中にはまったく区分をせず、どちらかに統一している企業もあります。
発注書や注文書の役割
取引の履歴を残す
発注書や注文書には、発注の有無や発注内容などの取引の履歴を正確に残す役割があります。発注書などがあることで、受注者は発注者にたとえば、「こんな内容で発注していない」といわれるリスクを抑えることができます。さらに、発注請書を発行することを契約で定めておくと、取引の履歴を着実に残しておくことが可能です。
発注ミスや納品ミスを防ぐ
電話などの口頭のやり取りでは、聞き間違いや抜け漏れ、認識の違いなどによって、結果として発注ミスや納品ミスが起こる恐れがあります。しかし、発注者側と受注者のどちらの対応が間違っていたのか、検証しにくく、トラブルに発展しやすいです。発注書など書面でやり取りをすることで、行き違いによる発注ミスや納品ミスが起こることを防げます。
受注者に安心感を与える
発注者よりも受注者の方が一般的に立場が弱く、受注者側は発注書などがないと、当初約束した取引条件が履行されるのか、不安を抱えながら取引を行うことになりがちです。特に受注者が中小の事業者や個人の場合は、注文書があることで安心して取引ができます。
受注者側からは「発注書が欲しい」とは言いにくにいものがありますので、発注者は発注書を発行するようにしましょう。
下請法で発行が義務付けられている
下請法では、資本金の規模と事業内容によって、発注者と受注者が親事業者と下請事業者の関係になる場合は、発注書の発行が義務付けられています。
該当するのは、物品の製造や修理委託を行う場合は、資本金が3億円を超える事業者が資本金3億円未満の事業者に発注するケース、あるいは資本金1,000万円を超えて1億円以下の事業者が資本金資本金1,000万円以下の事業者に発注するケースです。
情報成果物作成の場合は、資本金5,000万円を超える事業者が資本金5,000万円の事業者に発注するケースと、資本金1,000万円を超えて5,000万円以下の事業者が資本金資本金1,000万円以下の事業者に発注するケースです。いずれも受注者側には個人事業主も含まれます。
発注書や注文書の作り方
記載するべき項目
下請法に基づいて発注書を作成するケースを除くと、発注書に記載する項目に決まりはありません。国税庁が推奨する項目は書類作成者の氏名や名称、取引年月日、取引内容、税込みの取引金額、書類の交付を受ける事業者の氏名または名称です。
円滑な取引を行うために必要な項目は、注文先や発行日、発注者の会社名や住所、電話番号、メールアドレスなどの情報、商品名や数量、単価、消費税、合計金額、納期になります。電話番号やメールアドレスなどを記載しておくと、受注者側が連絡を取りたい場合に連絡を入れやすいです。
自社の管理上発注番号を記載しておくと、問い合わせを受けた場合にも対応しやすくなります。
見積書と同じ表記にする
発注書への記載内容は事前に見積り依頼していた場合、見積書の記載内容に表記を合わせるのが基本です。見積書を受領した後に発注内容を変更したい場合は、見積書の作成を再度依頼した方がスムーズにやり取りがしやすくなります。
見積書と発注書で表記が異なる部分が合った場合、認識の相違からトラブルに発展する恐れがあるため、注意が必要です。
受注者側のフォーマットでの発注も可能
受注者側の企業によっては受注処理をスムーズに進めるため、発注書のフォーマットを指定している場合があります。発注書のフォーマットは、受注者側の指定によるものでも構いません。
ただし、作成にあたっては見積書と記載内容を合わせるのが基本ですので、表記が異なる場合は再度見積書の作成を求めるなどして、認識の相違をなくしましょう。
発注請書や注文請書とは
契約の成立を証するための役割
法律上、契約が成立するためには、一方の「申込み」と他方の「承諾」が必要とされています。契約は、口頭であっても成立するため、「申込み」と「承諾」があったことを証する書面（主には契約書）は必ずしも必要ではありません。
しかしながら、いざ後々契約の成否やその内容等を巡って紛争が生じたときには、書面が残っているかどうかによって結論が変わってくることがあります。
発注書、注文書とそれに対応して発行される発注請書、注文請書は、どのような内容で「申込み」があり、その内容を「承諾」したのかどうかを客観的に残す役割があるのです。
継続的な取引関係にある業者間では、発注書、注文書の発行のみで済ませてしまう例がありますが、それだけでは、契約の成立を証する書面は作成されていないことになりますので、後に契約トラブルが生じるおそれが残ってしまいます。紛争を未然に防ぐ意味でも、発注請書、注文請書は発行すべきです。
作成する場合に記載するべき項目
発注請書はどのような条件で注文を受けたのか契約条件を明確にしておくものですので、記載するべき項目は、品名や数量、納期や支払い期限などです。発注書の記載と同じ内容を基本的には書きますが、見積書と異なる場合は問い合わせをしたうえで、見積書を必要に応じて再発行します。
また、1万円を超える発注請書には、金額に応じて収入印紙の貼付が必要になる点に注意しましょう。
まとめ
発注は電話など口頭でもできますが、発注者側が見積書の内容に沿って、発注書を作成することで、円滑な取引を実現しやすくなります。また、受注者側が安心して取引を行うことができます。商品やサービスを発注する際には発注書を発行するようにしましょう。
事務作業や日常業務でルーティン化している業務は、作業効率を上げたり外部化をしたりすることが大切です。こちらの記事で詳しくまとめていますので、あわせてご覧ください。
関連記事：事務作業の効率化を図るには？ルーティンワークを見直す方法を解説！
関連記事：日常業務を効率化するには？改善方法や自動化・外部化について解説！
クラウドソーシングの利用企業
500社から聞いたアンケート結果を大公開します。
【こんな方におすすめ】
・クラウドソーシングの実態を知りたい
・利用企業のリアルな声を聞きたい
・使い方や発注の流れを知りたい
