業務効率化を図る手段の一つとして、人間の代わりに業務を自動で行ってくれる「RPA」が注目されています。今回は、RPAの仕組みや導入のメリット、自動化に適した業務などについて紹介します。
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RPAとは
業務を自動化できるソフトウェアロボット
RPAとは「Robotic Process Automation」の頭文字をとったもので、業務を自動で処理してくれるソフトウェアロボットのことをいいます。
具体的には、これまで人間がPC上でアプリケーションを用いて実施していた業務の作業手順を登録することによって、自動化を実現するものです。一定のルールのもとで運用されている定型業務に導入しやすいとされています。
RPA とEXCELマクロとの違い
業務の自動化というと、EXCELマクロを思い浮かべる方も多いかもしれません。EXCELマクロは、「EXCEL内で行う複数の作業手順をデータとして保存しておくことによって作業をオートで行う」というもので、自動処理が可能な範囲はEXCELワークシート内にとどまります。
これに対してRPAは、PC上のほぼすべてのアプリケーションを自動化の対象にできる点がRPAとマクロの大きな違いであると言えるでしょう。
RPAの3段階と対象業務
RPAにはクラス1からクラス3まで、3段階の自動化レベルがあります。以下、それぞれのクラスについて説明します。
クラス1
クラス1は「定型業務を自動化できる」という段階です。RPAには狭義と広義の2種類があり、狭義のRPAはクラス1の範囲を指します。
たとえば、Webから情報を自動取得してEXCELのフォーマットに入力をする、画像からOCR（Optical Character Recognition/Reader：光学的文字認識）を利用してテキストを抽出するといった作業が挙げられます。
クラス1のRPAを導入するメリットとして、人的ミスを防げることが挙げられます。
クラス2
クラス2は、「AIの自然言語解析や機械学習、画像解析や音声解析などの技術を活用することで、一定の判断を必要とする一部の非定型業務の自動化も可能とする」という段階です。
非構造化データを読み取ることで、メール文面から必要な情報を抽出して見積り書を自動作成することや、各種ログの分析、売上予測などが可能となります。
RPAとAIの連携、AIによる業務効率化などについてさらに詳しく知りたい方は以下の記事もあわせてご参照ください。
関連記事：AIで業務効率化を目指すには？RPAと連携するメリットや効率化の事例なども解説
クラス3
【高度な自律化】とも呼ばれるクラス3は、「自然言語解析や機械学習などの技術によってプロセスの分析を自動的に行い、自ら意思決定をする」という段階です。さまざまなシチュエーションで顧客対応を行うヘルプデスクをはじめ、天候を考慮した仕入れ管理などの分野でも活用できるとされています。
ただし、クラス3の段階はまだ技術的に難しい部分があり、実用化は進んでいないのが現状です。今後の動向に注視しましょう。
RPAを活用するには
RPAツールを導入する
RPAを導入する際には、個別にシステム開発を依頼するのではなく、RPAツールを導入するのが主流となっています。
業務効率化を図るためには、新たな基幹システムを開発するよりも、RPAツールを導入した方がコストを抑えることできます。現在は導入支援、開発、作成サポート、研修など、数多くのサービスが提供されているので、現在の状況に合わせて、適切なサポートを依頼するのがよいでしょう。
シナリオを作成する
RPAツールを導入する際には、操作手順を命令するためのシナリオ作成が必要です。
ITベンダーの作業者に依頼するほか、RPAツールを使って作成する方法もあります。記録させたい作業を実際に行うと自動でフローが作成されるようになっており、感覚的に操作・編集ができるため、プログラミング知識のない人でも簡単にシナリオを作成できることが特徴です。
RPAツールに認識させる仕組み
続いて、RPAツールでPC操作を認識させる仕組み・方法をいくつか紹介します。
画面内の位置で指定する
スクリーンやアプリケーションの枠内において、座標軸などを用いて場所を指定する方法です。
多くのアプリケーションに対応しているシンプルな方法であり、高速処理ができるというメリットがあります。ただし、ウィンドウサイズの変更には対応できず、アプリケーションの画面表示の変更・画像解像度の違いなどに応じた処理は難しいことが難点です。
画像で指定する
アイコンなどの画像を認識させる方法を用いると、画面のどの位置にアイコンが表示されても対応することが可能です。
解像度やアスペクト比の変更による多少のアイコンの形状の違いには対応できますが、同じ画像が複数あると認識できません。また、アプリケーションのバージョンアップなどにより、指定していたアイコンの画像が変わった場合も認識ができなくなるため、設計時点から保守・改修しやすいようにしておくなどの対策が必要です。
構造的にオブジェクトを認識させる
構造的にオブジェクトを認識させる方法は、テーブルや属性を指定し、HTMLなどのコードから検出することによって対象オブジェクトを認識させるものです。
アプリケーションのデザインや対象オブジェクトの表示位置が変わっても原則として対応可能ですが、アプリケーションの種類やバージョンによっては認識が不可能となる場合も考えられます。事前に動作検証を実施し、問題がないことを確認しておく必要があります。
RPAの導入による効果
では、RPAの導入によって期待できる主な効果を紹介します。
コアな業務へのリソース投入
RPAの導入によって、定型的な非コア業務に要する時間を大幅に削減することができます。コア業務に人的リソースを集中させ、販促活動に注力することがで、売上アップにつながることがメリットです。
「営業人員が毎日実施する受発注処理」や「マネージャーが毎日実施する社内管理や簡易承認作業の一部」などをロボット化し、営業活動時間の増加だけでなく、メンバーコミュニケーションの時間やチーム戦略の検討時間も創出できたという事例があります。
人件費の削減
RPAの導入によって、これまで人の行っていた事務作業（入力業務など）を削減できます。
「月末に実施する請求書発行業務を5人がかりで実施していた」という状況から、RPAの導入によって「2～3人で対応できるようになった」という事例では、不要になった人件費を将来的な事業への投資・従業員への還元原資などに充てることが可能となりました。
RPAツールの導入・開発にはコストがかかりますが、複数の人間を必要し、かつ大量に同じ作業を行う業務においては、導入・開発コストを上回る人件費の削減効果が期待できます。
作業の正確化・効率化
単純・単調な作業が続いた場合、人間はミスを起こす可能性が非常に高くなります。RPAは決められた動作を正確にPC上で行うため、ヒューマンエラーは生じません。また、集中力による作業効率のブレもなくなるため、作業完了見通しが立てやすくなる点もメリットと言えます。
まとめ
RPAを導入すると、単純作業に割く時間を削減し、コア業務に人的リソースを集中させることができます。ほかにもさまざまな効果やメリットが期待できるため、業務に課題を抱えている場合は導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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