業務効率化
2019.01.30
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日常業務を効率化するには?改善方法や自動化・外部化について解説!

普段なんとなく行っている日常業務。もしかすると、そこには大きな無駄が眠っているかもしれません。今回は日常業務にスポットを当て、効率化するためのポイントや改善方法について解説します。自身の仕事の生産性を向上させたい方は参考にしてみてください。

日常業務の意味とは?


日常業務はルーティンワークとも言い、常日頃行う仕事のことです。営業職であればテレアポやお客様との商談後のデータ入力、事務職であれば電話対応や資料作成、データ入力などがあります。

日常業務の生産性を上げるためには?

業務の効率化を進める目標設定が重要

日常業務の生産性は疎かになりがちです。仕事をこなすことに主眼が置かれると、仕事の効率的なやり方やスピードを意識することは少なくなってしまいます。だからこそ日常業務の生産性を向上させるためには、目標設定をすることが重要でしょう。

どんなに小さな仕事であっても目標を決めることで、「その目標に対してどういう実績だったのか」「その実績の理由はなにか」といった振り返りを行うことができます。その結果、少しずつ生産性は向上していきます。

目標項目の設定の精度を上げるSMART

目標設定に使えるフレームワークとして「SMARTの法則」があります。SMARTとは目標達成の可能性を高める5つのポイントの頭文字を取って名付けられました。

  • S:Specific(具体的であるか?)
  • M:Measurable(計測できるか?)
  • A:Achievable(達成できるか?)
  • R:Realistic(現実的であるか?)
  • T:Time-bound(期限はあるか?)

この5つのポイントを参考にすることで、「振り返りがしにくい抽象的な目標」ではなく「生産性向上につながる具体的な目標」を設定することができます。ちなみに、上記の5つのポイント以外にもAやRには「Agreed upon(同意は取れているか?)」や「Result-oriented(成果にもとづいているか?)」などのポイントもあります。

今回は日常業務にあてはまるものを紹介しましたが、仕事の目的に応じて様々なポイントを組み合わせることが重要であると言えるでしょう。

日常業務の改善をするには?

日常業務の見える化をする

最初に行うのは日常業務の見える化です。「誰が/どのような仕事を/どれくらいの時間で行っているのか」を見える化することで、部門や個人ごとの仕事量の偏りを把握することができるでしょう。

見える化のポイントは1週間など期間を指定して、その期間に行った仕事をすべて書き出すことです。思いついたものだけを書き出すと、1回10分未満で終わるような無意識でやっている仕事が漏れてしまうことがあります。たった5分で終わる仕事であっても、非効率が積み重なることで生産性を大きく低下させていることも少なくありません。だからこそ、すべての仕事の見える化を心がけることが大切です。

日常の課題を洗い出す

業務の見える化の次は、課題の洗い出しです。業務を改善するための方法は大きく分けると、「無駄な業務はやめる」、「業務のやり方を変える」、「他人に任せる」の3つです。この方法に合わせて課題を整理していきます。

  • 無駄な業務はやめる
  • 誰も見ていないリストの日次更新など、そもそも業務を行う必要があるのかを振り返りましょう。そのためには業務の後工程を考えることが重要です。自分が作成した成果物を、「誰が/いつ/どれくらいの頻度」で使用しているかを考えることで、業務の必要性を判断できます。

  • 業務のやり方を変える
  • 業務の必要性はあるが、SMARTの法則をもとに設定した目標を達成できていない場合は、やり方を工夫する必要があります。業務のプロセスを見直すことはもちろん、後述の業務の自動化も含めて新しい方法を模索しましょう。

  • 他人に任せる
  • ここに該当するのは「自分以外の誰でもできる業務」や「高いスキルを持った人に任せることで業務時間を大量に削減できる業務」です。誰でもできる業務は、マニュアルを作成することで容易に任せることができます。

    一方で、高いスキルが必要な業務については、社内に適任者がいないこともあります。その場合、外部のリソースを使うことも検討することで効率化の幅を広げることができるでしょう。

実行しマニュアル化する

「自分以外の誰でも対応可能な業務」を他人に任せるためにはマニュアル化することが重要です。マニュアルを作成する際は、自分がその業務を実行しているときの細かい行動・思考まで書き出すようにしましょう。

抽象的なマニュアルは相手を混乱させるだけでなく、品質低下につながってしまう可能性があります。そのため、自分が普段意識せずやっているような細かい行動までマニュアルに落とし込むことで、具体性が高まります。

また行動だけでなく、自分がその業務を実行しているときに意識しているポイントも併せて記載しておくことで、これまで培ってきた経験を余すことなく相手に伝達できるでしょう。

業務改善のポイントや実例については下記の記事も参考にしてみてください。

関連記事:事務の業務改善を図るには?進め方やポイントから具体例まで解説!

RPAを使い日常業務を自動化させるには?

RPAとは

RPAとは「Robotic Process Automation」の頭文字を取った言葉で、ロボットを用いた業務自動化の取り組みです。パソコンのアプリケーションを用いた業務において、業務手順を登録することによりボタン一つで実行することができます。やり方が決まっている定型業務は導入しやすいと言われており、PCを使った日常業務を効率化することができるでしょう。

RPAとExcel「マクロ」の違いは

業務の自動化にはExcelのマクロを用いる方法もあります。作業手順を登録することで業務を自動化する点は、RPAとマクロは共通しています。しかし、マクロはExcelのワークシート上の操作しか自動化することはできませんが、RPAではほとんど全てのアプリケーションを対象にしています。ここが、RPAとマクロの大きな違いと言えるでしょう。

RPA導入のメリット

RPAを導入することで、これまで人が行っていた仕事を機械が自動で行うことができます。その結果、日常業務にかけていた時間を削減することができるため、より成果につながる業務にリソースを投下することが可能です。

また、データ入力などの単純作業は人が長時間続けて行うとミスを起こす可能性が高まるでしょう。RPAでは、スピードはもちろん正確性も高まるため、量・質ともに業務の効率化を実現できます。

RPAの仕組みや活用方法について知りたい方は、下記の記事も参考にしてみてください。

関連記事:今注目のRPAの仕組みとは?期待できる効果と活用方法を解説!

日常業務を外部化するには?

日常業務の外部化が必要な理由とは

近年は多くの企業が人材不足に悩まされており、社内のリソースだけでは仕事が回らないケースは少なくありません。また日常業務で手一杯になり、本来力を入れるべきコア業務に時間を割けないこともあります。そこで、日常業務の中でも専門スキルを要する仕事や単純作業を繰り返す仕事を外部に委託することで効率化することが求められます。

特定業務を外部化するアウトソーシング

特定業務を外部の企業や個人に委託することをアウトソーシングといいます。アウトソーシングはうまく使うことができれば、コスト削減や業務のクオリティ向上につなげることができます。

しかし、イレギュラーが多く発生する業務などをアウトソーシングしてしまうと、質の低下やコストアップになる恐れがあるため注意が必要です。また企業や個人だけでなく、不特定多数の人の力を借りるクラウドソーシングを利用するケースも増えてきているので、状況に応じて使い分けを行いましょう。

アウトソーシングのメリットとデメリットについて知りたい方は下記の記事も参考にしてみてください。

関連記事:アウトソーシングのメリットやデメリットは?リスクも理解しておこう

業務プロセスごと外部化するBPO

BPOはアウトソーシングの一つであるビジネスプロセスアウトソーシングの頭文字を取った言葉です。コールセンターや人事など、特定の業務だけでなく業務プロセスごと外部化することをいいます。

導入するメリット・デメリットは基本的にアウトソーシングと同じですが、専門性の高い業務を委託することにより社内にノウハウが蓄積されなくなってしまうこともあるため、どの業務を外部化するかは慎重に判断しましょう。

BPOの対象業務やメリットについて知りたい方は、下記記事で解説しているので参考にしてみてください。

関連記事:BPOとは業務改善に効果的?4つのメリットをわかりやすく解説!

まとめ

日常業務をこなしているだけでは、効率化することは非常に困難です。小さな業務であっても目標を設定し、振り返りを行うことで業務の効率化は実現できます。まずは日常業務を見える化し、各業務の課題を洗い出すことからはじめてみてください。

実際の成功事例から紐解く、
チームの生産性がアップするポイントとは?

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Jack_jack
教育サービスを提供する会社で勤務。 BtoBの既存営業・新規開拓営業の経験を経て、現在は営業企画の仕事に従事。 商品企画や販促資料作成、メルマガ・自社サイト記事作成など幅広い仕事内容をこなす。

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