企業の運営において、事務関連業務は欠かせません。自社にリソースが不足している場合、代行を依頼することも可能です。今回は、事務代行を利用するメリットや依頼できる業務の内容、主な依頼先や料金相場などを紹介します。
目次
事務代行とは？
事務代行とは、主にビジネス事務やその関連業務を業務委託などの形で請け負うこと（またはそのような仕事・サービス）を指します。企業が利用する場合、自社に出社して事務を行ってもらうケースや、在宅・テレワークなどといったリモート形式で業務を依頼するケースがあります。多くの場合、事務代行を行うのに特別な資格は必要ありませんが、利用する際には業務に応じたスキルを持っている人へ依頼することが望ましいでしょう。
事務代行に依頼できる内容は？
事務代行に依頼できる業務内容には、以下のようなものがあります。
会計・経理関連の事務
まず、会計や経理関連の事務が挙げられます。具体的には、帳票や財務諸表の作成、見積書・納品書・請求書類の作成や発行などが該当します。また、会計・経理に関するデータの計算や記帳などもあわせて依頼することができます。
総務関連の事務
会計・経理以外の各種事務の依頼も可能です。社員の給与計算や社会保険・年末調整などの手続き、オフィスや備品の賃貸・リース契約などの代行、各種契約書・ビジネス文書・社内資料の作成など、総務部が担当するような事務全般が該当します。
その他事務
上記に該当しない事務作業を請け負ってくれる事務代行もあります。会社案内資料の整備、会社運営に必要な届出や認可の補助、営業資料や挨拶状の作成など、対応可能な業務は事務代行先によって異なるため、依頼前に確認・相談してみると良いでしょう。
事務代行を利用するメリット・デメリットは？
事務代行を利用することによって、次のようなメリット・デメリットが考えられます。
社員がコア業務に専念できる
事務代行を利用すると、それまで事務業務を担当していた社員もコア業務へ専念できるようになります。コア業務を行う社員が増えるということはそれだけ業績アップにつながるチャンスが増えるということでもあるため、企業にとっては大きなメリットといえます。
固定費・人件費が削減できる
事務担当者を新たに採用する場合と比べ、事務代行を利用すると固定費や人件費を抑えられるというメリットもあります。社員を雇用すると、月々の給与にくわえて社会保険料や賞与、各種手当などといった費用を会社側が継続的に負担する必要があります。その点、事務代行を利用すれば雇用に際する費用はかからないため、固定費や人件費のカットにつながります。
依頼業務が限定される場合がある
事務代行の利用にはデメリットも存在します。まず、代行先によって依頼業務が限定される可能性がある点が挙げられます。先ほど紹介した通り、対応業務は依頼先によって異なるため、希望の業務を請け負ってもらえないケースも考えられます。特定の会計ソフトを用いた業務や専門性の高い業務、英語での帳票作成などは依頼不可な場合も多いため、注意が必要です。
初期費用が高額な場合がある
依頼先やプラン、依頼形式などにもよりますが、利用にあたって高額な初期費用が必要となるケースもあります。在宅・テレワークスタイルでの事務代行を行ってもらう際のテレワーク導入コスト、複数人へ依頼する場合のチーム構成費用など、基本料金にくわえて別途費用がかかる場合もあるため、事前に見積もりを依頼しましょう。
事務代行の依頼先や料金相場は？
続いて、事務代行の依頼先や料金の相場を紹介します。
フリーランスや個人事業主
フリーランスや個人事業主などへ事務代行を依頼する場合、担当者となる個人と直接交渉を行って依頼業務や料金を決めることになります。個人のスキルや依頼する範囲・内容によって料金は異なりますが、一般的な料金相場は時給換算で1,500円～数千円です。有資格者である場合や、専門性の高い業務を依頼する場合、料金も高額になる傾向があります。
進捗状況などの連絡がこまめにとりやすいというメリットの反面、個人によってサービスレベルが異なる・欠勤の際の代役が立てにくいなどといったデメリットもあります。
事務代行サービス、専門会社
事務代行を専門に行うサービスや専門会社などへの依頼も可能です。事務関連業務のほか、委託業務の範囲におけるコンサルティングや営業代行などをあわせて請け負う事業者もあります。
料金相場は依頼内容や事業者の規模、利用プランなどによって異なり、HPなどへ詳細な料金が掲載されていないケースも見られます。多くは見積もりを依頼することで目安金額を提示してもらえるシステムになっているため、専用フォームやメールなどから問い合わせを行いましょう。
オンラインアシスタントサービス
オンラインアシスタントサービスに事務代行を依頼することもできます。さまざまなスキルや実務経験をもとに在宅アシスタントを探せるサービスで、希望条件に合うアシスタントをマッチングしてもらえる場合もあります。
料金体系はサービスによって異なりますが、多くは「月額制」や「従量課金制」が採用されています。利用前には、登録料の有無、料金体系などの確認が必要です。
事務代行の依頼は「ビズアシスタントオンライン」
数あるオンラインアシスタントサービスのなかでも、事務代行の依頼先としておすすめなのが「ビズアシスタントオンライン」です。さまざまな事務関連業務に対する知識やスキル、実務経験の豊富な人材が多数登録しており、依頼したい業務に応じて紹介を受けることができます。
依頼後は、自社に導入済みのツールや無料のチャットツールを使ってリアルタイムでのやりとりを行えるため、進捗状況の確認や勤怠管理がしやすいというメリットがあります。登録料などの初期費用や固定費用はかからず、アシスタントの時給のみで利用できるため、コストダウンにもつながります。
また、有資格者や英語対応が可能な人材に絞ってアシスタントを探したり、事務以外の業務をあわせて依頼したりすることもでき、柔軟で幅広い発注が可能です。
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まとめ
事務代行を依頼することで、企業にはいくつかのメリット・デメリットが発生します。依頼先によって条件・料金などは異なりますが、メリットを生かし、デメリットを解消しやすい事務代行依頼先としてオンラインアシスタントサービスが挙げられます。依頼したい業務や予算に応じて検討してみてはいかがでしょうか。
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