バックオフィス業務をアウトソーシングする方法のひとつであり、業務効率化やリソース不足解消のため企業による導入事例が多くみられるオンラインアシスタントですが、依頼先の選び方にコツなどはあるのでしょうか。今回は、オンラインアシスタントに依頼できる業務やおすすめの依頼先などを紹介します。
目次
オンラインアシスタントとは？
オンラインアシスタントとは、インターネットを利用して、在宅のリモートワーカーが業務を代行したりサポートをしたりするサービスです。バックオフィス業務を依頼できることが多いため、まとめて依頼することでそのぶんの空いた時間をコア業務への時間に充てることが可能となります。
また、本来であれば社員や派遣社員を雇うとなると採用コスト・社会保険・福利厚生費・交通費などが必要ですが、オンラインアシスタントを利用するとそれらが発生しなくなるため、人件費削減にもつなげられます。
依頼できる業務の詳細としては経理・総務・人事などのほか、会計や法務などの専門性を求められる仕事、SNS管理やWeb広告運用などのマーケティング業務に至るまで多岐に渡ります。現在子育てや介護などで外勤できないものの、専門知識や資格・高いスキルを有しているという人がオンラインアシスタントのリモートワーカーには多いため、即戦力として活用できるのも魅力です。
このようにオンラインアシスタントは時間面・コスト面の無駄を省き、業務の効率化によって生産性を上げることにつながるので、企業における導入事例が増えてきています。
オンラインアシスタントが有するスキルは？
オンラインアシスタントサービスに登録するオンラインアシスタントが対応できる業務領域・保有スキルの一例を紹介します。
事務
マニュアル・請求書・報告書・プレゼン資料の作成などといった営業サポート的な事務業務のほか、語学スキルを活かした翻訳・通訳などの業務を請け負うアシスタントもいます。
経理サポート
見積書・領収書作成、帳簿などのデータ入力、給与計算、月次決算業務などの経理業務を中心とするキャリアをもつアシスタントが多数在籍しています。
リサーチ・マーケティング
競合調査・自社サイトのアクセス解析、レポート作成などのリサーチ業務、Web広告やSNS運用などのマーケティング業務を得意とするアシスタントがいます。
web運用・コンテンツ制作
自社サイト・ECサイトなどの構成案作成やコンテンツ制作、サイトの更新・修正作業、商品画像の撮影・商品登録、受発注管理などのスキルをもつ人材がいます。
デザイン
デザインのスキルを有するアシスタントがいるため、具体的にはLPページ・コーポレードサイトのデザイン、バナー・広告物の制作、画像・写真の加工などを依頼することができます。
これらの業務のほか、オンライン上でメールや電話の対応などを行うカスタマーサポート、人事募集や応募者への連絡対応などを行う採用・人事業務のスキルをもつアシスタントなども登録しています。
オンラインアシスタントの選び方
では、自社のニーズに合ったオンラインアシスタントを選ぶには、どのような基準で探すとよいのでしょうか。
効率的に依頼できそうかどうか
オンラインアシスタントは「マルチ型」と「特化型」に大きく分けることができます。マルチ型とは、単発業務のみの請負ではなく幅広い業務を請け負うアシスタントのことで、経理と秘書業務、事務とマーケティング業務などのようにマルチに対応することができます。
もうひとつの「特化型」とは、経理のみ、秘書業務のみなどのようにひとつの業務に特化して請け負うアシスタントのことです。特化しているぶん高いスキル・キャリアを有するスペシャリストが多く所属しているのが特徴です。依頼したい業務が多岐にわたるのであればマルチ型、より専門性を求めるのであれば特化型を選ぶと、効率的・効果的に運用できます。
実績があるかどうか
オンラインアシスタントを選ぶ時には、サービスを提供する会社の実績をみることも重要です。たくさんの企業の導入事例を自社サイトで公開していたり、口コミなどで好評価を得ていたりするサービスならば安心といえます。その際には、アシスタントに依頼したい業務と同種の業務実績が多いところを確認しましょう。
コミュニケーションスキルやディレクションスキル
オンラインアシスタントには、伝える力や相手の立場に立って物事を考える力、臨機応変に対応できる能力などといったコミュニケーションスキルが欠かせません。また、複数の業務を納期に間に合うように行うためのタスク管理能力、常に一定以上のクオリティで提供できる・チームで進める場合は適切な人材をアサインできるようなディレクションスキルも必要です。
これらのスキルをもつアシスタントならば、スムーズな業務の進行や、低いコミュニケーションコストで依頼することができます。契約前にアシスタントとオンライン面接ができるサービスもあるため、会話を通じてこれらのスキルがあるかどうかを見極めてみてください。
オンラインアシスタントの導入事例
続いて、オンラインアシスタントを導入して成功した事例を紹介しましょう。
営業事務やカスタマーサポートへの導入で業務の効率化に成功
オフィスコンビニサービス「600」を展開する600株式会社では、オンラインアシスタントを利用したことで業務の効率化・最適化を実現しました。導入当初は、社員の「考える」時間を増やすために営業事務業務の依頼からスタートし、次第に問い合わせに対する電話対応・メール対応などのカスタマーサポートやユーザーサポートなどと活用の幅を広げました。これによってカスタマーサポートはオペレーション時間を約70%削減することに成功し、業務効率化と生産性の向上を実現。予想以上のバリューを得ることにつながったようです。
複数部署への導入で業務開始がスピーディーに
ブランディングテクノロジー株式会社では、顧客のWebサイトの保守・運用を担当しているカスタマーサクセス部でオンラインアシスタントを導入しました。急いでいる時でも、一定レベルのスキルや経験を有する人材を確保できることにメリットを感じているそうです。同社では、依頼する業務内容に則して「制作者スキルチェックシート」を作って候補者の技術レベルを確認し、ミスマッチを防ぐ工夫を行っています。
オンラインアシスタントなら「クラウドワークス」がおすすめ
オンラインアシスタントを探している場合、比較的安くスムーズに依頼できるクラウドソーシングサービス（※）を利用する方法がおすすめです。なかでも日本最大級の「クラウドワークス」は登録者数480万人を超えており、さまざまなスキル・実績を持つ人材が登録しています。
クラウドワークスを活用すれば、経理・会計の経験者や、秘書やバックオフィス業務を得意とする人材などを広く探すことができます。繫忙期のみ経理業務を依頼したり、中長期的に事務代行を任せたりなど、依頼内容や料金、納期を柔軟に相談することも可能です。依頼する際は、事前にオンライン面談を行えるため、実績やスキル、保有資格、人柄などを確認したうえで依頼するかどうかを検討することができます。
【クラウドワークスでの発注事例】
・事務代行（データ入力や資料作成、リサーチ業務など）：時給1,000円前後
・経理代行（仕訳や記帳、領収書の精算、給与計算など）：時給1,000～1,500円
・秘書代行（スケジュール管理やアポ取り、問い合わせ対応など）：月額3～15万円
・イラストやロゴ、チラシ、パッケージ、広告物などのデザイン制作：3万円～
・ホームページやECサイトの制作、Webデザイン、コーディングなど：5万円～
（※）クラウドソーシングサービスとは、仕事を外注したい人・受注したい人をインターネット上でマッチングするサービスのこと
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まとめ
業務効率化だけでなく人件費の削減にもつながるため、企業による導入事例が増えているオンラインアシスタントサービスは、豊富な実績を有するだけでなくハイスキルな人材が多数登録しているところを選ぶことが大切です。オンライン上で完結できる業務ならば、このような在宅アシスタントに依頼することで大幅にコストカットできる例もあるため、ぜひ検討してみてください。
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