業務効率化
2019.02.06
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コストを削減する方法とは?進め方や成功事例を徹底解説!

企業の売上を上げるためにはコスト削減も重要な課題です。ここでは、コスト削減の方法や、有効な削減策を見出していくための基本的な考え方を説明します。コスト削減に成功した企業の事例も紹介していますのでぜひ参考にしてください。

コスト削減が大切な理由は?

企業におけるコストとは「利益をあげるために必要な企業活動に係るすべての費用」です。言い換えると、かけた費用によって利益を創出していくことができます。

しかし利益は、かけたコストに比例して上がるものではありません。利益からコストを引いた額が、自社が生み出した利益(純利益)です。コストを削減するほど、本来の利益を増加させることができます。

事業を効率的に進めるためには、売上増加と同時にコスト削減も考えていく必要があるのです。

コスト削減の方法は?

コスト削減の進め方を3つのステップで説明します。

1.改善効果が高いものを探す

企業では、多種多様なコストが発生しています。コスト削減は、コストをかけている項目のすべてを洗い出すことから始めましょう。そのコストを削減することで、より高い改善効果が見込める項目を探します。改善効果が高いものからアプローチしていくことがポイントです。

2.コストがどの程度かかっているか可視化する

コストには人件費、光熱費、通信費、広告宣伝費など多くの種類があります。それぞれに含まれる細かい項目について、現状でどのくらいかかっているのかを可視化しましょう。

大小さまざまな額が出てくると思われますが、費用のひとつひとつをピンポイントに見直していきます。不要なコストを省いたり、他の手段や方法と比較したりして、その差(削減効果)を把握します。これが、最終的に削減するもの判断する材料です。

3.目標にそって、削減案を選ぶ

どのくらいの削減するのか目標値を設定しましょう。目標があいまいだと、コスト削減も低い効果のままで終わってしまいがちです。意識が行動を生み出すため、モチベーションを創出するためにも目標設定は有効となります。

全社を上げて、無理のない目標値を分担し、利益を上げる削減項目と手段を選定しましょう。

コスト削減の基本的な考え方は?

コスト削減に取り組む際の基本的な考え方やポイントをまとめてみます。

業務プロセスに無駄がないか見直す

利益を生み出すために省けない(省くべきではない)コストもあります。あくまで無駄な部分を省いていかなければなりません。業務プロセスを見直すと、単なる慣例的なルーチン業務や重複したものも見えてきます。

「外しても支障がない」、もしくは「現状に合わなくなった」ものも見つかるでしょう。それぞれの担当者にフローを洗い出してもらい、全社で共有して見直していくと精度が高まります。

承認手続きの効率化

申請や承認の手続きのフローを効率化できないかを考えましょう。書面での申請や承認手続きならばシステム化することで、紙、物理的スペース、印刷コストも削減できます。それだけでなく、申請や承認に関わるすべての従業員が費やす時間的コストの削減にもつながります。

コアでない業務は外注する

自社のコア業務でない業務に時間と労力を注いでいることがあります。コアでない他の業務が多ければ多いほど、コア業務に費やす時間が減ることは明らかです。そうなると結果的に、成果目標や理想像から遠ざかる可能性が高くなるでしょう。

コア業務以外の作業は、クラウドソーシングで外注すれば自社の従業員はコア業務に専念できます。クラウドソーシングであれば採用や育成コストもかからず、かつスピーディーな処理が可能です。

関連記事:3年で売上10倍にするにはコア業務に集中できる環境が重要。ガイアックスの管さんが語るクラウドソーシングの向き合い方と活用法

コスト削減に成功した事例とは?

コスト削減に成功した3つの企業の取り組みを紹介します。

ITツールを活用し経費申請をスピーディーに「NKアグリ株式会社」

農業ベンチャー企業のNKアグリ株式会社では、経費の申請処理を効率化するITツールを導入しました。以前は、出張経費申請は紙媒体、全国を飛び回る代表への郵送が必要でした。そこでビジネスアプリ「kintone」の活用に切り替え、スピード承認を実現しています。

kintoneは、独自アプリを自由に作成できるのが特徴で、営業報告や出張報告、アプリ内での生産データ管理、野菜の販売予測などにも活用範囲を広げています。

出典元:NKアグリ株式会社

名刺をペーパーレスで管理「日本郵便株式会社」

日本郵便株式会社は、属人化しがちな各営業パーソンの名刺管理をシステム化。名刺管理サービス「Sansan」を導入し、700名以上のメンバーが名刺情報を共有しています。スマートフォンで顧客や担当者情報の逐次確認ができ、営業先のバッティング防止にも役立っているようです。

名刺情報は、スキャンで手軽に取り込めるため工数も大幅に削減されています。紙の温かみ利用してもらう同社のコア業務を残しつつ、それ以外の部分は積極的なペーパーレス化によるコスト削減が図られています。

出典元:日本郵便株式会社

仕事の見える化で生産性を上げたIT企業

持続的な事業成長とともに業務量が激増したあるIT企業では、業務効率化が急務となっていました。同社の取り組みは、企業全体で労働時間を22%削減、従業員がコア業務に注力できるようになったことで生産性を向上させています。

大まかな業務の洗い出しに加え、各部署長や担当者へのヒアリングで内容を補完し、とくに部門をまたぐ処理やフローなどにも着目して課題となる改善事項を特定しました。その上で、ゼロベースで世の中にあるベストプラクティスを探り、RPAやクラウドサービスなど最新の手段との比較検討を行っています。

企業、リーダー層、各担当者が一体となって認識を共有し、優先課題を決めて実行に移した成功事例です。

出典元:業務量と人員体制・役割の適正化で総労働時間を22%抑制

まとめ

考え抜かれた効率策も、時が立つにつれ無駄に変わっていることも少なくありません。無駄は継続的に発生する可能性があるということです。定期的な見直しで、時代にフィットした効率策を探っていく必要があります。

新たなシステムツールやクラウドソーシングの活用には、コストがかかります。しかし、紹介した成功事例のように、結果的には大幅なコスト削減を実現できるものもあります。コスト削減策を探る際の検討材料にされてみてはいかがでしょうか。

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クラウドソーシングTimes編集部
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