業務効率化
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公開日: 2020.07.21 / 最終更新日: 2020.09.07

人事のアウトソーシングを最適化!業務・予算・委託先選びのポイント

アウトソーシングとは業務の一部を外部へ委託することを指しており、利用する企業は増加傾向にあります。今回は、人事業務をアウトソーシングする際に委託可能な業務や委託のメリット・デメリット、予算、委託先を選ぶ際のポイントや注意点などについて解説します。

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アウトソーシングに適した人事業務とは?


人事部または人事担当者が行う業務には、アウトソーシングに適した業務とそうでない業務が存在します。

外注しやすい定型業務

人事業務のうち、手順や必要書類などが標準化された業務(定型業務)はアウトソーシングに向いています。たとえば、給与管理などの経理的な業務、異動や社会保険の事務手続きなどが挙げられます。これらの定型業務は内容や手順を理解している人であれば実施することができ、社員以外が担当しても問題のないケースが大半であるというのが外注しやすい理由です。

また、既定のマニュアルや基準に沿って行う人事評価、入社予定者のフォローなどをアウトソーシングする企業も増えています。

企業によっては外注が難しい業務も

一方、必ずしもアウトソーシングが好まれない人事業務もあります。企業の沿革やビジョンに対する深い理解が必要な業務は社員が担当したほうが良いという見方も多く、昇進・採用を決める面談、広報関連の業務などは定型業務に比べて外注が少ない傾向にあります。これらの業務と先ほど挙げた定型業務をあわせてアウトソーシングすることも可能ですが、企業の方針や予算などによっては実現が難しいこともあります。

人事をアウトソーシングするメリット・デメリット


続いて、人事業務をアウトソーシングすることによって生じるメリット・デメリットを紹介します。

メリット:社員がコア業務に専念できる

人事業務を外注すると、それらの業務に充てていた時間をそのままコア業務へ振り替えることができます。業務知識の豊富な担当者へアウトソーシングすれば引継ぎや人材育成に割く時間が少なくて済むため、社員がコア業務に専念できる時間がさらに増えるという利点もあります。

メリット:リソースを有効活用できる

人事業務の外注によって、それまで人事部に配属されていた社員・人事業務を担当していた社員にほかの業務を割り当てることが可能になります。また、業務知識豊富な人材へ業務を委託すれば、引継ぎや研修にリソースを割く必要がありません。いずれも社内リソースの有効活用につながるメリットといえます。

メリット:成果を客観的に評価できる

社外の人が人事評価に携わると、社員を客観的に評価しやすいというメリットもあります。互いをよく知る社員同士が評価を行うと、私情や主観などによって評価が左右されてしまうことが少なくありません。その点、外注先の担当者と社員の間には適度な距離が生まれるため、各個人の会社に対する貢献度・業務上の問題点などをストレートに評価へ反映させやすくなります。

デメリット:業務以外の評価が困難

客観的な評価ができるというメリットの裏返しとして、業務以外の要素に関する評価がしにくいというデメリットも存在します。外注先の担当者は社員と直に接する機会が少ないことも多く、業務への姿勢・周囲からの人望・顧客への対応力などといった「数字に表れない部分」の評価が難しいケースもあります。社内以外の場所で外注した業務を行う場合、社員との接点はさらに減るため、人事評価のアウトソーシングについては多角的に検討しておく必要があります。

デメリット:ノウハウ蓄積が難しい

人事業務の知識を持った人材にアウトソーシングを行うと時間・リソースが有効活用できるというメリットがある反面、自社内に人事業務のノウハウが蓄積されにくくなるという弊害も起こります。社員が人事業務の担当を外れるために発生するデメリットです。継続的に人事業務のアウトソーシングを行うのであれば問題はありませんが、将来的には社員の担当に戻すことを考えているのであれば、業務マニュアルを常に最新化する・外注先からノウハウを学ぶなどの対策が必要です。

デメリット:セキュリティ面のリスクがともなう

人事業務のなかには、社員の個人情報・取引先の情報・社内の機密情報などを取り扱う業務が少なくありません。アウトソーシングによって社外の担当者にそれらの情報を提供する場合、多面的な対策が必要です。社内で行うべき対策として、セキュリティ事故が発生した際の初動方針や連絡フロー、対応マニュアルの整備などが挙げられます。また、リスクマネジメントの方向性や違反時の対処などについて、契約時に外注先と取り決めをしておくことも重要です。

人事のアウトソーシング費用で知っておくべきこと


業務の外注を行う際には費用が発生します。人事業務をアウトソーシングする場合、以下のような点を把握しておくとスムーズな外注先選びにつながります。

料金は委託業務の範囲によって変動する

初めに紹介したように、人事業務にはさまざまな種類があります。どの業務をどの程度委託するのか、どのくらいの期間委託するのかなどによって、アウトソーシング費用も異なります。

対応可能な業務の範囲・期間・設定費用は外注先によってさまざまですが、1業務あたりの金額と対応件数、対応期間などをあわせて料金が算出されることが一般的です。人事業務の委託専門会社などであれば「1カ月あたり15万円で給与計算と勤怠管理のみに対応する半年契約プラン」「1カ月あたり20万円で定型業務以外も対応する1年契約プラン」といったパッケージプランが用意されている場合もあります。

無駄な費用がかさむケースに注意

人事業務をアウトソーシングする際には、「委託したい業務」と「外注先で対応可能な業務」との間にミスマッチが生じないよう注意が必要です。たとえば、外注先の担当者のスキル不足によって業務がスムーズに行えなかった場合、新たな担当者を探し直す手間や費用が発生します。

また、担当者を比較的選ばない定型業務であっても、有資格者やプロフェッショナルに委託すると成果報酬・グレードアップ料などが加算されるケースもあります。アウトソーシングする業務に見合ったスキルの担当者へ、適正な金額で委託できる手段をよく検討しておきましょう。

システム置換には期間と費用がかかる

人事業務のアウトソーシング先には、特定のシステムやパッケージを使って業務を行うことを前提とした事業者もあります。長期的な委託を見越してそのような事業者と契約を交わし、システムやパッケージの導入を行うのであれば問題はありませんが、必要な工程(既存システムの改修や追加開発、周辺システムの入れ替えなど)によってはまとまった期間と費用が見込まれます。

システム導入前のコンサルティング費用から改修・開発・導入費用、導入後の運用保守費用まで含めると、年単位の期間において1,000万円単位の費用を要する場合もあることを考慮に入れましょう。

人事アウトソーシングには「ビズアシスタントオンライン」


上記のようなポイントや注意点を踏まえて人事業務のアウトソーシング先を検討する際、スキルや費用などの面からおすすめしたいのはオンラインアシスタントです。特に、委託したい業務とそれに合ったアシスタントとのマッチングを実施するサービス「ビズアシスタントオンライン」を活用するとスムーズです。

業務と人材の齟齬なきマッチング

ビズアシスタントオンラインでは、担当者がアシスタントと面談してスキルや経歴の確認を行います。そのため、委託したい業務とのミスマッチが起こる可能性がほとんどありません。国内外から登録している多数のアシスタントを対象に業務の適正を判断し、齟齬のないマッチングがスピーディーに実施されるというメリットがあります。

人数・期間の柔軟性

ビズアシスタントオンラインを利用すると、最短1カ月・月50時間(業務によっては30時間~)・最小1人からアシスタントの紹介が受けられるため、柔軟な依頼が可能です。通常は必要人数のみ確保して繁忙期は増員を行う、特定業務のみスキルの高い人材へ委託するなど、状況に応じて契約人数・時間・期間などを調整しながら活用することができます。

優れたコストパフォーマンス

人事業務を行う人材を自社で雇用するとさまざまな費用(給与、社会保険料、各種手当など)が必要ですが、アウトソーシングを利用すると人件費の削減につながります。特に、ビズアシスタントオンラインはアシスタントの時給のみで利用することができ、手数料や成果報酬などは発生しません。また、業務に合ったスキルのアシスタントを必要人数・必要時間のみ確保できるため、無駄を省いたアウトソーシングが実現しやすいのも利点です。

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まとめ

人事業務には外注に適した業務とそうでない業務があり、アウトソーシングにはメリット・デメリットの両方が存在します。アウトソーシングを行う際には委託業務の範囲や担当者のスキル、費用面などを考慮する必要があり、さまざまなニーズに対応しやすい外注先としてオンラインアシスタントが挙げられます。業務とアシスタントのマッチングサービスの活用なども視野に入れ、人事業務のアウトソーシングを検討してみてはいかがでしょうか。

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ippo(一歩)
ビジネス系Webメディアにて執筆を担当。カード決済会社など、複数のオウンドメディアでの執筆経験あり。自身が従業員の教育や指導で得た経験を活かした、業務効率化やビジネス知識の解説などのテーマを得意とする。ブログ運営やビジネス心理学講座で1年半以上学んだ知識や経験をもつ。

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