当記事は、総務業務をアウトソーシングする方法について徹底解説しています。BPOの基本的事項からメリット・デメリットにまで触れています。また、アウトソーシング先企業の具体的な選び方も説明しているので、参考にしてみてください。
目次
総務をアウトソーシングするとは？
総務のアウトソーシング化とは何か、イメージしやすいように紹介します。
総務にBPOを活用する
BPO（Business Process Outsourcing）とは、業務プロセスの一部を外注化することを指します。仕事には、優先順位の高いコア業務とそうでないノンコア業務が存在します。もちろん総務を例外ではありません。利益を生み出すためには、自社の成長につながるようなコア業務に対して労力や時間を割くべきでしょう。そこで、多くの企業が、業務効率化の手段として、ノンコア業務を外部に委託しています。
運用開始は早くて2ヶ月程度
総務のアウトソーシングを依頼してから実際に運用が開始されるまで、早くても2ヵ月程度はかかるでしょう。依頼後の基本的な流れは、以下の通りです。
- ヒアリング
- 見積もり作成
- 正式契約
- 業務分析・マニュアル作成
- テスト運用
- 運用開始
業務分析やテスト運用は、それぞれ1～2ヵ月要する場合も少なくありません。打ち合わせも複数回行われるでしょう。そのため、運用開始までの準備期間は3～4ヵ月だと見積もるのが一般的です。
リモートアウトソーシングも登場
総務業務をリモート化する「リモートアウトソーシング」も注目を集めています。総務の仕事は現場で行うもの、という固定観念を持っている人も少なくありません。しかし、ITの発展により、ほとんどの業務をオンライン上で行うことが可能になっています。作業の依頼や質問はウェブポータルなどを経由して完結するため、無駄な労力や時間を省くことができるわけです。
総務をアウトソーシングするメリットとは？
総務をアウトソーシングすると、さまざまなメリットが生まれます。
働き方改革に対応できる
働き方改革の問題として、勤務時間の減少に対して1人あたりの仕事量は変わらない、という点が挙げられるでしょう。この問題は、当然総務にも当てはまります。総務や人事などの管理部門が働き方改革に対応できなければ、全社的に施策を推し進めることはできません。業務フローを見直し、一部をアウトソーシングすれば、働き方改革の第一歩として業務の効率化を進めることが可能です。
コア業務に集中できる
ノンコア業務をアウトソーシングすることで、社員がコア業務に専念できるようになります。自社の成長に関わる戦略的コア業務に注力できれば、業績アップや企業のさらなる拡大につながるでしょう。
定型的な事務作業に時間を割いていては、企業の利益に直結するようなコア業務を圧迫しかねません。総務の代表的なノンコア業務としては、受付業務、電話対応、備品の管理などが挙げられます。
業務の引継ぎや教育などのコストが省ける
総務業務は属人化しやすい性質を持っています。そのため、担当者の退職や異動に伴い、業務に支障が生じることも少なくありません。
業務を外注化していれば、新しい担当者への引継ぎや教育を行う必要がなくなります。もちろんアウトソーシングにもコストがかかりますが、引継ぎや教育コストと比べると割安になることが多いでしょう。
離職率が低下する可能性もある
総務部や人事部などの管理部門では、離職率が高くなる傾向があります。というのも、他部門・他部署への異動が比較的少なく、キャリアアップを図りにくいからです。定型作業が多い場合は、やりがいも感じづらいかもしれません。
ノンコア業務をアウトソーシングすることで、業務の属人化の影響も受けにくくなり、人事異動がしやすくなるでしょう。また、コア業務にやりがいを感じる人が増え、離職率が低下する可能性も高まります。
総務をアウトソーシングするデメリットとは？
総務をアウトソーシングするとデメリットも発生します。どのように対処していけばよいのでしょうか？
緊急対応できない場合がある
どのような業務にも、緊急事態が生じる可能性はあります。業務をアウトソーシングしていると、緊急事態に対応できない場合もあるでしょう。
社内なら即座に対応できることでも、外部の委託先と連携を取るとなると、多少なりとも時間がかかります。そのため、緊急時の対応については、事前に外注先と協議しておくと良いかもしれません。
業務がブラックボックス化する場合がある
業務を外注化すると、その業務の中身が見えにくくなります。業務の結果は返ってきますが、業務フローの中身がブラックボックス化する恐れがあるわけです。
業務の実態の把握が難しくなるというリスクも頭に入れた上で、外注先の状況を常に確認できるような仕組みを作っておきましょう。目標の共有や定期的な報告を徹底することで、透明性の高いアウトソーシングを行ってください。
社内情報が漏洩する場合がある
社内情報を外部に出せば、当然情報漏洩のリスクは高まります。企業の機密情報はもちろん、社員や顧客の個人情報なども流失しかねません。
そのため、アウトソーシングを行うにあたって、十分に信頼できる企業であるかどうかは非常に大きな問題です。情報保護の意識は高まりつつありますが、実際にアウトソーサー側の社員が情報を持ち出し、社内情報が漏洩する事件も後を絶ちません。
総務のアウトソーシング料金はどう決まる？
https://pixta.jp/photo/47454178
総務のアウトソーシングにかかる費用は、インターネット上で公開されていない場合がほとんどです。その大きな理由として、顧客の状況・要件によってアウトソース内容が大きく変わるから、ということが挙げられるでしょう。
アウトソーシング料金の決定においては、以下の4点が重要です。
- 「自社常駐型」か「社外切り出し型」か
- 納期
- 品質
- 発生頻度
また、アウトソーシングに伴いシステムを開発したり導入したりすれば、費用は変わってくるでしょう。
総務のアウトソーシング事業を行う企業の選び方は？
どのような点に注意して総務のアウトソーシング事業を行う企業を選んでいけばいいか、確認していきましょう。
複数の企業に見積もりを出す
総務業務のアウトソーシング先を選ぶ際は、複数の企業に見積もりを依頼するようにしましょう。企業によって、価格や対応可能な範囲は異なります。また、比較的低予算で融通も利きやすいクラウドソーシングなどの見積もりも出しておくと、より効率性を追求することが可能です。
品質や実績をチェックする
外注先を選定するにあたり、品質や実績のチェックは欠かせません。ホームページなどに対応可能な業務範囲が記載されている場合も多いですが、実績のない業務まで載っていることもあります。品質を担保するためにも、忘れずに実績を確認してみましょう。
セキュリティ対策は万全かをチェックする
総務業務をアウトソーシングすれば、社内の機密情報や個人情報を外部に渡すことになります。よって、セキュリティ対策が万全な企業に委託するべきです。また、万が一トラブルが発生した場合の対応マニュアルについても、しっかりと確認しておきましょう。
具体的なBPOサービスの導入事例などは、以下の記事を参考にしてみてください。
関連記事：BPOサービスを導入するには？信頼できる事業者の選び方と活用事例
まとめ
総務業務をアウトソーシングする方法について徹底解説しました。情報漏洩やブラックボックス化のリスクはありますが、業務の効率化において、アウトソーシングのメリットは大きいです。当記事を参考に、十分に信頼できる外注先を探してみてください。
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